Statystyki z branży turystycznej na przestrzeni kilku ostatnich lat pokazują wyraźnie, jaki jest trend: coraz większa część ruchu w hotelarskim interesie generowana jest za pośrednictwem rozmaitych źródeł internetowych. A skoro tak, to papierowo-kalendarzowe metody zarządzania obiektem noclegowym i rezerwacjami muszą odejść do lamusa. Chyba, że ktoś bardzo chce mierzyć się ze zjawiskiem overbookingu (nakładających się na siebie turnusów) i jego finansowo-wizerunkowymi konsekwencjami. Komputerowa recepcja w postaci programu hotelowego z rozbudowanym zakresem możliwości staje się koniecznym krokiem naprzód.
Podstawową, a jednocześnie najmocniej interesującą hotelarzy przewagą specjalistycznego, cyfrowego oprogramowania nad pisemnymi zapiskami jest znaczące zwiększenie przychodów. Prosta zależność - im więcej efektywnych i szybkich kanałów sprzedaży, tym łatwiej o maksymalizację obłożenia. Recepcja z kompetentnym personelem oczywiście pozostaje w pogotowiu, ale uruchomienie dodatkowej, komputerowej recepcji w wymiarze wirtualnym przyniesie ze sobą mnóstwo przydatnych opcji. Jedną z nich będzie channel manager, odpowiedzialny za synchronizację dostępności oraz zajętości poszczególnych pokoi we wszystkich miejscach, w których możliwe jest dokonanie rezerwacji. Od grafiku hotelowego dla pracowników i/lub zarządców ośrodka wypoczynkowego po “online travel agencies” z serwisem booking.com na czele.
Połączenie dwukierunkowe
Wspomniany portal jest w stanie przyciągnąć wielu nowych turystów, nawet grubo ponad połowa gości w niektórych obiektach noclegowych skorzystała z pośrednictwa bookingu. Dla hotelarzy niebywale istotne jest to, żeby channel manager dokonywał wymiany danych jak najszybciej. Systemy na komputerową recepcję, które z extranetem komunikują się raz na minutę (albo i jeszcze mniejszą częstotliwością), są kompletnie niewarte uwagi. Zbyt duże okienko dla ewentualnego overbookingu. Taki program hotelowy NFHotel wykręca wyniki na poziomie jednej, trzech, a w najgorszym wypadku pięciu sekund w dwustronnej wymianie informacji o nowej rezerwacji, modyfikacjach, anulacjach itd. Takie rezultaty pozwalają na spokojnie myśleć o tym, żeby w booking.com udostępnić do sprzedaży wszystkie pokoje na cały czas funkcjonowania obiektu. Zamiast tylko kilku wybranych, co robi wielu hotelarzy przytłoczonych nadmiarem obowiązków w extranecie. Komputerowa recepcja załatwi wszystko sama: automatycznie i w mgnieniu oka.
Własny booking engine na stronę internetową
Kolejny niezwykle przydatny element, który zmienia zaawansowany program hotelowy w samoczynną maszynkę do robienia pieniędzy. Poniekąd, gdyż uruchomienie porządnego booking engine’u na witrynie www stanowi de facto stworzenie kolejnego, kompleksowego punktu obsługi klienta. Może i “tylko sieciowego”, ale pozwalającego na dokonanie pełnej rezerwacji od A do Z. I nawet Ż. Wprawdzie turysta z taką komputerową recepcją nie wynegocjuje lepszej ceny, ale sprawę ewentualnych zniżek załatwią kody i karty rabatowe dla stałych klientów. Do rzeczy: booking engine przeprowadza zainteresowanego pobytem użytkownika strony internetowej przez całe bukowanie praktycznie za rączkę. Wystarczy podać liczbę i wiek osób, długość pobytu (preferowane daty przyjazdu i wyjazdu), uzupełnić informacje o wyżywieniu, pakietach SPA oraz pozostałych atrakcjach dodatkowych, a potem wybrać standardy pokoi, potwierdzić i opłacić. A potem myśleć już o pakowaniu się i optymalnej trasie dojazdu.
Świetne funkcjonalności komputerowej recepcji
Program hotelowy może i nie da rady wcisnąć wszystkich “niezbędnych” rzeczy do walizki, ale już w dotarciu na miejsce klientowi jest w stanie pomóc. Choćby w taki sposób, jak robi to NFHotel. W potwierdzeniach e-mailowych zawarta jest mapka z dokładną lokalizacją obiektu, która uruchomiona na smartfonie zmienia się w dynamiczną nawigację. Takie wiadomości mogą również zawierać odnośnik do skróconego wprawdzie, za to multimedialnego przewodnika po atrakcjach turystycznych miejscowości i najbliższych okolic. Jak zatem doskonale widać, komputerowa recepcja spełnia całe mnóstwo przydatnych w turystyce funkcji - tak dla wczasowiczów, jak też hotelarzy.