Ta instrukcja opisuje sposób konfiguracji ustawień faktur w systemie NFHotel. Dzięki niej użytkownik może dopasować sposób wystawiania faktur do specyfiki swojego obiektu – m.in. ustalić domyślne terminy płatności, określić typy dostępnych faktur, zarządzać seryjnością numeracji oraz zdecydować o wyglądzie i dodatkowych informacjach umieszczanych na dokumentach. Właściwa konfiguracja pozwala zaoszczędzić czas oraz zwiększyć zgodność z wymaganiami księgowymi.
Aby przejść do ustawień faktur, przejdź do Menu > Ustawienia > Inne ustawienia > Faktury.
W tej sekcji skonfigurujesz podstawowe opcje związane z wystawianiem faktur.
Określa, ile dni od daty wystawienia klient ma na dokonanie płatności. Domyślnie wartość to 7 dni. Można ją zmienić, np. na 0, jeśli płatność ma być dokonana w dniu wystawienia faktury.
Uwaga: Termin płatności można również edytować indywidualnie podczas wystawiania faktury w rezerwacji.
Możesz określić, jakie rodzaje faktur chcesz umożliwić do wystawienia:
aRodzaje ftury ro forma
Uwga: W przypadku faktur pro forma, zalecamy używanie wyłącznie faktury zwykłej.
Wybierz sposób numerowania faktur:
SeUW tej części ustawień możesz zadecydować, jakie dodatkowe informacje będą widoczne na wystawianych fakturach.
Możesz zdecydować, czy na fakturach mają pojawiać się oznaczenia „oryginał/kopia”. Warto jednak zaznaczyć, że zgodnie z aktualnymi przepisami prawa nie ma obowiązku umieszczania takiego oznaczenia, a jego stosowanie może być zbędne lub mylące – dlatego w większości przypadków nie rekomendujemy aktywowania tej opcji.
Analogicznie, możesz ustawić, czy na fakturach mają być widoczne numery IBAN oraz SWIFT. Te dane mogą być przydatne w przypadku faktur dla klientów zagranicznych, jednak w codziennej obsłudze krajowych rezerwacji nie są one wymagane.
Dodatkowo w tej sekcji możliwe jest:
System NFHotel pozwala również na wystawianie niefiskalnych dokumentów sprzedażowych, które mogą pełnić rolę uproszczonych rachunków lub potwierdzeń wpłaty.
Po aktywacji tej funkcji możesz:
Taka elastyczność pozwala dostosować typy dokumentów do realnych potrzeb operacyjnych i księgowych obiektu – np. w przypadku klientów indywidualnych, którzy nie wymagają faktury VAT.
MoW systemie NFHotel możesz ustawić automatyczne treści, które będą dołączane do faktur – w zależności od typu rezerwacji. Jeśli nie jesteś płatnikiem podatku VAT, możesz także wstawić odpowiednie odwołanie do ustawy załączane do faktur
Dotyczy wszystkich faktur wystawianych dla rezerwacji indywidualnych. Można tu wpisać dowolny tekst, jak również skorzystać ze zmiennych systemowych (np. %pobyt_od% – %pobyt_do%), które automatycznie zaczytują dane z rezerwacji. Treść można później modyfikować przy wystawianiu konkretnej faktury.
Działa analogicznie, ale obowiązuje tylko w przypadku rezerwacji grupowych. Tu również można używać zmiennych, jednak powinny to być zmienne dedykowane rezerwacjom grupowym – standardowe mogą nie zadziałać poprawnie. Tekst z tego pola również można edytować przy wystawianiu dokumentu.
Jest stosowana automatycznie tylko wtedy, gdy faktura wystawiana jest przez firmę oznaczoną w systemie jako niepodatnik VAT. Taka uwaga (np. odwołanie do art. 113 ustawy o VAT) nie jest widoczna podczas wystawiania faktury i nie można jej edytować – system dodaje ją automatycznie jako stałą informację na podglądzie faktury.i