Systemy komputerowe nie są w stanie całkowicie zastąpić pracy recepcjonistów, ale już teraz dedykowane obiektom turystyczno-hotelarskim oprogramowanie jest w stanie przejąć pewną część obowiązków personelu. A jeszcze inne zadania zdecydowanie ułatwić i przyspieszyć. Tego rodzaju program recepcja w rzeczywistości stanowi multifunkcjonalne narzędzie, które zrobi wiele dobrego zarówno w obszarze szeroko rozumianej obsługi klienta, jak też kilku innych dziedzinach prowadzenia ośrodka wypoczynkowo-noclegowego.
Naturalnie największe zainteresowanie hotelarzy wzbudzają te z nowych możliwości, które mają bezpośredni wpływ na obłożenie, a zarazem i obroty. Innymi słowy: przyciągają nowych gości zostawiających pieniądze, w tenże sposób generując konkretne zyski. Oczekiwania względem takiego programu recepcji zazwyczaj są całkiem spore. Szczególnie wobec niedającego się zignorować faktu rosnącego lawinowo wręcz udziału wszelkiego typu stron i serwisów internetowych w generowaniu ruchu wczasowo-turystycznego. Potencjał trafienia do nowych klientów przeogromny… tyle że nowe ryzyka też się pojawiają.
Nie dopuścić do overbookingu
To właśnie najbardziej podstawowe zadanie, jakie w kontekście sieciowych kanałów sprzedaży stawia się przed programem recepcją. Nakładające się na siebie rezerwacje, które przyszły do obiektu z różnych źródeł, stanowią niebywale twardy orzech do zgryzienia. Odwołane turnusy to umowne kary finansowe, zawiedzeni goście, straty wizerunkowe. Tymczasem sprawny channel manager w specjalistycznym oprogramowaniu może automatycznie synchronizować dostępność grafiku i wszystkich zintegrowanych portali. Na przykładzie NFHotel i połączenia owego systemu z booking.com można stwierdzić, że taka obustronna wymiana informacji o jednej rezerwacji powinna trwać 5-10 sekund. A i to w najgorszym wypadku, norma to 1-3 sekundy.
Internetowa recepcja pracuje w systemie 24/7
Podstawową zaletą bukowania pobytów w sieci dla większości turystów jest zwyczajna wygoda. Zamiast oczekiwania na połączenie telefoniczne z jakimś działem obsługi gości albo wymiany korespondencji e-mailowej - szybka akcja z rezerwowaniem w internecie, od wyboru terminów i pokoi aż po płatności on-line. O dowolnie wybranej porze dnia i nocy, wszystko dzieje się automatycznie bez potrzeby kontrolowania przez kogokolwiek. Tak działają serwisy OTA, tak też funkcjonuje booking engine w programie recepcji. Technicznie rzecz biorąc to kawałek kodu do wklejenia na stronę internetową - może być również stosowne miejsce na profilu w mediach społecznościowych - który uruchamia pełnoprawne rezerwacje on-line. Wybrać daty turnusu, podać liczbę i wiek wszystkich uczestników, obejrzeć pokoje, porównać ceny, wybrać, potwierdzić, opłacić, cieszyć się perspektywą miłego pobytu. Szybko, łatwo i przyjemnie.
Błyskawiczna obsługa rezerwacji
Warto by jeszcze napomknąć, iż dobry program recepcja nie tylko przyjmuje i porządkuje spływające zewsząd “zamówienia”, ale też bardzo pomaga w codziennej pracy. Przede wszystkim recepcjonistów. W obiekcie noclegowym jest sporo żmudnej, quasi-papierkowej roboty - wypełnić karty pobytu, powysyłać różniaste e-maile do klientów, przekazać wytyczne do osób odpowiedzialnych za sprzątanie i kuchnię… W takim NFHotel całą tą pracę da się albo całkiem zrzucić na system komputerowy, albo przyspieszyć o kilka rzędów wielkości. Dokumenty meldunkowe same się wypełnią danymi wpisanymi przy rezerwacji do oprogramowania, bliźniaczy proces stworzy wiadomości poczty elektronicznej za pomocą szablonów z kluczami. Tak samo liczba potrzebnych danego dnia posiłków i wskazanie pokoi do posprzątania wygenerują się same, w postaci PDF-a do szybkiego sprawdzenia lub wydrukowania na schemacie.
Szukasz programu hotelowego, który będzie taką wielofunkcyjną recepcją? Sięgnij po NFHotel!