Szablony wiadomości w systemie NFHotel pozwalają na tworzenie i edycję powiadomień wysyłanych do gości, użytkowników czy właścicieli apartamentów. Dzięki nim można przygotować gotowe formatki e-mail i SMS dostosowane do różnych sytuacji: rezerwacji indywidualnej, grupowej, wysyłki faktur czy powiadomień systemowych. Funkcjonalność ta pozwala oszczędzić czas, zachować spójność komunikacji i zapewnić profesjonalny wygląd korespondencji.
Lokalizacja funkcji
Szablony wiadomości znajdują się w zakładce:
Menu > Ustawienia > Email / SMS > Szablony
Tworzenie i edycja szablonów
- W tym miejscu można dodać nowy szablon lub edytować istniejący.
- Każdy szablon może być przypisany tylko do jednego miejsca (np. rezerwacja indywidualna, grupowa, faktury, powiadomienia dla hotelarzy).
- Jeśli potrzebujemy tego samego szablonu w kilku miejscach, należy stworzyć jego oddzielne kopie przypisane do różnych lokalizacji.
Dostępne pola i ustawienia
- Nazwa szablonu – nazwa techniczna służąca do identyfikacji w systemie (goście jej nie widzą).
- Klucz – nazwa zmiennej systemowej dla szablonu (pole opcjonalne).
- Adres zwrotny – adres e-mail, na który trafią odpowiedzi od odbiorcy (jeśli zostawimy puste – system zastosuje się do ustawień z konfiguracji).
- Nazwa zwrotna – nazwa odbiorcy, do którego kierowana będzie odpowiedź (jeśli zostawimy puste – system zastosuje się do ustawień z konfiguracji).
- Pokazuj dla – wybór miejsca wyświetlania szablonu (np. rezerwacja pojedyncza, grupowa, powiadomienia użytkownika).
- Wygląd szablonu – przypisanie przygotowanej wcześniej formatki e-mail.
Uwaga: wygląd wiadomości należy utworzyć przed stworzeniem szablonu. Brak przypisanego wyglądu uniemożliwia wysyłkę e-maila.
- Nazwa nadawcy SMS – w SMS-ach można ustawić własną nazwę nadawcy (do 11 znaków). Dłuższe nazwy zostaną automatycznie skrócone.
- Zakładki językowe – pod ustawieniami szablonu, znajdziemy zakładkę z wszystkimi wersjami językowymi używanymi w systemie:
- Jeśli dana wersja językowa nie zostanie uzupełniona o tytuł wiadomości email, system wyśle wiadomość z tytułem ustawionym w języku polskim.
- Dodatkowa zawartość email – treść maila wysyłana wtedy, gdy do szablonu nie został przypisany wygląd.
- Powiadomienie SMS – możliwość wpisania treści SMS przypisanej do danego szablonu. Należy uzupełnić treść w każdej wersji językowej, z której korzystamy. W przeciwnym razie, system nie zezwoli na wysyłkę SMS.
Dodatkowe informacje
- W treści wiadomości (mail i SMS) można korzystać ze zmiennych systemowych, aby dynamicznie wstawiać np. dane rezerwacji czy gościa.
- Istniejące szablony można edytować lub usuwać.
- Uwaga: usunięcie szablonu jest permanentne i nie ma możliwości jego przywrócenia.
Najczęstsze błędy użytkowników
- Brak przypisanego wyglądu maila → uniemożliwia wysyłkę.
- Brak tłumaczenia treści w danym języku → system nie wyśle wiadomości w tej wersji językowej.
- Wpisanie zbyt długiego SMS-a → powoduje wysyłkę wiadomości w kilku częściach, co znacząco zwiększa koszty.
Rekomendowane dobre praktyki
- Najpierw przygotuj wygląd maila (formatkę), a dopiero potem twórz szablon.
- Uzupełnij wszystkie wersje językowe, aby uniknąć problemów z wysyłką.
- Twórz oddzielne szablony dla różnych miejsc użycia (np. rezerwacje indywidualne, grupowe, faktury).