Pola dodatkowe (custom fields)

Pola dodatkowe w NFHotel to elastyczne, niestandardowe pola, które pozwalają na przechowywanie i prezentację informacji nieujętych w standardowych polach systemu. Dzięki nim można dodawać własne treści, które będą później wyświetlane w powiadomieniach e-mail i SMS, materiałach drukowanych, na stronie internetowej obiektu, w Booking Engine oraz w Asystencie Gościa. Funkcja ta zwiększa możliwości personalizacji i poprawia komunikację z gośćmi.

Dodawanie i edycja pola dodatkowego

Aby dodać nowe (lub edytować istniejące) pole dodatkowe w systemie:

Przejdź do: Menu > Ustawienia > Inne ustawienia > Pola dodatkowe

Następnie kliknij przycisk Dodaj, aby utworzyć nowe pole, lub wybierz z listy istniejące, aby je edytować.

Po dodaniu pola możesz je uzupełnić treścią w odpowiedniej sekcji (np. w pokoju, lokalizacji, standardzie lub na karcie klienta), do której zostało przypisane.

Typy pól dodatkowych w NFHotel

Aktualnie dostępne są trzy typy pól, które umożliwiają dostosowanie formatu i sposobu prezentacji informacji:

  • Pole tekstowe
  • Przeznaczone do krótkich, niesformatowanych informacji, takich jak hasło do Wi-Fi, numer telefonu, kod do furtki.
  • Rozszerzone pole tekstowe
  • Pozwala wprowadzać dłuższe treści z możliwością formatowania (pogrubienie, kursywa, nagłówki). Idealne do szczegółowych instrukcji lub opisów obsługi urządzeń.
  • Pole mapy
  • Wyświetla mapę z zaznaczoną lokalizacją. Może posłużyć np. do wskazania dojazdu do obiektu lub miejsca odbioru kluczy.

Sekcje, do których można przypisać pola dodatkowe

Pola dodatkowe mogą być przypisane do czterech kluczowych sekcji w systemie NFHotel:

  • Lokalizacje obiektów
  • Informacje dodane tutaj obowiązują dla całej lokalizacji – będą dziedziczone przez wszystkie standardy i pokoje w tej lokalizacji.
  • Standardy pokoi
  • Przypisanie pola na tym poziomie umożliwia dodanie cech wspólnych dla grupy pokoi o tym samym standardzie.
  • Pokoje
  • Pola dodane bezpośrednio do konkretnego pokoju dotyczą wyłącznie tego pokoju – idealne do indywidualnych informacji.
  • Karta klienta
  • Pozwala dodać pola związane bezpośrednio z gościem lub jego rezerwacją – np. dodatkowe wymagania, numery, preferencje.

Uwaga: Im wyżej dodana informacja (np. na poziomie lokalizacji), tym większa automatyzacja i spójność danych – nie trzeba jej powtarzać niżej.

Obsługa tłumaczeń

Podczas dodawania lub edytowania pola dodatkowego możesz zdecydować, czy będzie ono obsługiwać tłumaczenia. Ma to znaczenie szczególnie przy komunikacji z gośćmi z różnych krajów.

  • Włącz tłumaczenia, jeśli treść pola ma być zrozumiała dla gościa w jego języku (np. instrukcje dojścia do apartamentu, zasady korzystania z basenu).
  • Nie włączaj tłumaczeń, jeśli treść pola nie powinna być tłumaczona (np. hasło do Wi-Fi, kod do sejfu).

Przykład – Hasło do Wi-Fi:

Nie należy włączać tłumaczeń – jeśli włączysz tłumaczenia i uzupełnisz tylko język polski – będzie to skutkować brakiem danych w wiadomościach e-mail i SMS dla gości korzystających z innych wersji językowych.

Przykład – Instrukcje dojścia do apartamentu:

Warto włączyć tłumaczenia – zapewnia to spójną komunikację we wszystkich językach skonfigurowanych w systemie.

Uwaga: Tłumaczenia można aktywować lub wyłączyć także po utworzeniu pola.

Gdzie wykorzystywane są dane z pól dodatkowych

Dane zapisane w polach dodatkowych mogą być dynamicznie wykorzystywane w wielu miejscach systemu, w tym:

Dzięki temu możliwe jest spersonalizowanie komunikacji z gościem i prezentowanie mu treści dopasowanych do konkretnego pokoju, lokalizacji czy jego preferencji.

Edycja i usuwanie pól

  • Po utworzeniu pola możliwa jest zmiana jego typu, a także włączenie lub wyłączenie obsługi tłumaczeń.
  • Usunięcie pola spowoduje, że dane w nim zapisane przestaną być wyświetlane. Należy również pamiętać o usunięciu użytych kluczy z szablonów wiadomości, druków lub strony internetowej – w przeciwnym razie w tych miejscach mogą pojawić się puste wartości.

Jak używać pól dodatkowych za pomocą zmiennych (kluczy)

Po dodaniu pola dodatkowego system automatycznie generuje dla niego unikalny klucz, który działa jako zmienna systemowa. Klucz ten można później umieścić w dowolnym miejscu, gdzie system obsługuje treści dynamiczne – na przykład w szablonach wiadomości e-mail i SMS, dokumentach drukowanych, stronie internetowej obiektu czy w Asystencie Gościa.

W momencie wyświetlania komunikatu, klucz zostaje automatycznie zamieniony na wartość wprowadzoną do pola dodatkowego – czyli treść przypisaną do konkretnego pokoju, lokalizacji, standardu lub klienta.

Przykład:

Jeśli utworzysz pole dodatkowe „Hasło do Wi-Fi” dla pokoju i system wygeneruje dla niego klucz:

%pokoj_haslo_wifi%

to umieszczając ten klucz np. w treści e-maila powitalnego, gość otrzyma wiadomość, w której klucz zostanie zastąpiony faktycznym hasłem wpisanym wcześniej do pola.

Ważne:

  • Klucze muszą być unikalne.
  • Warto unikać zmian nazw pól po ich użyciu, aby nie dezaktywować już wstawionych kluczy.
  • Jeżeli pole zostało usunięte, klucz pozostanie pusty – dlatego trzeba go wtedy usunąć z miejsc, w których był używany.

Najczęstsze błędy i dobre praktyki

  • Nieuzupełnione tłumaczenia:
    • Jeśli pole obsługuje tłumaczenia, ale nie zostały one dodane, system może nie wyświetlić żadnych danych – warto sprawdzić zawartość każdego języka.
  • Powielanie tych samych danych:
    • Zamiast wpisywać te same treści w każdym pokoju, lepiej dodać je raz – np. na poziomie lokalizacji – co zmniejsza ryzyko błędów i przyspiesza pracę.
  • Nieużywane pola w szablonach:
    • Po usunięciu pola dodatkowego, pamiętaj o usunięciu jego klucza z wiadomości – w przeciwnym razie mogą się tam pojawić nieczytelne lub puste pola.