Tego rodzaju pytanie zadaje sobie wielu właścicieli obiektów wypoczynkowych, ze wszystkich kategorii: od sieci luksusowych hoteli po kameralne pola kempingowe. Nie ma co owijać w bawełnę - również w branży turystycznej jednym z podstawowych celów funkcjonowania przedsiębiorstwa jest maksymalizacja zysków przy jednoczesnym cięciu kosztów. Sprawdzonym sposobem na poprawienie efektywności pracy będzie dedykowany program hotelowy. Tego rodzaju narzędzie informatyczne wiele spraw uprości, przyspieszy, a niektóre nawet całkowicie zautomatyzuje.
Taka codzienna w ośrodku turystycznym sytuacja: sprzątanie w pokojach gości. Szczyt sezonu, niektórzy goście kończą już swój turnus, a jeszcze więcej osób przyjeżdża. Trzeba się uwijać. Ale przecież porządki porządkom nierówne, inaczej sprząta się pokój który przez kilka dni stał pusty, a inaczej ten dopiero co opuszczony. Trzeba przygotować listę wyjazdów, porównać ją z listą przyjazdów, na tej podstawie ustalić w których pokojach posprzątać w pierwszej kolejności, zrobić w jednym, zgłosić wykonanie zadania, pójść do drugiego, znowu zejść na recepcję… A gdyby tak poprawić pracę w hotelu korzystając z modułu sprzątania w programie hotelowym? System komputerowy wie, które pokoje wymagają uwagi ekipy sprzątającej, więc je odpowiednio oznacza. Po porządkach wystarczy odhaczyć dany pokój i przejść do następnego, bez biegania po schodach. Wystarczy raz, przy pierwszej konfiguracji ustalić zasady oraz zakres usług sprzątania, aby dzień w dzień tworzyły się stosowne raporty i przypomnienia.
Inny przykład poprawiania pracy w hotelu z życia wzięty - wysyłka e-mailowych potwierdzeń, podziękowań bądź okolicznościowych życzeń. Nawet jeśli w program pocztowy wgrało się zawczasu odpowiednie gotowce, to wszelkie dane osobowe czy indywidualne o konkretnej rezerwacji trzeba wpisywać ręcznie. Po wielokroć, w końcu bazy klientów rozrastają się coraz bardziej. Tymczasem używając odpowiedniego programu hotelowego cały ten żmudny proces da się zredukować do kilku kliknięć. Wszystko za sprawą inteligentnych szablonów, które automatycznie wstawiają kluczowe słowa i informacje na podstawie danych wprowadzonych do systemu. Oczywiście jest też możliwość podejrzenia wiadomości przed wysłaniem i dopisania kilku słów (np. o jakimś specjalnym życzeniu gości). O ciekawych opcjach customizacji wizualnej już nie wspominając.
Program hotelowy = internetowy dział obsługi klienta
Jak dokładnie powyżej widać, system komputerowy stanowi wielkie wsparcie dla personelu obiektu noclegowego. Najwyższa zatem pora na to, co tygryski lubią najbardziej, czyli bezpośrednie zwiększanie zysków. Tutaj działania poprawy pracy z programem hotelowym zmierzają w kierunku poprawy obłożenia. Poprzez ściąganie zdecydowanie większej liczby klientów z internetu, niż to w ogóle jest możliwe przy kalendarzowo-kartkowym systemie zarządzania rezerwacjami. Podstawy nakręcenia obrotów są dwie - po pierwsze booking engine, który pozwala uruchomić całkowicie zintegrowany z grafikiem recepcyjnym moduł bukowania terminów na stronie www, portalach społecznościowych, niektórych serwisach ogłoszeniowo-turystycznych etc. Druga rzecz taka rzecz w programie hotelowym to channel manager, błyskawicznie synchronizujący dane o rezerwacjach dla wszystkich kanałów sprzedaży. Niezbędny zwłaszcza przy połączeniu z booking.com i podobnymi serwisami rezerwacyjnymi, które we współczesnej turystyce już są ważne, a ich rola ciągle rośnie.
Inwestycja w program hotelowy to krok w przyszłość
Porównanie takiej niechybnie dobrej zmiany do przesiadki z lokomotywy parowej do pendolino wydaje się być całkiem uzasadnione. Warto też zwrócić szczególną uwagę na rozwiązania on-line, działające w chmurze. Dzięki temu dostęp do systemu ma się w każdej chwili z dowolnego (i uprawnionego) urządzenia, nie ma najmniejszych problemów z aktualizacjami, a losowa awaria sprzętu nie zmieni się w całkowity paraliż hotelu. Taki system jak NFHotel nie tylko poprawia jakość pracy w hotelu, wobec postępującego usieciowienia branży turystycznej staje się wręcz niezbędny do przetrwania na tym arcytrudnym rynku.