Możliwość wprowadzenia wielu firm pozwala na automatyzację wystawiania dokumentów oraz poprawne przypisanie kont bankowych i integracji płatniczych. Funkcja przypisywania pokoi do różnych firm pozwala zarządzać obiektami prowadzonymi pod odrębnymi podmiotami w ramach jednego konta NFHotel. Dzięki temu możliwe jest zarówno automatyczne przypisanie rezerwacji do konkretnej firmy, jak i – po włączeniu odpowiedniej opcji – ręczna zmiana firmy w samej rezerwacji. Ułatwia to m.in. wystawianie dokumentów sprzedaży z poprawnymi danymi podmiotu gospodarczego.
Dodawanie wielu firm — dlaczego warto?
System umożliwia dodanie wielu firm, z których każda może działać jako niezależny sprzedawca. Taka konfiguracja pozwala m.in. na:
- Automatyczne przypisywanie firmy do pokoju – dzięki czemu system sam wybiera odpowiednią firmę do wystawienia faktury lub paragonu
- Bezobsługowe przypisanie kont bankowych i danych do płatności online (Przelewy24) – użytkownik nie musi sam decydować, na jakie konto mają trafić środki
- Uporządkowaną księgowość – faktury i paragony zawsze wystawiane są na poprawną firmę, zgodnie z przypisaniem w systemie
Przypisywanie pokoi do firm
- Możliwość dodania wielu firm do systemu jest dostępna wyłącznie przez support NFHotel. W celu dodania kolejnej firmy skontaktuj się z obsługą techniczną.
- Po dodaniu firm, podczas edycji pokoju w zakładce Struktura obiektu > Pokoje, pojawi się możliwość wyboru, która firma obsługuje dany pokój. Przypisanie odbywa się za pomocą rozwijanego selektora.
- Do jednego pokoju można przypisać tylko jedną firmę.
- Jeśli pokój zostanie przypisany do innej firmy, rezerwacje utworzone wcześniej nadal będą powiązane ze starą firmą – przypisanie nie działa wstecz.
Włączenie opcji zmiany firmy w rezerwacji
- Aby umożliwić ręczne przełączanie firmy w trakcie edycji rezerwacji, należy aktywować odpowiednią opcję w konfiguracji zaawansowanej.
- Przejdź do: Menu > Ustawienia > Konfiguracja zaawansowana, a następnie znajdź opcję: "Pozwalaj na zmianę firmy w rezerwacji"
- i ustaw suwak na "TAK"
Zmiana firmy w konkretnej rezerwacji
- Po aktywacji opcji, podczas tworzenia lub edycji rezerwacji pojawi się możliwość zmiany przypisanej firmy.
- Wybór innej firmy automatycznie powoduje pobranie danych nowej firmy (np. NIP, adres, konto bankowe) – będą one widoczne przy wystawianiu dokumentów sprzedaży.
- Zmianę firmy należy wykonać przed wystawieniem faktury – wtedy dokument będzie wystawiony na nowy podmiot.
Firma domyślna
Możesz wskazać jedną z firm jako domyślną. Będzie ona automatycznie przypisywana w sytuacjach takich jak:
- Dodawanie nowego pokoju
- Podłączanie nowej drukarki fiskalnej
- Wystawianie faktury dla rezerwacji grupowej (jeśli pokoje należą do różnych firm)
Drukowanie paragonów fiskalnych
System umożliwia przypisanie drukarki fiskalnej do konkretnej firmy. Podczas wystawiania paragonu:
- System automatycznie wybiera drukarkę przypisaną do tej firmy
- Tylko ta drukarka jest widoczna jako dostępna do wydruku
Funkcja ta pozwala uniknąć błędów i przyspiesza proces fiskalizacji.
Firmę przypiszesz do drukarki, przechodząc do zakładki Menu > Ustawienia > Inne ustawienia > Urządzenia po przejściu do edycji.
Moduł wielu firm – przypisanie faktur
Scenariusz: wystawianie faktury końcowej do zaliczki
Przypadek 1
Zaliczka wystawiona na firmę A, następnie dodana firma B (firma B ustawiona jako domyślna)
- Zaliczka została wystawiona na firmę A.
- Do systemu zostaje dodana firma B, która otrzymuje status firmy domyślnej.
- Podczas wystawiania faktury końcowej użytkownik ma możliwość wyboru firmy, na którą zostanie wystawiona faktura.
- Dostępne są dwie opcje:
- firma A
- firma B
Przypadek 2
Zaliczka wystawiona na firmę A, dodanie firmy B jako domyślnej oraz dezaktywacja firmy A
- Zaliczka została wystawiona na firmę A.
- Do systemu zostaje dodana firma B i ustawiona jako „firma domyślna”.
- Firma A zostaje dezaktywowana.
- Podczas wystawiania faktury końcowej:
- domyślnie pole wyboru firmy pozostaje puste,
- puste pole oznacza przypisanie faktury do firmy A (firmy, na którą wystawiono zaliczkę).
- Użytkownik ma możliwość wyboru pomiędzy:
- firmą A
- firmą B
- W przypadku zmiany wyboru na firmę B, użytkownik musi zapisać wybór, aby przypisanie zostało zastosowane.
