Opłata miejscowa (klimatyczna/uzdrowiskowa) to dodatkowa należność doliczana do rezerwacji, którą możesz ustawić w NFHotel. Funkcjonalność pozwala dostosować opłatę do grup wiekowych czy przypisać ją tylko do wybranych pokoi. System umożliwia też ustalenie terminów obowiązywania opłaty i jej kwoty. Dzięki temu zachowasz zgodność z lokalnymi przepisami oraz zapewnisz automatyczne naliczanie odpowiednich kwot w rezerwacjach.
Ustawianie opłaty miejscowej
Aby dodać lub edytować opłatę miejscową, przejdź do:
Menu > Ustawienia > Cennik > Opłaty miejscowe
Nazwa opłaty (systemowa)
Wpisz nazwę opłaty w polu „Nazwa opłaty”. Jest to nazwa techniczna — widoczna tylko dla Ciebie — i służy do rozróżniania różnych typów opłat, które możesz utworzyć.
Uwaga: Nazwa opłaty wyświetlana w e-mailach czy wydrukach ustawiana jest w innych ustawieniach > Nazwa i PTU usług hotelowych
Minimalna liczba nocy
W tym polu określ, czy opłata ma obowiązywać niezależnie od długości pobytu, czy tylko dla rezerwacji trwających co najmniej określoną liczbę nocy: 2 lub 3.
Przykład: Jeśli ustawisz minimalną liczbę nocy na „2”, opłata będzie naliczana tylko dla rezerwacji od dwóch dób wzwyż.
System automatycznie przeliczy opłatę w przypadku wydłużenia lub skrócenia pobytu.
Termin obowiązywania
Wybierz przedział dat, w którym dana opłata ma obowiązywać. Jeśli nie uzupełnisz daty 'Do’ – opłata będzie obowiązywała bezterminowo.
Uwaga: Jeśli ustawisz kilka opłat miejscowych na ten sam termin i dla tych samych pokoi, system naliczy wszystkie. W oknie rezerwacji zostanie pokazana suma opłat, ale system nie ostrzeże o podwójnym naliczeniu.
Cena
Wprowadź kwotę opłaty miejscowej za dobę hotelową dla każdej grupy wiekowej. Grupy wiekowe powinny odpowiadać tym, które zostały skonfigurowane w NFHotel. Jeśli będą inne — system automatycznie przypisze najniższą kwotę opłaty.
Przykład: Jeśli masz ustawione grupy wiekowe: 0–6 lat i 7–99 lat.
Wprowadź je dokładnie w tej formie i przypisz do nich odpowiednie kwoty, np.:
- 0–6 lat: 2,50 PLN
- 7–60 lat: 4,50 PLN
System nalicza opłatę automatycznie na podstawie przypisanej grupy wiekowej uczestnika rezerwacji.
Przypisanie pokoi
Zdecyduj, czy opłata ma obowiązywać we wszystkich pokojach. Jeśli chcesz przypisać ją tylko do wybranych pokoi:
- Przesuń suwak na „NIE”
- Kliknij odpowiednie pokoje, aby przenieść je do kolumny „Wybrane pokoje”
- Zapisz
Uwzględnienie opłaty w istniejących rezerwacjach
Po zapisaniu nowej lub zmodyfikowanej opłaty możesz zdecydować, czy ma ona być uwzględniona w już istniejących rezerwacjach.
Do wyboru masz:
- Aktualizuj wszystkie rezerwacje niezależnie od daty.
- Aktualizuj wszystkie rezerwacje zaczynające się w wybranym okresie.
- Aktualizuj wszystkie rezerwacje kończące się w wybranym okresie
Zaznacz odpowiednią opcję, a następnie kliknij Aktualizuj lub Zapisz bez aktualizacji
Opłata miejscowa, za każdą dobę, a nie za nocleg
W przypadku lokalizacji obiektu w gminach, które wymagają zgodnie z ustawą, pobierania opłaty klimatycznej, ZA KAŻDĄ DOBĘ, należy zastosować ustawienia:
Menu > Ustawienia > Inne ustawienia > Konfiguracja zaawansowana
Naliczaj opłatę miejscową za wszystkie dni pobytu (włącznie z dniem wyjazdu) – należy ustawić wartość na 1.
W przypadku edycji istniejącej konfiguracji, czyli jeśli pierwotnie naliczano opłatę za nocleg, należy podjąć dodatkowe kroki.
Menu > Ustawienia > Channel Manager > Łączenie portali OTA
otworzy się kolejne okno:
Jeżeli portal OTA posiada możliwość konfiguracji pobierania opłaty miejscowej za DZIEŃ, a nie za NOCLEG – należy wybrać:
- załaduj kwotę opłaty miejscowej z kanału
Jeżeli portal OTA NIE posiada możliwości konfiguracji pobierania opłaty miejscowej za DZIEŃ, a nie za NOCLEG – należy wybrać:
- Dodaj opłatę z ustawień NFHotel ponad cenę rezerwacji z kanału
- Uwaga, w tym przypadku warto dodatkowo informować Gości o konieczności dopłaty.
Następnie:
Menu -> Ustawienia -> Cennik -> Opłaty miejscowe
po kliknięciu "ZAPISZ", otwiera się kolejne okno:
Od tego momentu zasady pobierania opłaty miejscowej wyglądają następująco:
– każda rezerwacja utworzona od dziś, będzie miała naliczana opłatę miejscową w regule za dzień
– w powyższym oknie należy zaktualizować zasady pobierania opłaty dla już istniejących rezerwacji – należy wybrać zakres oraz kliknąć ZAPISZ
Eksport danych do TravelHost
NFHotel umożliwia bezpośredni eksport danych o opłatach miejscowych do systemu TravelHost. Dane eksportowane są zgodnie z wymaganiami TravelHost, co automatyzuje procesy związane z raportowaniem i rozliczeniem opłaty miejscowej i uzdrowiskowej.
Zasady naliczania opłaty miejscowej dla rezerwacji z OTA
System umożliwia niezależne ustawienie sposobu rozliczania opłaty miejscowej dla każdego połączonego konta OTA (np. Booking.com, Airbnb, Noclegi.pl, Expedia). Dzięki temu można precyzyjnie dopasować sposób naliczania tej opłaty w zależności od wymagań danego kanału lub przyjętej polityki hotelu.
Możliwość opłacenia miejscowej z pomocą Przelewy24
Standardowo, system NFHotel pozwala na uregulowanie opłaty miejscowej przez Przelewy24, dzięki temu, Goście korzystający z linka do płatności, będą mogli rozliczyć cały swój pobyt bez konieczności pojawienia się w recepcji. W razie potrzeby, możemy przestawić by opłata miejscowa była rozliczana wyłącznie gotówką, na miejscu.