Całkiem niedawno każdy recepcjonista bądź zarządca obiektu noclegowego miał na stanie specjalny zeszyt lub kalendarz, do którego trafiały nowe rezerwacje, dane kontaktowe do stałych klientów, uwagi do poszczególnych turnusów i cała masa innych, podobnie niezbędnych informacji. Dziś to wszystko lepiej mieć w formie cyfrowej. Zwłaszcza wobec faktu, że coraz więcej turystów woli zarezerwować pobyt przez internet. A zaawansowane systemy komputerowe w hotelarstwie są w stanie zrobić z tego bardzo dobry użytek. Taki, który ma bezpośrednie przełożenie na obłożenie, dochody i dobrą zmianę organizacji pracy w ośrodku wypoczynkowym.
Kiedyś za obsługę gości, a przede wszystkim za wyszukiwanie wolnych terminów dla zainteresowanych pobytem turystów i robienie rezerwacji, odpowiadał personel pracujący na recepcji. Obejmuje to głównie odbieranie telefonów i odpisywanie na zapytania wysyłane na skrzynkę e-mailową oraz za pośrednictwem formularza kontaktowego. Tymczasem za sprawą systemów komputerowych w hotelarstwie można uruchomić drugi, wirtualny punkt obsługi klienta, który zajmie się wszystkimi zamówieniami internetowymi. A tak zupełnie przy okazji, program hotelowy dostarczy szereg narzędzi, które usprawnią i przyspieszą codzienną pracę recepcjonistów. Ale po kolei:
Channel manager do synchronizacji danych o dostępności
Ostatnich parę lat to lawinowy wręcz wzrost popularności rozmaitych serwisów rezerwacyjnych. Bodaj największą liczbę wiernych użytkowników zaskarbił sobie portal booking.com, mocno stawiający na wygodę turystów. Cóż, skoro nasz klient nasz pan, to obiekty hotelowe muszą się dostosować do nowej sytuacji. Tutaj system komputerowy w hotelarstwie staje się niezbędny - nowy, niezwykle efektywny kanał sprzedaży to rzecz jasna doskonała rzecz (nawet przy dość wysokich prowizjach), tyle że przy więcej niż jednym źródle rezerwacji trzeba pilnować, żeby turnusy nie zaczęły się na siebie nakładać. Ani człowiek, ani cały zespół ludzi sobie z tym nie poradzi. Potrzebny jest automat, który “zdejmie” zajęty właśnie pokój na grafiku recepcyjnym, w extranecie i wszystkich innych kanałach. Dlatego oprogramowanie musi mieć channel managera, jako najlepszy środek prewencyjny przeciwko overbookingowi.
Booking engine na własną recepcję internetową
Oczywiście maksymalizacja obłożenia dzięki bookingowi i innym stronom w internecie przynosi wymierne korzyści… ale jeszcze lepiej byłoby pozyskiwać klientów bez pośredników, którzy liczą sobie 10 albo i kilkanaście procent prowizji. Tutaj w systemach komputerowych w hotelarstwie można polegać na module odpowiedzialnym za rezerwacje on-line. Tego rodzaju booking engine pełni funkcję pełnoprawnej recepcji, działającej przez 24 godzinny dziennie na witrynie www. Odpada wprawdzie opcjonalne negocjowanie cen, ale to praktycznie żadna różnica. Turysta podaje zakres terminów, liczbę uczestników i wiek osób, a program pokazuje dostępne pokoje i standardy. Następnie klient dobiera sobie wyżywienie, pakiety i pozostałe atrakcje dodatkowe, a w systemie komputerowym w hotelarstwie podliczane są sumaryczne koszty pobytu. Użytkownicy cały czas mają podgląd na ostateczną cenę dla każdego standardu. Pozostaje wybór i wpłata zadatku lub całej kwoty błyskawicznymi płatnościami internetowymi. Program hotelowy powinien jeszcze automatycznie wysłać oczekiwane potwierdzenia e-mail i/lub SMS o przyjęciu rezerwacji oraz zaksięgowaniu dokonanej wpłaty.
Żeby pracowało się przyjemniej i efektywniej
Nowoczesnym systemom komputerowym w hotelarstwie - takim chociażby jak NFHotel od polskiej firmy NetFactory, działającej na styku IT oraz turystyki od ponad dekady - nie brakuje bardzo przydatnych zestawów funkcjonalności, które pozytywnie wpływają na wiele codziennych dla personelu hotelowego czynności. Chociażby taka rzecz jak raporty sprzątania i wyżywienia - koniec z codziennym liczeniem pokoi do uporządkowania, jakie zakupy trzeba zrobić itd. Wystarczy zerknąć na wygenerowane przez program hotelowy pliki, żeby móc rozsądnie planować z wystarczająco dużym wyprzedzeniem. Moduł sprzątania do oznaczania tych pokoi, które są już gotowe na przyjęcie gości - bez każdorazowego meldowania wykonania zadania na recepcji. Albo raporty i analizy statystyczne, dające najpewniejsze informacje o tym, jak funkcjonuje ośrodek i co można by zmienić. O precyzyjnych narzędziach do kontroli finansów już nie wspominając.
Jeśli chodzi o systemy komputerowe w hotelarstwie, najlepszym rozwiązaniem będzie NFHotel. Kompleksowe oprogramowanie z licznymi funkcjonalnościami, bezustannie rozwijane i wzbogacane o nowe, praktyczne możliwości.