Statusy sprzątania

Statusy sprzątania w systemie NFHotel pozwalają w czytelny sposób zarządzać informacjami o stanie pokoi – czy są czyste, brudne, czy też wymagają dodatkowych działań lub inspekcji. Dzięki możliwości tworzenia wielu statusów w ramach kategorii "czysty" i "brudny", obiekt może dokładnie dopasować oznaczenia do własnych procesów. Funkcja ta ułatwia komunikację między personelem sprzątającym a recepcją oraz pozwala automatyzować część działań operacyjnych i marketingowych.

Ustawienia i edycja statusów

Aby dodać lub edytować statusy sprzątania:

• Przejdź do: Menu > Ustawienia > Sprzątanie > Statusy
• Kliknij Dodaj nowy lub wybierz istniejący status do edycji.

W formularzu konfiguracji statusu dostępne są następujące opcje:

• Kategoria systemowa – określa, czy status należy do kategorii Czysty czy Brudny. Te dwie główne kategorie porządkują wszystkie statusy.
• Kolor – będzie widoczny w różnych częściach systemu (np. na kafelkach pokoi, belkach statusów, PDF), co ułatwia rozpoznanie statusu.
• Ikona – umożliwia szybką identyfikację statusu, również na czarno-białych wydrukach.
• Nazwa statusu – będzie widoczna podczas zmiany statusu; możliwe tłumaczenia na wiele języków.
• Opis statusu – pomocne objaśnienie znaczenia statusu, widoczne dla personelu; również możliwe do przetłumaczenia.

Nie ma ograniczenia liczby statusów, jakie można utworzyć, ale zaleca się zachowanie umiaru – zbyt wiele statusów może utrudniać codzienną pracę zamiast ją ułatwiać.

Główne kategorie statusów

System statusów dzieli się na dwie główne kategorie:

• Brudny – pokój wymaga sprzątania lub inspekcji.
• Czysty – pokój jest gotowy, przeszedł inspekcję lub został przygotowany do przyjęcia gości.

W ramach każdej kategorii można tworzyć wiele indywidualnych statusów (np. Brudny po wyjeździe, W trakcie sprzątania, Gotowy do inspekcji, Gotowy dla gościa).

Można też ograniczyć się do dwóch podstawowych statusów: „Czysty” i „Brudny”.

Gdzie w systemie widoczne są statusy?

• Kalendarz rezerwacji – status pokoju widoczny na belce statusów przy kolumnach pokoi.
• Kafelki pokoi w module sprzątania – kolor kafelka oraz nazwa i ikona statusu informują o stanie pokoju.
• Zestawienie PDF sprzątania – w kolumnie pojawia się kolor, ikona oraz nazwa statusu.
• Widok statusu w czasie rzeczywistym – zmiana statusu przez personel jest od razu widoczna dla recepcji.

Zmiana statusu pokoju

Status pokoju zmienia się ręcznie z poziomu modułu sprzątania:

Kliknij kafelek pokoju > Wybierz nowy status z listy > Zapisz.

Zmiana zostanie natychmiast odzwierciedlona w systemie i widoczna dla innych użytkowników.

Automatyczna zmiana statusu na „Brudny”

Gdy na dany dzień zaplanowana jest usługa sprzątania, system automatycznie ustawi pokój na pierwszy w kolejności status z kategorii „Brudny”.

Dzieje się to niezależnie od typu usługi i liczby zadań do wykonania.

Dzięki temu personel od razu widzi, że pokój wymaga sprzątania.

Statusy a usługi do wykonania

Usługa do wykonania to konkretne zadanie przypisane do harmonogramu (np. „sprzątanie po wyjeździe”, „wymiana ręczników”).

Status pokoju to ogólny wskaźnik jego stanu.

Każda usługa do wykonania powoduje automatyczne ustawienie pokoju na status Brudny.

Po wykonaniu usługi personel zmienia status ręcznie (np. na „Czysty – gotowy do przyjazdu”).

Zastosowanie w automatyzacjach

Statusy pokoi mogą być używane jako wyzwalacze w module automatyzacji. Przykłady zastosowania:

• Po ustawieniu statusu „Gotowy” – automatyczne wysłanie SMS do obsługi o konieczności inspekcji.
• Po zakończeniu sprzątania w dniu przyjazdu – automatyczne powiadomienie gościa, że pokój jest gotowy do wcześniejszego zameldowania.

To rozwiązanie pomaga budować pozytywne doświadczenie gości już przed ich przyjazdem.