Funkcja Apartment Manager w NFHotel umożliwia obsługę i rozliczanie właścicieli apartamentów, którymi zarządza operator. Rozwiązanie jest szczególnie przydatne, gdy obsługujemy zarówno własne apartamenty, jak i te należące do różnych właścicieli. Dzięki modułowi możemy łatwo odliczać prowizje portali, przypisywać koszty właściciela oraz przygotowywać rozliczenia.
Przejdź do Menu > Ustawienia > Inne ustawienia i wybierz Konfiguracja zaawansowana.
W polu wyszukiwania wpisz manager.
Włącz opcję Możliwość używania Apartment Managera, ustawiając ją na TAK.
W ustawieniach zaawansowanych, możez także ustawić rzeczywiste koszty prowizji z portalu Booking a także zadecydować czy koszty operowania płatnościami także mają być odliczane w rozliczeniach. Stałe koszty prowizji ustawisz w Ustawienia > Inne ustawienia > Koszty prowizji. Możesz ustawić różne prowizje w zależności od kanału, a także zrobić wyjątki dla poszczególnych pokoi.
Po włączeniu modułu, konieczne jest dodanie dokumentów rozliczeniowych. Aby to zrobić, przejdź do Menu > Ustawienia > Druki.
Dodaj nowy druk o nazwie Rozliczenie – osoba prywatna:
W polu Dokument dla – wybierz – rozliczenie apartamentów
Wygląd szabonu – pionowy
Kopiuj z – „WZÓR Rozliczenie – os prywatna”
Aktywny – TAK
Konfiguracja raportu – Podstawowa konfiguracja
Dodaj analogicznie druk Rozliczenie – firma z tymi samymi ustawieniami, kopiując z dokumentu rozliczenie firma.
Dzięki osobnym drukom, można będzie odpowiednio przypisać właścicieli do rozliczeń, w zależności od tego czy rozliczają się jako firma czy osoba prywatna.
Po włączeniu modułu Apartment Manager w ustawieniach systemu, kolejnym krokiem jest dostosowanie jego konfiguracji wewnątrz zakładki „Apartamenty”. Dzięki temu określimy, jakie dane i w jakiej formie będą widoczne w raportach oraz rozliczeniach właścicieli apartamentów.
Przejdź do Menu > Apartamenty. W module znajdziesz trzy główne zakładki:
Zestawienie – widoczna wyłącznie dla obsługi programu (właściciele nie mają do niej dostępu).
Dla właściciela – widoczna zarówno dla właścicieli, jak i obsługi; umożliwia generowanie raportów dla właścicieli, z wybranych apartamentów, które posiadają.
Konfiguracja raportów – tu określisz szczegóły prezentacji danych w raportach oraz zasady rozliczeń.
Wybór konfiguracji – możesz korzystać z jednej podstawowej konfiguracji raportu (najczęstsze rozwiązanie) lub stworzyć dodatkowe konfiguracje z odmiennymi ustawieniami.
Sekcja „Bierz pod uwagę w raportach”:
Usługi sprzątania – włącz, jeśli mają być doliczane do kwoty do podziału z właścicielem.
Usługi ze sklepu (moduł dodatków) – włącz, aby doliczać zakupy dodatkowe do pobytu.
Opłata miejscowa – zazwyczaj wyłączona, ale możliwa do włączenia.
Koszty rezerwacji – decyduj, czy mają być rozliczane między uczestnikami; włączenie ignoruje indywidualne ustawienia właścicieli.
Podsumowanie rezerwacji dla firm i Podsumowanie rezerwacji dla osób prywatnych – w każdej sekcji zaznacz, które elementy mają się wyświetlać w druku rozliczenia (np. udział operatora, wartość pobytu netto/brutto, koszty rezerwacji, prowizje, czynsz, kwota do zapłaty netto/brutto, informacja o netto/brutto).
Dla osób prywatnych – wybierz, czy kwota do wypłaty to: netto, brutto, czy netto +8%.
Dla firm – dostępne opcje m.in.: dodaj do netto % z ustawień właściciela, odejmij od brutto % z ustawień właściciela, dodaj 8%/23%, odejmij 8%/23%.
Domyślnie stosuje się opcję „Dodaj do netto tyle procent, ile ustawiono w użytkowniku”, co pozwala obsłużyć różne stawki VAT dla firm.
Ustal widoczność kolumn w rozliczeniu: nazwa standardu, ID zadania, koszt właściciela.
Wybierz, czy koszty właściciela są brutto czy netto (domyślnie brutto).
Określ stawkę VAT dla osób prywatnych (0%, 8% lub 23%) oraz dla firm (z ustawień właściciela lub wartość stała 0%, 8%, 23%).
Koszty właściciela pochodzą z płatnych zadań w systemie (np. naprawy, uzupełnienie wyposażenia, opłaty za szkody) i są doliczane na końcu rozliczenia.
Rozpisać jeszcze jak ustawiamy konfiugurację w samym APM, tamtejsza zakładka konfiguracji.
Potem przekierować na nadawanie uprawnień dla Właścicieli.