Niby wszystko wydaje się oczywiste - recepcjoniści robią rezerwacje, ekipa sprzątająca dba o porządek, kucharze robią pyszne jedzenie, zadowoleni goście odpoczywają, a właściciele śpią na pieniądzach - ale jak przychodzi co do czego, to okazuje się że właściwe zorganizowanie pracy w hotelu jest proste wyłącznie na papierze. A wprowadzając odpowiednie procedury, zasady i narzędzia, można uzyskać wprost rewelacyjne wyniki. Właśnie takim narzędziem dla zajmujących się jakimkolwiek obiektem noclegowym będzie program hotelowy NFHotel.
I jest ku temu sporo konkretnych przykładów - również dla tych, którzy rękami i nogami zapierają się przed rozwiązaniami komputerowymi i nowinkami technologicznymi. Wprawdzie można uparcie ignorować sprawdzone fakty, ale taka zamknięta postawa to w najlepszym razie stanie w miejscu. A kto nie rozwija swojej organizacji pracy w hotelu, ten się de facto cofa w biznesowym rozwoju. Chodzi tutaj przede wszystkim o rosnący udział internetowych źródeł rezerwacji w hotelarskich przychodach. Nie da się ukryć, że dla turystów zdecydowanie wygodniej jest bukować turnusy w sieci.
Rezerwacje 24/7
To zaś oznacza, że recepcja musi być w stanie obsłużyć potencjalnych klientów tak naprawdę 24 godziny na dobę. A przecież nie chodzi o to, żeby organizację pracy w hotelu modyfikować poprzez zatrudnianie dodatkowego personelu i wprowadzanie systemu trzyzmianowego (tudzież dwunastek). Wystarczy urządzić sobie dodatkową, niezwykle tanią w utrzymaniu recepcję online, za pośrednictwem programu hotelowego. Co najistotniejsze, dzięki channel managerowi wszędzie utrzymana będzie dokładnie taka sama dostępność pokoi, niezależnie skąd wpadnie nowa rezerwacja. Czy to będzie grafik dla recepcjonistów, czy to będzie jakiś serwis w rodzaju booking.com, czy to będzie interaktywny, zintegrowany z całym systemem widget na stronie internetowej albo portalu społecznościowym. Za te rezerwacje on-line w programie hotelowym odpowiada moduł zwany booking enginem.
Szeroko zakrojona automatyzacja
Dostępne we współczesnych rozwiązaniach informatycznych opcje pozwalają zarówno na sensowne rozdzielanie zadań, jak też całkowite “scedowanie” pewnych czynności na maszynę. Pierwszy z brzegu przykład: wysyłka e-maili do klientów. Od potwierdzeń rezerwacji, przez informacje o przyjętych wpłatach, aż po specjalne vouchery czy obliczone na efekty marketingowe życzenia. Normalnie trzeba sporo poklepać w klawiaturę, a z odpowiednim programem hotelowym tę pracę w hotelu da się zorganizować tak, żeby parę razy kliknąć i wsio. Albo planowanie codziennego sprzątania i wyżywienia. Zwykle trzeba na bieżąco aktualizować plany na podstawie zmian w grafiku, a inteligentny system sam stworzy odpowiedni raport. Rzecz jasna na podstawie wgranych informacji, bez szans na jakąkolwiek pomyłkę czy przeoczenie.
Kontrola finansów i nie tylko
Niezwykle istotne w prawidłowym zorganizowaniu pracy w hotelu jest to, aby mieć stały nadzór nad wpływającymi środkami. A także - kolokwialnie rzecz ujmując - porządek w papierach, żeby nie robić problemów osobom zajmującym się księgowością obiektu, a już tym bardziej urzędowi skarbowemu. Co do pierwszej kwestii, to przykładowo program NFHotel rejestruje każdą kwotę, jaka pojawia się w systemie. A także wszelkie modyfikacje. W ten sposób zarządzający całym interesem wiedzą kto, co i kiedy zrobił. Przydatne jest też generowanie faktur i współpraca programu hotelowego z drukarkami fiskalnymi. Co się zaś tyczy rozliczeń z fiskusem, świetnym rozwiązaniem jest eksport danych do wymaganego już od wszystkich firm w 2018 roku jednolitego pliku kontrolnego.
Z NFHotel znakomicie zorganizujesz pracę w hotelu
Przyspieszenie procesu dokonywania rezerwacji, zwiększenie liczby kanałów sprzedaży, niemal całkowicie zautomatyzowana komunikacja, praktyczne narzędzia do nadzoru personelu, przejrzyste opcje finansowo-rozliczeniowe, a wreszcie systematyczne wprowadzanie nowych, równie przydatnych funkcji. Program hotelowy on-line od Netfactory będzie znakomitym wyborem, który w optymalny sposób zorganizuje pracę w hotelu tak personelowi, jak i wszelkim menedżerom.