Integralna część programów hotelowych z prawdziwego zdarzenia, czego modelowy przykład stanowi NFHotel - specjalistyczny, systematycznie rozwijany i rozbudowywany o nowe możliwości system hotelarski polskiego producenta. Silnik recepcyjny, nazywany częściej przez fachowców z branży booking enginem, poniekąd zastępuje personel odpowiedzialny za obsługę klienta i dodawanie nowych rezerwacji. Innymi słowy buduje drugą pełnoprawną, mimo że całkowicie wirtualną, recepcję dla gości przeglądających internetową witrynę obiektu noclegowego.
Komu właśnie pojawiła się w głowie mało kolorowa wizja całkowitego zastąpienia ludzi przez bezduszne maszyny, może spać spokojnie. Recepcjoniści wciąż będą potrzebni, zwłaszcza w tych dużych ośrodkach wypoczynkowych, nawet po wdrożeniu znakomitego programu hotelowego z równie dobrym silnikiem recepcyjnym. Booking engine ani nie jest w stanie odebrać telefonu, ani nie wyda kluczy, ani nie pomoże gościom w razie jakiejś nagłej potrzeby. Ale już sam proces wyszukania terminu, zrobienia rezerwacji, przyjęcia zapłaty (przynajmniej w elektronicznej formie) i wysyłki potwierdzeń e-mail oraz SMS załatwi kompleksowo. I to w taki sposób, który nawet prawdziwego wyjadacza hotelarstwa mógłby wpędzić w kompleksy.
Piątek, świątek i niedziela
Podstawową zaletą takiego sieciowego punktu obsługi klienta - zarówno dla turystów, jak też z punktu widzenia osób zarządzających obiektem noclegowym - jest fakt, że pozostaje otwarty dla potencjalnych klientów przez cały czas, w trybie 24 godziny dziennie. O tym, że wdrożenie silnika recepcyjnego jest rozwiązaniem oczekiwanym i wysoce pożytecznym, najlepiej świadczą branżowe statystyki. Jak pokazują dane osób, firm oraz instytucji zajmujących się turystyką, z roku na rok coraz więcej wczasowiczów rezerwuje pobyt w internecie. Tak wakacje, jak i krótkie wypady na weekend. I niby portale rezerwacyjne w typie booking.com zapewniają największą część obłożenia - nierzadko na poziomie 80% - lecz moduł rezerwacji online na własnej stronie www to zawsze dodatkowe źródło potencjalnych dochodów. Nieobarczonych koniecznością przekazania sporej prowizji.
Byle było prosto i zrozumiale
Jedną z najważniejszych rzeczy, jakich należałoby oczekiwać po silniku recepcyjnym w programie hotelowym, jest intuicyjna obsługa. Skoro gość już się zdecydował, że chce odpocząć w danym ośrodku, to spodziewa się że załatwienie formalności zajmie mało czasu. Nawet jeśli rezerwuje o pierwszej w nocy, bo wcześniej trudno było wygospodarować wolną chwilę. Wrażenia wizualno-estetyczne lepiej przesunąć na drugi plan - czego nie należy utożsamiać z całkowitym ignorowaniem. W końcu ładna i przejrzysta szata graficzna także ma wpływ na tempo poruszania się po dostępnych opcjach. Trudno też przecenić wartość czytelnego przekazywania konkretnych informacji, tak jak zdjęcia dają nawet większe pojęcie o danym standardzie pokoju niż najpełniejszy nawet słowny opis.
Jak działa silnik recepcyjny?
Załatwienie rezerwacji on-line na stronie internetowej zwykle da się zamknąć w trzech ekspresowych krokach. Po pierwsze: turysta wskazuje terminy przyjazdu i wyjazdu oraz liczbę uczestników potencjalnego turnusu. Channel manager sprawdza, które pokoje spełniają warunki i wyświetla je do wyboru. Następnie klient wybiera interesujące go dodatki (od wyżywienia po zestaw zabiegów SPA & Wellness albo okolicznościowy pakiet specjalny), a silnik recepcyjny dynamicznie przelicza ceny dla wszystkich dostępnych standardów. Wreszcie po trzecie: kiedy gość podejmie już pozytywną decyzję, pozostaje potwierdzenie wyboru i - ewentualnie, w zależności od polityki konkretnego obiektu wypoczynkowego - dokonanie płatności. Zaliczki, zadatku, całej kwoty… Tutaj program hotelowy ma za zadanie zaksięgować wpływającą kwotę i automatycznie wysłać klientowi potwierdzenia. Tak rezerwacji, jak i przyjęcia wpłaty, żeby oszczędzić turyście nerwowego oczekiwania, czy aby wszystko poszło prawidłowo.
Na rynku specjalistycznego oprogramowania dla hoteli i obiektów noclegowych z innych kategorii jest kilka programów hotelowych posiadających silnik recepcyjny. Tyle że najczęściej wygląda to na programistyczne połączenie kilku systemów od różnych firm. W przypadku polskiego NFHotel sprawny booking engine stanowi integralną część rozbudowanego programu hotelowego. Daje to pewność, że całość zadziała jak należy, bez najmniejszych kłopotów z opóźnieniami czy kompatybilnością.