Raz, a dobrze - takie rozwiązanie oczywiście byłoby najlepsze. Jednak programy hotelowe są taką dziedziną, która zdecydowanie nie jest tak prosta jak przysłowiowa konstrukcja cepa. Przy czym nie trzeba też dogłębnie poznawać tajników informatyki. System ma działać i spełniać oczekiwania - trochę jak z samochodem: kierowanie pojazdem nie wymaga kompleksowej znajomości mechaniki. Pozostaje “jedynie” rzetelnie ocenić, jakie opcje w oprogramowaniu są absolutnie niezbędne.
Jedną z pierwszych rzeczy, na jaką należy zwrócić uwagę przy wyborze programu hotelowego, niewątpliwie powinna być prostota wdrożenia i łatwość obsługi. Inwestowanie w narzędzie, którego pełnię możliwości będzie można wykorzystać dopiero po długotrwałym i intensywnym szkoleniu, wydaje się trochę bezcelowe. Zwłaszcza po uwzględnieniu rotacji personelu - pokazywanie każdej nowej osobie skomplikowanego systemu, zanim zacznie pracować zgodnie z oczekiwaniami, może przyprawiać o siwiznę. Poza tym: w porządnie napisanym programie hotelowym rozbudowana funkcjonalność wcale nie wyklucza intuicyjnego poruszania się po multum przydatnych opcji.
To samo, tyle że 10 razy szybciej
Tak pokrótce powinno wyglądać korzystanie z dedykowanego obiektom noclegowym oprogramowania. Personel z grubsza cały czas wykonuje tą samą pracę, ale dzięki inteligentnym rozwiązaniom wszystko trwa nieporównywalnie krócej niż wcześniej. Na przykład wysyłanie klientom potwierdzeń dotyczących zapisania rezerwacji, wpłynięcia zadatku czy dokupienia pakietu zabiegów w strefie SPA & Wellness. Tradycyjnie trzeba poświęcić parę ładnych minut na pisanie jednej wiadomości - nawet jeśli korzysta się z gotowych szablonów. Tymczasem dobry program hotelowy jest w stanie wypełnić owe szablony konkretną treścią, na podstawie danych w systemie. Od imienia i nazwiska po konkretną kwotę, więc recepcjoniście pozostaje tylko rzucić okiem na wygenerowaną wiadomość i kliknąć “Wyślij”.
Turystyka w internecie
Właściwy system nie tylko przyspiesza wiele różnych spraw. Niektóre automatyzuje całkowicie od A do Z. A nawet Ż. Tyczy się to szczególnie szeroko rozumianego internetu, który w branży hotelarskiej ostatnimi czasy coraz bardziej zyskuje na znaczeniu. Wystarczy zerknąć na dynamikę wzrostu użytkowników portalu rezerwacyjnego booking.com. Może i biorą spore prowizje, ale znacznie poprawiają obłożenie. Z programem hotelowym rezerwacje z takich portali same wskakują na grafik recepcyjny. Co ważne, połączenie pomiędzy systemem obiektu a tzw. extranetem w serwisie jest dwukierunkowe, a zatem nie ma co się martwić overbookingiem. Sprawny channel manager całkowicie eliminuje takie zagrożenia.
Dodatkowa recepcja on-line 24/7
I nie jest to żadna przesada. Dokładnie taki potencjał mają programy hotelowe z booking engine’em, pozwalającym na wzbogacenie strony internetowej obiektu wypoczynkowego o pełnoprawny moduł rezerwacji online. Dla potencjalnego klienta: ideał. Koniec z długim oczekiwaniem na odpowiedzi z zapytań wysłanych przez formularz kontaktowy i zastanawianiem się, czy na recepcji ktoś odbierze ten przeklęty telefon. Wystarczy określić daty, ustalić wszystkich uczestników turnusu, a system sam już sprawdzi czy są wolne miejsca. I pokaże wszystkie dostępne pokoje, włącznie z cenami i wszelkimi opcjami dodatkowymi. A hotelarze cieszą się, że kolejne rezerwacje spływają praktycznie same z siebie.
Jak zatem wybrać program hotelowy?
Teraz już każdy zainteresowany skomputeryzowaniem swojej recepcji i korzystaniem z pełni możliwości internetu dla branży hotelarskiej powinien dokładnie wiedzieć, czego należy wymagać po programie hotelowym. A jeśli chodzi o konkretny system, to tutaj rzecz oczywista polecamy systematycznie rozwijany i wzbogacany o nowe moduły NFHotel. Polski program hotelowy on-line, jedyny taki na krajowym rynku.

Jak wybrać program do hotelu?

Podobna zagwozdka dotyczy zresztą nie tylko hoteli sensu stricte, ale też obiektów noclegowych z zupełnie innych kategorii. Od rodzinnych pensjonatów, przez osiedla domków letniskowych i/lub apartamentowców, aż po pola kempingowe. Odpowiednie narzędzie zdecydowanie ułatwia prowadzenie interesu turystycznego. Pozostaje tylko uświadomić sobie, czym należy kierować się przy wyborze programu do hotelu.
Nie będzie żadną niespodzianką przestroga, że patrzenie tylko i wyłącznie na kryterium cenowe przyniesie więcej szkody niż pożytku. Tak samo najwyższa cena wcale nie oznacza, że dany system hotelowy znajduje się na najwyższej półce jakościowej. W pierwszej kolejności należy dokładnie przeanalizować, jakie dany program do hotelu ma możliwości. Co uprości, co przyspieszy, co całkowicie zautomatyzuje, jakie nowe opcje ze sobą przynosi. A potem przekalkulować, która z rozważanych alternatyw będzie najlepsza - zarówno pod względem ekonomicznym, jak też w perspektywie długofalowo-rozwojowej.
Internet to podstawa
Z punktu widzenia ewentualnego użytkownika takiego systemu, gotowość na rozwiązania sieciowe jest absolutnie niezbędna. Przede wszystkim z tego powodu, że coraz więcej turystów właśnie w internecie poszukuje miejsca na wypoczynek i rezerwuje sobie turnusy. Takie połączenie z booking.com, wiodącym portalem turystycznym na świecie, stanowi rzecz niezbędną. Zwiększenie obłożenia za pośrednictwem tego serwisu zwyczajnie się opłaca, nawet po uwzględnieniu cokolwiek wysokiej prowizji. Żeby wszystko działało jak należy, w programie do hotelu potrzebny jest zintegrowany channel manager. Ów moduł potrzebny jest do tego, aby rezerwacje przychodzące z różnych źródeł nie nakładały się na siebie. Overbooking to prawdziwa zmora hotelarzy, którzy chcieli uruchomić sieciowe kanały sprzedaży, a nie zadbali zawczasu o niezbędne zabezpieczenie.
Strona www internetową recepcją
Oczywiście każdy chciałby pozyskiwać klientów bez pomocy z zewnątrz. Dlatego coraz powszechniejszym standardem na witrynach internetowych rozmaitych obiektów wypoczynkowych są specjalne moduły służące do rezerwacji on-line. W przeciwieństwie do recepcjonistów odbierających telefony i odpisujących na zapytania e-mailowe, taki zewnętrzny element programu do hotelu pracuje bez najmniejszych przerw. A do tego zawsze posiada aktualne dane o zajętości oraz dostępności pokoi. To rozwiązanie wygodne dla wszystkich. Z punktu widzenia hotelarza kolejne rezerwacje spływają same, a dla potencjalnych gości sam proces bukowania staje się o wiele prostszy.
Łatwy dostęp do systemu
Na rynku programów hotelowych póki co nie jest to zbyt powszechne rozwiązanie, ale zapewne prędzej czy później stanie się standardem. Mowa o systemach chmurowych, pracujących całkowicie na zewnętrznych serwerach, do których dostęp mogą uzyskać tylko i wyłącznie uprawnione osoby. Pozwala to na różnicowanie ról użytkowników w programie, a właścicielom dają wgląd w biznes z praktycznie dowolnego miejsca na Ziemi. Przykładowo: osobom odpowiedzialnym za porządki w zupełności wystarczy moduł sprzątania, na bieżąco pokazujący które pokoje wymagają uwagi. Czy to ze względu na przyjęty w obiekcie harmonogram, czy też np. na życzenie gości.
Multifunkcjonalność a przyjazny interfejs użytkownika
Sporo osób na podstawie własnych doświadczeń uważa, iż posiadanie i jednego, i drugiego w jednym programie do hotelu jest z definicji niewykonalne. Jak pogodzenie ognia z wodą. Tymczasem wystarczy umiejętnie korzystać z najnowszych technologii i zwyczajnie wiedzieć, jak rzeczywiście wygląda praca na recepcji, żeby połączyć z prostotą użytkowania. Nawet dla tych osób, które do komputerów i urządzeń mobilnych podchodzą jak przysłowiowy pies do jeża. Ci, którzy znają branżę turystyczną od podszewki, najlepiej będą wiedzieć, jak ułatwić pracę hotelarzom i recepcjonistom.
Dokładnie tak tworzony jest NFHotel!

Jaki program hotelowy wybrać?

Najprościej byłoby napisać po prostu NFHotel i na tym zakończyć sprawę, ale tak ważki temat zdecydowanie zasługuje na rozwinięcie. A także rzetelne uzasadnienie wskazania tego akurat systemu jako najlepszego, w końcu taka inwestycja to zbyt poważna decyzja, żeby podejmować ją na podstawie paru opinii i jednego, aczkolwiek silnego impulsu. Pierwsza rzecz to uświadomić sobie: 1) czego oczekuje się po programie hotelowym 2) co naprawdę może zmienić wdrożenie takiego oprogramowania.
Cudów nie ma - nie ma co liczyć na to, że komputerowy system całkowicie zastąpi cały personel w obiekcie noclegowym, co z pewnością pozwoliłoby hotelarzowi na radykalne ścięcie kosztów. Istotniejsze wydaje się być to, że dobrze dobrane oprogramowanie pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu na prozaicznych, codziennych czynnościach w obiekcie noclegowym. Tak dobry program hotelowy jak NFHotel sprawia, że szybciej dodaje się nowe rezerwacje, szybciej przygotowuje karty pobytu i inne druki, szybciej księguje się wpłaty, szybciej wysyła się wszelkie potwierdzenia…
Zwiększenie obłożenia
A tym samym zysków. Ta kwestia zapewne wielu hotelarzy nurtuje najbardziej. Odpowiednio dobrany system hotelarski jest w stanie wydatnie pomóc w rozkręceniu turystycznego biznesu na naprawdę wysokich obrotach. A wszystko za sprawą internetowych kanałów sprzedaży. Jednym z niezbędnych elementów porządnego programu hotelowego jest booking engine, który uruchamia moduł rezerwacji on-line. Czyli de facto NFHotel tworzy w internecie dodatkową, pełnoprawną recepcję. Dodatkowo działającą na okrągło, która nie potrzebuje praktycznie żadnego nadzoru. Po prostu turysta wybiera zakres turnusu i dodaje liczbę osób, a oprogramowanie stale połączone z grafikiem recepcyjny automatycznie wyświetli dostępne pokoje. Razem z wyżywieniem i innymi dodatkami, propozycjami pakietów specjalnych i aktualizowanymi dynamicznie cenami.
Extranet niestraszny
Niewątpliwym walorem NFHotelu jest bezpośrednie i dwukierunkowe połączenie całego systemu z booking.com - bodaj największym portalem rezerwacyjnym, z którego korzysta coraz więcej turystów. Hotelarze, którzy poważnie myślą o maksymalizacji zysków, właściwie nia mają innego wyjścia jak obecność na tym serwisie. I to pomimo wysokich prowizji dla bookingu. Channel manager w programie hotelowym sprawia, że całkowicie znika ryzyko nakładania się rezerwacji (vel overbookingu). Modelowy przykład: recepcja odbiera telefon od klienta, wpisuje nową rezerwację na grafik, loguje się do extranetu… a tu zonk, bo ktoś zabukował ten sam pokój przez internet. CM automatycznie i błyskawicznie zarazem aktualizuje dostępność poszczególnych terminów.
Jednolity plik kontrolny
Od 2018 roku będzie obowiązkowy dla wszystkich, bez względu na wielkość firmy. NFHotel to na ten moment prawdopodobnie jedyny program hotelowy na polskim rynku, który zapisane w systemie faktury jest w stanie zebrać do jednolitego pliku kontrolnego. Taki JPK najlepiej przesłać do osób odpowiedzialnych za księgowość, żeby prześwietliły go na wylot przed wysłaniem do skarbówki. To i tak o wiele mniej pracy niż opracowanie JPK od zera w programie do prowadzenia rachunkowości.
Podsumowanie
NFHotel posiada wiele przydatnych funkcji. To, co powyżej, to zaledwie niewielka część imponujących możliwości tego programu hotelowego. A należy dodać, że NetFactory nieustannie rozwija swój produkt. A zatem w przyszłości zakres przydatnych opcji będzie systematycznie powiększany. I wszystko przy zachowaniu przejrzystego interfejsu i wygody użytkowania. Co widać na załączonych na stronie obrazkach i filmikach.

Jaki program wybrać do hotelu?

Taka decyzja niewątpliwie wymaga dogłębnego przemyślenia. To, jaki program wybierze się do hotelu - bądź obiektu noclegowo-wypoczynkowego z zupełnie innych kategorii - zaważy na organizacji całego ośrodka na długi czas. W końcu nie po to inwestuje się ciężkie tysiące w specjalistyczny system, żeby po paru miesiącach czy tygodniach przesiadać się na inne, teoretycznie lepsze oprogramowanie. Niniejszy mini-poradnik z pewnością przyda się tym hotelarzom, którzy bardzo nie lubią wyrzucania pieniędzy w błoto.
Żeby umiejętnie dobrać program hotelowy do potrzeb własnych i całego swojego turystycznego biznesu, trzeba zawczasu dowiedzieć się tego i owego o takich specjalistycznych rozwiązaniach informatycznych. Nie ma co oczekiwać, że dedykowany system rozwiąże absolutnie wszystkie bolączki - np. nienajlepszych opinii gości o obiekcie. Jednak z całą pewnością dobre dobranie programu do hotelu zmieni sporo rzeczy na plus.
Wspaniałe możliwości w internecie
Na przykład znacznie poprawi “kompatybilność” ośrodka wypoczynkowego z internetowymi kanałami sprzedaży. Właściwy system jest w stanie praktycznie całkowicie zautomatyzować szeroko pojmowaną obsługę turysty w sieci. Kluczowe są tutaj dwa komponenty programu hotelowego. Pierwszym z nich są rezerwacje on-line’owe uruchamiane na własnej stronie www. Dzięki nim potencjalny klient nie musi już wydzwaniać lub wysyłać zapytań do recepcji na formularz kontaktowy, tylko ma możliwość zabukowania pobytu w paru krótkich krokach, o dowolnie wybranej porze. Drugim istotnym elementem sieciowym w programie do hotelu będzie połączenie z booking.com (i innymi “online tourist agencies”), obsługiwane przez tzw. channel managera. Ów CM stanowi gwarancję, że rezerwacje z różnych kanałów dystrybucji nie będą się pokrywać, co niechybnie skończyłoby się niemałym ambarasem. A wystarczy błyskawiczna aktualizacja dostępności na grafiku i wszystkich portalach rezerwacyjnych, żeby zupełnie zapomnieć co to właściwie jest ten overbooking.
Intuicyjny interfejs użytkownika
Nawet najbardziej zaawansowany, dysponujący najbogatszym spektrum opcji program hotelowy na niewiele się zda, jeśli właściciele obiektu i/lub pracujący na takowym systemie zwyczajnie nie będzie potrafił go obsługiwać. O co przy zawaleniu ekranu rozmaitymi przyciskami, komendami i kontrolerami wcale nietrudno. Żmudne szkolenia to też niezbyt korzystna perspektywa, zwłaszcza przy sporej rotacji pracowników w branży turystycznej. Dlatego po programach do hotelu należy oczekiwać, że będą zdatne do działania od razu, a poruszanie się po kolejnych oknach i zakładkach nie sprawi wielkich kłopotów nawet tym osobom, które opanowały przynajmniej podstawy czytania ze zrozumieniem. Nie zawadzi też dołączona instrukcja obsługi - najlepiej w dwóch formach, pisemnej i video. W prostym, czasami wręcz prostackim języku, tłumacząc “łopatologicznie” i unikając przy tym przesadzonej fachowości.
Jak nie automatyzacja, to gwałtowne przyspieszenie
Internetowe rezerwacje w programie hotelowym obsługują się praktycznie same, dzięki czemu recepcjoniści mają więcej czasu na inne rzeczy. Również dodawanie zamówień telefonicznych na grafik recepcyjny znacząco się usprawnia. Klient dzwoni, pyta o terminy, wystarczy rzut oka na ekran żeby wiedzieć, czy coś będzie wolne. Równie dobry może być kreator dla recepcjonistów, funkcjonujący na podobnej zasadzie co rezerwacje on-line. Wybrać liczbę i wiek osób oraz zakres dat, a system pokaże dostępne opcje, razem z obliczonymi cenami. Jeszcze lepsze wyniki można uzyskać w wysyłaniu potwierdzeń e-mailowych i SMS-owych - szablony z kluczami pobierającymi wszelkie dane z programu do hotelu zmieniają długotrwałą pisaninę w parę kliknięć.
Nasz wybór to NFHotel
Warto zauważyć, że komplet wyżej wymienionych, bodaj najmocniej ułatwiających życie recepcjonistom i hotelarzom cech, posiada NFHotel - specjalistyczne oprogramowanie dla wszelkich obiektów noclegowych od netfactory. Co równie istotne, system jest regularnie aktualizowany i rozwijany. A jako że działa w chmurze, nie trzeba się martwić zgodnością sprzętową czy awariami sprzętu. Ten program do hotelu potrzebuje jedynie przeglądarki internetowej oraz połączenia z siecią. Przy dzisiejszych standardach internetu i urządzeń mobilnych nie stanowi to najmniejszego kłopotu.

Wybór programu hotelowego

Taka niewątpliwie odpowiedzialne zadanie czeka jeszcze sporo osób, które trudnią się prowadzeniem własnego biznesu w branży hotelarsko-turystycznej. O ile jeszcze jakiś czas temu dawało radę ogarnąć całość posiłkując się dobrą pamięcią i sprawnie prowadzonymi notatkami, tak przy rosnącej roli internetu w rezerwowaniu miejsc na wczasy bez specjalistycznego oprogramowania już się nie obejdzie. Tylko dobrze wybrany program hotelowy jest w stanie zagwarantować, że przy tak wielu różnych kanałach sprzedaży pokoi nie dojdzie do katastrofy permanentnego overbookingu.
Samo połączenie z booking.com to jednak nie wszystko - co komu po channel managerze, któremu przesłanie informacji o nowych rezerwacjach z grafiku w systemie do extranetu zajmuje 5 minut albo i dłużej. I w drugą stronę to samo. To zdecydowanie za długo, by realnie uporać się z ryzykiem nakładania się rezerwacji. Ten czas trzeba liczyć najwyżej w sekundach - i to na palcach. Tak samo po wybieranym programie hotelowym należy oczekiwać, że będzie posiadał sprawny, a jednocześnie prościutki w obsłudze komponent rezerwacji on-line. Oprogramowanie, które nie potrafi samodzielnie obsłużyć gości w internecie, a tym samym generować czystych zysków, nie jest warte żadnej ceny.
Wygoda użytkowania
Trzeba przy tym pamiętać, że w wyborze programu hotelowego równie istotna, co pełna gotowość do wymogów współczesnej turystyki, powinna być prostota obsługi. Ekran pełen intrygująco nazwanych opcji może i wygląda efektownie na prezentacji, ale już późniejsze połapanie się w tych możliwościach zwykle nastręcza zbyt wielu trudności. Pewnie, do wszystkiego można się przyzwyczaić, ale urządzać długie szkolenia dla każdego nowego recepcjonisty? Kompletnie pozbawione sensu. Dlatego lepiej zainwestować w narzędzie intuicyjne, w którym szybko odnajdą się nawet osoby, które nie miały wiele do czynienia z komputerami, nowymi technologiami i programami hotelowymi. Jak coś takiego znaleźć przed dokonaniem wyboru? Sprawdzić wersję demo systemu, a w trakcie wypróbowywania zawierzyć własnym odczuciom, dać do przetestowania paru innym osobom… Zwykle widać to również po tym, że pozorna ubogość funkcji to efekt logicznego ich zgrupowania.
Odczuwalne efekty dobrej zmiany
Poza tym trzeba sobie uświadomić, że nie każdy będzie korzystał z dokładnie tych samych modułów. Na przykładzie: recepcjonista odpowiedzialny za obsługę gości i dorzucanie kolejnych rezerwacji nie musi mieć wglądu do faktur czy rozliczeń finansowych w programie hotelowym. Ma “tylko” pilnować, żeby turysta w ten czy inny sposób uiścił należną kwotę i stosownie ją zdeponować. W ten sposób każdy koncentruje się na swoich zadaniach, a za sprawą wybranego komputerowego systemu może wykonywać je szybciej. I znowu recepcjoniści: sprawdzenie wolnych terminów to dosłownie rzut oka, dobranie pokoju kilka kliknięć, a zrobienie całej rezerwacji wraz z wysłaniem e-mailowych oraz SMS-owych potwierdzeń zajmuje jakąś minutkę.
Internetowe rozwiązania rządzą
I tyczy się to nie tylko otwierania w pełni usieciowionej, całkowicie zautomatyzowanej recepcji online, o której padło już wystarczająco dużo słów w pierwszej części niniejszego artykułu. Tym razem mowa bardziej o technikaliach, a mianowicie rozwiązaniach chmurowych. Innymi słowy: najlepiej wybrać program hotelowy w pełni on-line. Bez instalowania aplikacji, bez zastanawiania się nad wymaganiami sprzętowymi, bez ściągania serwisu w razie problemów z systemem. Zamiast tego natychmiastowe aktualizacje, możliwość otwarcia programu na komputerach, laptopach, tabletach i smartfonach, logowanie z dowolnego urządzenia połączonego z internetem - z opcją wprowadzania stosownych restrykcji ze względów bezpieczeństwa. Nowocześnie, a zarazem o wiele wygodniej.
NFHotel programem hotelowym dla Ciebie
Tak właśnie pisany jest NFHotel - z myślą o użytkowniku, a jednocześnie z wykorzystaniem najnowszych technologii programistycznych. Mądrym wykorzystaniem. Mając w bliskiej perspektywie wybór programu hotelowego, warto podążać za tymi którzy nie podążają za trendami, tylko je tworzą.

Wybór systemu hotelowego

Niezwykle drażliwa kwestia, zwłaszcza w realiach polskiej branży turystycznej. A jednocześnie wyższa konieczność - przy błyskawicznie rosnącej popularności internetu jako miejsca bukowania wczasów, wybór dedykowanego obiektom noclegowym oprogramowania staje się zwyczajnie niezbędne. Dobry system hotelowy nie tylko ułatwia wiele czynności, ale też daje mnóstwo nowych, niezwykle przydatnych możliwości. Zwłaszcza w obsłudze klienta internetowego.
Wystarczy tylko rzucić branżowym pojęciem, które zapewne doskonale znają już wszyscy hotelarze - zwłaszcza ci, którzy zaczęli współpracę z serwisami rezerwacyjnymi bez odpowiedniego przygotowania - a mianowicie: overbooking. Nakładanie się rezerwacji najczęściej z różnych źródeł bez opcji “rozładowania”, które niechybnie musi skończyć się odwołaniem pobytu przynajmniej jednego gościa. I to z winy obiektu, czego portale w stylu booking.com z oczywistych względów nie lubią. A wystarczyłoby wybranie i wdrożenie systemu hotelowego ze zintegrowanym channel managerem, żeby w ogóle nie kłopotać się całym extranetem.
I przerzucaniem rezerwacji z OTA na grafik recepcyjny też
Dobrze skonfigurowany automat nie dość, że załatwi wszystko sam bez potrzeby choćby kiwnięcia palcem ze strony hotelarza bądź personelu obiektu wypoczynkowego, to jeszcze zrobi to w prawdziwie ekspresowym tempie. Najlepsze channel managery aktualizują extranet/grafik w kilka sekund. Dlatego jeśli jakiś program szczyci się wynikiem “od pół minuty”, to nie ma co zawracać gitary. W dziedzinie usieciowienia i “internetów” trzeba też zaznaczyć, iż po godnym wyboru systemie hotelowym oczekuje się również własnego booking engine’u. Uruchomienie rezerwacji internetowych na własnej stronie www to dla wielu wręcz milowy krok naprzód. W końcu trudno pogardzić własną recepcją on-line, która potencjalnego klienta poinformuje i obsłuży równie dobrze, co profesjonalnie przeszkolony pracownik z wieloletnim stażem. A na dodatek pracuje na okrągło, więc turyści swobodnie mogą zabukować sobie turnus zawsze, kiedy tylko najdzie ich taka ochota. Pod warunkiem wszakże, że będą jakieś wolne pokoje w interesujących ich terminach.
System hotelowy lepszy od papierowych organizerów
Niby oczywista oczywistość, ale nie o to chodzi żeby rzucać pleonazmami, tylko udowadniać tezę na konkretnych przykładach. O turystyce w internecie już było, pora więc na parę codziennych, prozaicznych wydawałoby się czynności. Niby trudno wymyślić koło na nowo, a jednak okazuje się że z inteligentnie wybranym programem wiele rzeczy da się wykonać szybciej. Choćby porządkowy przegląd pokoi, zazwyczaj wymagający każdorazowego sprawdzenia grafiku, wydania dyspozycji… A w systemie hotelowym z modułem sprzątania wystarczy raz wprowadzić zasady (gruntowne porządki po wyjeździe gości, odkurzanie co 3 dni, w trakcie pobytu tylko na życzenie gości itd.), żeby codziennie generowany raport pokazywał, co gdzie jest do zrobienia. I ekipa porządkowa nie musi już biegać do recepcji po każdym “skończonym” pokoju, wystarczy zaznaczyć wykonanie zadania w programie.
Jak pendolino przy drezynie
Mniej więcej tak właśnie wypada organizacja pracy wspomagana profesjonalnymi systemami hotelowymi do wyboru ze staropolską metodą pt. “jakoś to będzie”. Błyskawiczna wysyłka e-maili do klientów, przejrzysty grafik, kreator rezerwacji ułatwiający wynajdywanie wolnych terminów, schematy rozmaitych druków w każdej chwili gotowe do użycia, automatyczne rozliczenia, generowanie z zapisanych faktur jednolitego pliku kontrolnego dla osób i programów odpowiedzialnych za księgowość, przydatne analizy statystyczne, wygodny komunikator dla osób korzystających z systemu hotelowego, przypominacz o okolicznościowych pakietach oraz innych specjalnych ustaleniach z gośćmi… Można by tak jeszcze długo wymieniać.
Te wszystkie i wiele innych atutów posiada NFHotel - jeśli wybierzesz system hotelowy NetFactory, nie będziesz chcieć sprawdzać żadnego innego!

Wybór oprogramowania hotelowego

Przed tak poważną decyzją, która będzie miała znaczący wpływ na działanie oraz organizację pracy w obiekcie hotelowym, trzeba przede wszystkim nieco zgłębić temat. Dowiedzieć się o specyfice oprogramowania hotelowego przynajmniej niezbędnych podstaw - dokonywanie wyboru tylko i wyłącznie na podstawie cudzych opinii i prostego porównania kosztów przyniesie więcej szkody niż pożytku. Niniejszy artykuł z pewnością pomoże zorientować się w dziedzinie specjalistycznych programów dla hoteli.
Są dwie podstawowe rzeczy, na które trzeba zwrócić szczególną uwagę wybierając oprogramowanie hotelowe do swojego obiektu noclegowego. Po pierwsze: zakres możliwości konkretnego systemu, a po drugie: przejrzystość w jego użytkowaniu. Multum mniej bądź bardziej przydatnych opcji brzmi wprawdzie świetnie, ale jeśli nie bardzo wiadomo, gdzie czego należy szukać, robi się już zdecydowanie mniej kolorowo. Perspektywa urządzania długotrwałego szkolenia każdej nowej osobie - tudzież rekrutowanie personelu wyłącznie spośród tych, którzy znają już dany system - też zapowiada się ambiwalentnie.
Niski próg wejścia
Prostota interfejsu z pewnością przyda się tak przy wdrażaniu “świeżaków” do pracy, jak też w trakcie wielu codziennych zadań. Choćby z tego względu, że w przejrzystym oprogramowaniu hotelowym zdecydowaną większość rzeczy wykonuje się zauważalnie szybciej. Najważniejsza rzecz: wyszukiwanie wolnych terminów w określonych pokojach i dodawanie nowych rezerwacji na grafik recepcyjny. Przy czytelnym ekranie wystarczy dosłownie rzut wprawnym okiem, aby ocenić czy coś się uda wygospodarować. Dobrym rozwiązaniem są też specjalne kreatory rezerwacji, zasadą działania przypominające booking enginy na strony internetowe: wprowadzić liczbę osób, określić wiek i wybrać zakres dat, żeby oprogramowanie hotelowe samo pokazało dostępne opcje. Albo taka rzecz jak automatycznie generowane wiadomości e-mailowych do klientów na podstawie danych wprowadzonych (w rozmaity sposób) do systemu. Potwierdzenia rezerwacji, ponaglenia o wpłatę zaliczki, powiadomienie o wpłynięciu należności za pobyt etc.
Internetowa samoobsługa
Niezwykle istotne w oprogramowaniach hotelowych jest to, aby ułatwiały czerpanie z atrakcyjnych możliwości, jakie w dzisiejszej branży hotelarskiej daje internet. Sieć staje się podstawowym źródłem dokonywania rezerwacji, dla wczasowiczów tak jest zdecydowanie wygodniej. Jednak rezerwacje on-line na stronie nie wystarczą - o wiele większym wzięciem cieszą się rozmaite portale rezerwacyjne. Szybkie, dwukierunkowe połączenie z booking.com to absolutne minimum w programie hotelowym. W końcu to ten serwis cieszy się największą liczbą użytkowników na całym świecie, a i w wynikach wyszukiwania Google’a zawsze pojawia się bardzo wysoko. Wybrane oprogramowanie hotelowe musi obustronnie aktualizować dostępność pokoi, dla hotelarza ważny jest też wgląd w informacje o kliencie podane bookingowi. Taki moduł najczęściej określa się jako channel manager.
Rozwiązania on-line
Jeszcze niezwykle ciekawa kwestia wśród kryteriów wyboru, a mianowicie rodzaju dostępności do systemu. Aplikacje stacjonarne to wprawdzie bardzo dobrze już znana rzecz, ale wobec najnowszych technologii mają już spore ograniczenia. W przypadku oprogramowania hotelowego zwykle wygląda to tak, że przyjeżdża technik, instaluje system na wskazanych urządzeniach i do widzenia. A jak dochodzi do awarii lub wymiany sprzętu, zaczynają się schody. Dlatego świetnym wyjściem będzie program hotelowy online działający w chmurze. Żadnych problemów z aktualizacjami, każdemu użytkownikowi można ustalić osobny poziom dostępu (i ograniczyć logowanie do konkretnych IP i/lub urządzeń), a jak na recepcji wysiądzie komputer, to dzisiaj smartfon albo tablet z mobilnym internetem będzie w zasięgu.
Dlatego jeśli czeka Was wybór oprogramowania hotelowego, postawcie na NFHotel!

Wybór programu hotelarskiego

Takich spraw nie można rozstrzygać na podstawie nagłego impulsu, ledwie prześlizgując się po tak złożonym zagadnieniu. Wszakże od strony technicznej specjalistyczne systemy komputerowe są niezwykle skomplikowane, a kiedy się je wdroży do działania, to już upraszczają, przyspieszają lub całkowicie automatyzują sporo spraw. To samo tyczy się programów hotelarskich - żeby dokonać dobrego wyboru (i nie żałować wkrótce po podpisaniu stosownych umów), należy zrobić porządny, rzetelny research.
Niezbędna jest wiedza, co taki system mieć powinien, które funkcje są wprawdzie obiecujące, ale dopiero w dalekiej przyszłości, a wreszcie jakie zmiany - w przeważającej części pozytywne - czekają organizację pracy w obiekcie noclegowym po przesiadce z papierowych kalendarzy rezerwacji na wersję cyfrową. Będzie to bowiem prawdziwa rewolucja: z programem hotelarskim wiąże się konieczność porzucenia wielu przyzwyczajeń na rzecz zupełnie nowych, za to znacznie efektywniejszych rozwiązań. Dobrze wybrany system sprawia, że wielu hotelarzy zastanawia się jak w ogóle mogli wcześniej bez takiego narzędzia funkcjonować.
Turystyka internetowa wciąż rośnie
Statystyki branżowe nie pozostawiają wątpliwości - coraz większa część ruchu turystycznego generowana jest za pośrednictwem internetu. Dla wczasowiczów jest o wiele wygodniej, kiedy nie muszą czekać na odebranie telefonu w recepcji albo odpowiedź na pytanie z formularza kontaktowego. Dlatego wybierając program hotelarski najzwyczajniej w świecie trzeba już kompleksowo obsługiwać usieciowione kanały sprzedaży pokoi. Pewnie, im więcej tym teoretycznie lepiej, ale tak na dobrą sprawę liczą się tylko booking.com (najwięcej użytkowników) oraz rezerwacje on-line z własnej strony internetowej. Podstawowym zadaniem systemu hotelowego będzie automatyczna aktualizacja zajętości oraz dostępności pokoi. W taki sposób, żeby nie dochodziło do pokrywania się rezerwacji z różnych źródeł. Za to w profesjonalnym programie hotelarskim odpowiada channel manager.
System łatwy nawet dla technologicznie niepełnosprytnych
Jak widać dzięki nowym technologiom, klienci mogą przychodzić do obiektu noclegowego praktycznie sami. Jednak nie wszystko da się zautomatyzować tak, jak recepcję internetową, dlatego niezwykle istotne jest, aby całość obsługiwało się w sposób jak najbardziej intuicyjny. Strona graficzna musi prezentować wszystkie informacje przejrzyście. Tak, aby znajdowanie oraz korzystanie z dostępnych opcji przychodziło naturalnie. Klikanina po interfejsie programu hotelarskiego i długie zastanawianie się są wysoce niepraktyczne. Z tego względu przed wyborem dobrze byłoby dany produkt konkretnie przetestować. Rzecz jasna są wersje demonstracyjne, ale uwaga! Należy zwrócić uwagę, aby demo było pełnym systemem działającym na wirtualnym obiekcie, a nie oprogramowaniem okrojonym z części istotnych funkcji.
Łatwiej, szybciej, więcej
Tak pokrótce można scharakteryzować to, w jaki sposób ma pracować dobry program hotelarski do wybrania. Taka podstawowa rzecz jak wyszukiwanie wolnych terminów dla dzwoniącego gościa albo dodawanie nowych rezerwacji na grafik recepcyjny. Z papierowym kalendarzem trzeba by przewracać kartki, pisać, skreślać, przeklejać karteczki… A tymczasem przy odpowiednim rozwiązaniu informatycznym wszystko da się okroić do niespełna minuty. Zarówno dzięki czytelności głównego ekranu, jak też komputerowym kreatorom, które z programu hotelarskiego robią błyskawicznego asystenta recepcjonisty. Funkcjonuje to w ten sposób, że system dynamicznie pokazuje dostępne opcje wraz z przeliczonymi cenami, w zależności od liczby i wieku potencjalnych uczestników turnusu, dat przyjazdu oraz wyjazdu etc.
Wszystkie powyższe walory - oraz sporo innych zalet - posiada program hotelarski NFHotel od Netfactory. Wybór nigdy nie był tak łatwy i oczywisty.

Wybór systemu hotelarskiego

Nielichy dylemat, biorąc pod uwagę liczbę i różnorodność dostępnych na rynku rozwiązań. A trudno oczekiwać, żeby osoby poświęcające się niełatwemu przecież prowadzeniu obiektu noclegowego jeszcze doskonale orientowały się w specjalistycznych programach i systemach hotelarskich, które przy współczesnej turystyce po prostu trzeba w końcu wybrać. Stąd też poniższy artykuł, prezentujący najważniejsze zagadnienia w temacie, z konkretną propozycją w ramach konkluzji.
Specjalistyczne oprogramowanie ma to do siebie, że niekoniecznie trzeba wiedzieć na jakich zasadach technicznych wszystko działa - choć coś takiego nigdy nie zaszkodzi. Najważniejsze jest to, aby móc wycisnąć z niego maksimum możliwości. A zatem wybierając system hotelarski należy zwracać baczną uwagę zarówno na liczbę i jakość dostępnych funkcjonalności, jak też wygodę użytkowania całego programu. Do tego wypadałoby jeszcze pomyśleć o kwestiach dostępu do danych w oprogramowaniu i szeroko pojmowanego bezpieczeństwa.
Internet daje mnóstwo kuszących możliwości
Również dla branży turystyczno-hotelarskiej. Naturalnie najwięcej emocji budzą te alternatywy, które pozwalają na konkretnie zwiększenie obłożenia w obiekcie. Wiadomo: więcej gości to pokaźniejsze przychody. Dlatego po systemie hotelarskim wręcz należy oczekiwać, że będzie w pełni gotowy na obsłużenie klientów przychodzących z sieci. Bo to nie jest taka prosta sprawa, ogarnąć istne multum nowych rezerwacji z całej gamy różnych źródeł: specjalistyczne portale w stylu booking.com, telefony, e-maile, booking engine na własnej stronie www… Zdecydowanie ponad ludzkie siły, zwłaszcza jeśli chce się utrzymać jasność i porządek. Dlatego każdy szanujący się program hotelowy, który ma wydatnie wspomagać sprzedaż, musi mieć zintegrowanego channel managera. Taki moduł gwarantuje, że w każdym miejscu w sieci zajęte pokoje będą zablokowane do rezerwacji.
Ekspresowa obsługa
System hotelarski to zarówno nowe kanały dystrybucji (czy jak by nie nazywać takich recepcji online 24/7), jak też spore ułatwienia w codziennej pracy dla personelu obiektu noclegowego. Zwyczajnie sporo rzeczy w komputerze da się zrobić o wiele szybciej, niż gdyby wykonywać to osobiście. Poza wzmiankowanym wyżej aktualizowaniem extranetów oraz grafiku recepcyjnego, będą to m.in. dodawanie rezerwacji przez recepcjonistów oraz wysyłka e-maili do klientów. Ad. 1) - cały proces da się zamknąć w minutę. Jeśli chodzi o wyszukanie dostępnych pokoi zgodnie z oczekiwaniami klienta, w całości można polegać na systemie hotelarskim. Parę klików, dodanie gościa do bazy wraz z niezbędnymi danymi i gotowe. Ad. 2) - w programie nie trzeba pisać wiadomości, kiedy całą treść da się wygenerować automatycznie na szablonie. Wliczając w to zindywidualizowane informacje w rodzaju danych osobowych, kwoty pozostałej do zapłaty itd. Znowu: parę klików i gotowe.
Program działający w chmurze
Wiele osób zapewne czują sporą obawę przed systemem hotelarskim działającym w całości na zewnętrznych serwerach, ALE - zagrożenia to bardziej kwestia przestarzałych stereotypów, z kolei na korzyści są twarde dowody. Co do bezpieczeństwa, to z pewnością profesjonalne serwerownie z liczących się na świecie firm będą o wiele szczelniejsze niż “domowy” sprzęt. Z kolei pewność wobec personelu daje ustawiane przez administratora systemu hotelarskiego ograniczenia: zarówno użytkowników do poszczególnych modułów, jak i logowania się tylko z konkretnych adresów IP, wyłącznie z autoryzowanych urządzeń itd. Co do zalet programów on-line, najbardziej podstawową jest pełna odporność na awarię sprzętu jaką daje (administratorowi systemu hotelarskiego) możliwość zalogowania się z dowolnego urządzenia, które ma połączenie z internetem. Komputer, tablet, smartfon - do woli. A także automatyczne aktualizacje, systematyczne dodawanie nowych funkcjonalności, gwarantowany rozwój programu, zdalna pomoc techniczna - a wszystko bez próśb o interwencję certyfikowanego technika.
Jak widać po powyższych wymogach, znakomity system hotelarski musi być niezwykle elastyczny. Prawdziwy multimedialny kombajn. Wypisz, wymaluj NFHotel.

Wybór oprogramowania hotelarskiego

Nie ma co kryć, ciężki orzech do zgryzienia. Samo prowadzenie obiektu noclegowego jest już wystarczająco skomplikowaną kwestią, a co dopiero mówić o budowie specjalistycznego systemu komputerowego. Na szczęście nie trzeba zgłębiać tajników programowania, żeby dokonać dobrego wyboru oprogramowania hotelarskiego. Niezbędne są “jedynie” świadomość własnych oczekiwań oraz możliwości, jakie dają współczesne technologie.
A trzeba przyznać, że zakres potencjalnych opcji jest niezwykle rozbudowany. Jednak wizja, w której cała recepcja prowadzi się automatycznie, a za obsługę gości dbają wyłącznie zdyscyplinowane roboty, póki co ma więcej wspólnego z lemowym science-fiction niż dającą się przewidzieć przyszłością. Wszelako nawet niepełna automatyzacja dzięki kompetentnemu, wybranemu oprogramowaniu hotelarskiemu będzie o wiele wygodniejsza niż długotrwałe wykonywanie tylu różnych zajęć ręcznie. Obszarem, który praktycznie całkowicie można - a wręcz należy - oddać systemowi zakodowanych zer i jedynek, staje się sprzedaż pokoi w sieci.
Recepcja-automat
Wszyscy hotelarze zapewne doskonale znają takie serwisy turystyczne jak booking.com, gdzie internauci mogą zarezerwować pobyt o każdej dnia i nocy. Wprawdzie życzą sobie sporej prowizji za swoje usługi, ale praktyka pokazuje że taka współpraca generalnie się opłaca obu stronom. Oczywiście każdy by chciał pozyskiwać klientów w sieci własnymi siłami. Z dobrze wybranym oprogramowaniem hotelarskim można skutecznie działać na obu wyżej wymienionych frontach. Po pierwsze: channel manager zapewnia stałe, ekspresowe połączenie grafiku recepcyjnego z bookingowym extranetem i innymi kanałami sprzedaży, dbając wszędzie o synchronizację danych - zwłaszcza dotyczących wolnych pokoi oraz zajętych terminów. Po drugie: moduł rezerwacji online na własnej stronie internetowej dzięki oprogramowaniu hotelarskiemu będzie faktycznie służył całodobowemu bukowaniu miejsc, a nie wyłącznie wysyłać zapytania do obsługi.
Ułatwienia w codziennej pracy
Kolejne z podstawowych kryteriów przy wyborze oprogramowania hotelarskiego. Wprawdzie tę masę mniejszych bądź większych usprawnień trudno przełożyć na zyski tak bezpośrednio, jak uproszczone dotarcie do znacznej liczby potencjalnych klientów za sprawą rezerwacji internetowych… ale wszystko rozbija się o organizację zajęć. W programie hotelowym samo dodawanie rezerwacji przez recepcjonistów trwa znacznie krócej niż tradycyjnie w kalendarzu/notatniku. To samo tyczy się wynajdywania dostępnych pokoi, kontrolowania statusu poszczególnych rezerwacji, tworzenia codziennych raportów dla osób odpowiedzialnych za wyżywienie i/lub sprzątanie czy przeprowadzania rozmaitych rozliczeń.
Zaliczki, zadatki, faktury i JPKi
A skoro już o finansach… trzeba przyznać, iż dobrze wybrane oprogramowanie hotelarskie powinno zdecydowanie pomóc w prowadzeniu szeroko pojętej księgowości. Ważne: pomóc, a nie wyręczyć całkowicie. Można tutaj podać całą masę przykładów, od śledzenia i kontrolowania wpłat gotówkowych przyjmowanych przez recepcjonistów (każda transakcja musi znaleźć odzwierciedlenie w systemie), poprzez tworzenie wszelkiego rodzaju faktur za usługi noclegowe, gastronomiczne, rekreacyjne (ogółem: turystyczne), aż do generowania jednolitego pliku kontrolnego - od 2018 roku niezbędnego już dla wszystkich, nawet najmniejszych firm i przedsiębiorstw.
NFHotel to znakomity wybór
Rzeczywistość na polskim rynku oprogramowania hotelarskiego generalnie wygląda w ten sposób, że aby korzystać z naprawdę kompleksowych rozwiązań, zwykle trzeba połączyć ze sobą kilka systemów. A bo jeden ma przejrzysty grafik, drugi współpracuje z największą liczbą kanałów sprzedaży, trzeci posiada moduł gastronomii… Technicznie jest to wykonalne, ale stwarza sporo różnego typu problemów. Dlatego nowoczesny program hotelowy powinien być prawdziwie multimedialnym kombajnem, systematycznie rozwijanym, aktualizowanym i wzbogacanym o nowe funkcjonalności. Z tego względu warto już teraz wybrać NFHotel.

Jaki program do hotelu?

Ilu ekspertów od turystyki i szeroko pojmowanej informatyki, tyle potencjalnych odpowiedzi i porad wskazujących konkretne programy do hotelu. Tyle że cudze opinie, nawet godnych zaufania osób, nie zawsze stanowią dobrą podpowiedź. Inny styl zarządzania, inna organizacja pracy, inna liczba miejsc noclegowych w obiekcie… Dlatego przed wdrożeniem bądź zmianą jakiegokolwiek systemu należy dokładnie zastanowić się nad tym, jakie są potrzeby ośrodka i personelu. A następnie dobrać system do oczekiwań.
Przykładowo: rodzinnemu pensjonatowi z trzydziestoma czy pięćdziesięcioma łóżkami raczej niezbyt potrzebny multimedialny kombajn, stworzony z myślą o obsłudze sieci luksusowych hoteli, gdzie liczba pokoi idzie w tysiące. Choćby dlatego, że do takiego kameralnego obiektu raczej nie zjadą się setki pracowników międzynarodowej korporacji w celach integracyjnych. Albo program do hotelu z kodowaniem zamków elektronicznych do niczego nie przyda się komuś, kto bardziej ufa tradycyjnym kluczom. A po co brać coś, czego ostatecznie nie będzie się używać?
Otwartość na rozwiązania przyszłościowe
Nieco przewrotnie można odpowiedzieć, że taki pełen bajerów program hotelowy może stać się impulsem do unowocześnienia całego ośrodka. Tyle że o wiele bezpieczniej stawiać na rozwiązania, które przyniosą korzyści już teraz, niż na rzeczy przydatne w bliżej nieokreślonej przyszłości. Dlatego o ile zamki elektroniczne niektórzy mogą sobie tymczasowo odpuścić, tak już mobilny program on-line do hotelu mógłby zainteresować każdego, kto chce być na bieżąco informowany o tym jak wygląda aktualna sytuacja w interesie. Żadnych dysków instalacyjnych, żadnego zastanawiania się czy komputer spełni wymagania sprzętowe najnowszej aktualizacji - wystarczy urządzenie z przeglądarką internetową i połączenie z siecią. A gdyby ktoś nie życzył sobie, żeby pracownicy logowali się do programu do hotelu ze swojego domu, to poszczególnym użytkownikom można zablokować dostęp z innych maszyn i/lub adresów IP niż autoryzowane.
Automatyczna recepcja
Dobry system nie tylko ułatwia codzienną pracę w obiekcie turystycznym, lecz w niektórych obszarach wręcz całkowicie wyręcza personel hotelowy. Tyczy się to zwłaszcza szeroko pojętych działań w internecie. Na przykład rezerwacje turystów korzystających z booking.com i pokrewnych portali - dzięki certyfikowanemu połączeniu z serwisem program do hotelu NFHotel sam naniesie te turnusy na grafik recepcyjny. A jeśli to recepcjoniści przyjmą klienta, system automatycznie “zdejmie” termin/pokój w extranecie. Bez dodatkowego logowania się gdziekolwiek, bez ryzyka overbookingu. To samo dotyczy rezerwacji on-line za pośrednictwem strony www. Oprogramowanie booking engine’u pokazuje tylko dostępne pokoje w danym terminie, oferuje atrakcje dodatkowe, przelicza ceny, przyjmuje płatności internetowe… Full service.
Szybka wysyłka e-maili hotelowych
Kolejny moduł, który stosunkowo długotrwałą czynność redukuje do dosłownie paru kliknięć. Goście oczekują, że jeśli dokonają rezerwacji czy opłacą zaliczkę (albo i uiszczą należność za cały pobyt), to błyskawicznie otrzymają informację zwrotną. W kompetentnym programie do hotelu takie potwierdzenia tworzy się na podstawie szablonów, uzupełnianych stosownymi kluczami odnoszącymi się do indywidualnych danych rezerwacji. Nie potrzeba żadnego mistrza klawiatury, klik i gotowe! Na dodatek takie gotowe do wysyłki wiadomości można zawczasu spersonalizować od strony wizualnej. Koniec z czarno-białą, nudną masą tekstu, teraz e-maile mogą wyglądać jak elegancka wizytówka.
Który system jest godny polecenia?
Ile osób, tyle różnych opinii. Oprogramowaniem niewątpliwie spełniającym większość oczekiwań będzie NFHotel. To program do hotelu online, działający w chmurze, korzystający z najnowszych technologii, cechujący się szybkością działania i prostotą interfejsu, kryjącą zaawansowane funkcjonalności. Co równie istotne, tworzony jest przez osoby które branżę turystyczną - w tym pracę na recepcji - doskonale znają z własnych doświadczeń. Twórcy NFHotel wiedzą zatem doskonale, jak ułatwić hotelarzom pracę, co może być kryterium przesądzającym o wyborze systemu.

Jaki system hotelowy wybrać?

Statystyki są nieubłagane - w całej turystyce coraz większa część ruchu pochodzi z rozmaitych źródeł internetowych. I jak twierdzą specjaliści, ten trend będzie tylko przyspieszał. Dla wczasowiczów rezerwacje w sieci są najzwyczajniej w świecie wygodniejsze. Skoro tak, to hotelarze nie mają innego wyjścia jak wdrożyć pisane specjalnie dla obiektów noclegowych oprogramowanie. Bowiem tylko dobry program hotelowy jest w stanie zapewnić kompleksową obsługę klientów w sieci.
Dlatego też podstawowa rzecz, jaką należy uwzględniać przy wyborze systemu hotelowego, to kompatybilność danego rozwiązania z najistotniejszymi możliwościami, jakie całej branży daje internet. Generalnie rzecz ujmując chodzi o zwiększenie obłożenia - a tym samym rzecz jasna przychodów i zysków - w obiekcie. Zarówno dzięki sprzedaży bezpośredniej, jak też z pomocą cieszących się coraz większą popularnością serwisów rezerwacyjnych. I jednocześnie takie oprogramowanie musi skutecznie zapobiegać overbookingowi.
Booking engine w symbiozie z booking.com
Co do możliwości systemu hotelowego w zakresie przyciągania gości z sieci, najistotniejszym modułem będą rezerwacje on-line. Nazywane również branżowo booking engine’em. Wystarczy dodać niewielki w sumie kawałek kodu w strukturę strony www, żeby z ładnej, ale tylko sieciowej wizytówki, zrobić pełnoprawną recepcję internetową. Zbierającą rezerwacje przez całą dobę, przez okrągły rok - bez względu na godzinę czy święta. Klient odwiedzający witrynę po prostu wpisuje interesujący go termin, wpisuje liczbę osób wraz z wiekiem i czeka na odpowiedź programu, który pokaże dostępne warianty. Naturalnie system hotelowy dynamicznie obliczy ceny, przekieruje do płatności internetowych, wyśle potwierdzenia itd. Wszystko można zamknąć w trzech prostych krokach. Z kolei program połączony z portalami OTA (vide booking.com) automatycznie aktualizuje dostępność pokoi w extranecie, więc nikt nie zdąży “nałożyć” drugiej rezerwacji. Nie ma to jak sprawny, skomputeryzowany channel manager.
Program on-line > aplikacja desktopowa/mobilna
Kolejną przewagą, jaką ma internetowy system hotelowy nad bardziej tradycyjnymi rozwiązaniami, będzie kwestia dostępu do programu. W przypadku instalowanych aplikacji otrzymuje się licencję na określoną liczbę i typ urządzeń. A jeśli dojdzie do awarii bądź wymiany sprzętu, zaczynają się poważne problemy. Pewnie, źródła internetowe dalej będą zbierać zamówienia (bo bazują na zewnętrznych serwerach), ale nikt nie będzie miał wglądu do grafiku. Z recepcjonistami i właścicielami włącznie. Tymczasem w systemie hotelowym on-line wystarczy zalogować się z innego urządzenia, co przy wszechobecnych smartfonach i tabletach będzie prościutkie. Oczywiście istnieje możliwość ograniczania użytkownikom dostępu - od poszczególnych modułów programu, po wyłącznie autoryzowany sprzęt i adresy IP.
I pracuje się łatwiej
System hotelowy bierze się również po to, żeby gospodarzom i recepcjonistom sporo codziennych spraw uprościć i przyspieszyć. Taka chociażby rzecz jak wypisywanie kart pobytu albo wysyłanie e-maili do klientów z potwierdzeniami rezerwacji, wpłynięcia wpłaty, voucherami dla stałych klientów, życzeniami świątecznymi i innymi wiadomościami marketingowymi. Normalnie trzeba trochę posiedzieć nad klawiaturą, a dzięki kompetentnemu systemowi hotelowemu całość można ogarnąć dosłownie kilkoma kliknięciami. A to wszystko dlatego, że inteligentny program pobiera odpowiednie dane i uzupełnia nimi stosowne szablony. Ba, sam proces rezerwacji i uzupełniania grafiku nowymi turnusami i dodawaniem klienta do bazy też da się znacząco przyspieszyć - do około minuty, w porównaniu ze standardowym kwadransem.
Wybieramy NFHotel
Powyższe rozważania nie mogły doprowadzić do jakiejkolwiek innej konkluzji. Z tego prostego względu, że na polskim rynku na dobrą sprawę nie ma żadnego innego systemu hotelowego online. A jeśli chodzi o funkcjonalności NFHotel, to systematycznie pojawiają się nowe usprawnienia i aktualizacje. I nie trzeba nic ściągać, czekać na modyfikacje - wszystkie nowości są dostępne od razu po zalogowaniu do programu. Wygodne, nieprawdaż?