Funkcja zmiany kasowej umożliwia rozliczanie pracy recepcjonistów w danym okresie – od momentu rozpoczęcia do zakończenia zmiany. Dzięki temu system automatycznie przypisuje wszystkie operacje gotówkowe do konkretnego użytkownika, co pozwala zachować przejrzystość i kontrolę nad rozliczeniami gotówki. Każdy pracownik powinien otworzyć i zamknąć zmianę w systemie zgodnie ze swoim czasem pracy.
Rozpoczęcie zmiany kasowej
Po zalogowaniu się do NFHotel, kliknij w przycisk „Menu”, a następnie kliknij w „Rozpocznij” obok zakładki Zmiana.
- W wyświetlonym formularzu:
- Wpisz kwotę na start, którą widzisz w kasetce gotówkowej.
- Opcjonalnie wpisz tytuł zmiany (np. „Poranna zmiana – Anna”).
- Kliknij „Rozpocznij” – od tego momentu wszystkie płatności dotyczące rezerwacji będą przypisane do Twojej zmiany.
Dodawanie dokumentów KP (Kasa Przyjęła) i KW (Kasa Wydała)
Aby dodać KP lub KW, upewnij się, że jesteś w aktywnej zmianie.
- Kliknij „Menu”, obok zakładki „Zmiana” kliknij ikonę „+”, następnie dodaj do rozliczenia.
- Wybierz typ operacji:
- KP – wpłata do kasy
- KW – wypłata z kasy
- W formularzu dodawania:
- Wprowadź kwotę.
- Podaj tytuł operacji (np. „Wpłata zaliczki”, „Zakup materiałów”).
- (Opcjonalnie) przypisz operację do:
- Firmy – pojawią się pola do wpisania: NIP, nazwa, ulica, miasto, kod pocztowy.
- Klienta – pojawi się pole do wyszukania gościa z listy rezerwacji.
- Zatwierdź operację.
Uwaga: Wszystkie dokumenty KP i KW dotyczą wyłącznie operacji gotówkowych niezwiązanych z rezerwacjami. Przykłady to np. wpłata gotówki przez menedżera czy wypłata na drobne zakupy.
Płatności związane bezpośrednio z rezerwacjami (np. zaliczki, opłaty za pobyt) są dodawane automatycznie przez system – nie należy ich rejestrować ręcznie jako KP/KW.
Zamykanie zmiany kasowej
- Po zakończeniu pracy ponownie otwórz Menu przejdź do zakładki „Zmiana”.
- Kliknij przycisk „Zakończ”.
- W formularzu zamknięcia:
- Wpisz kwotę gotówki, która aktualnie znajduje się w kasetce.
- Sprawdź poprawność danych i kliknij „Zakończ zmianę”.
Sprawdzanie raportów zamknięcia zmian
Raporty zmian skontrolujesz w module Wymagające Akceptacji, w zakładce „Raport zamknięcia”.
Możesz także skorzystać z Wyszukiwarki.
Uwagi i ważne informacje
- Każda zmiana musi być otwierana i zamykana ręcznie – system nie robi tego automatycznie.
- Dodawanie KP/KW możliwe jest wyłącznie podczas aktywnej zmiany.
- Zarówno deklaracje otwarcia, jak i zamknięcia zmiany, są zapisywane w zestawieniach rozliczeń i mogą być weryfikowane przez administratora.