Poszukiwanie odpowiedniego narzędzia do zarządzania obiektem noclegowym niewątpliwie stanowi nie lada wyzwania. We współczesnej turystyce, kiedy coraz więcej rezerwacji dokonywanych jest za pośrednictwem internetu, dedykowany system komputerowy to już wyższa konieczność. Warto w tym miejscu nadmienić, iż dobry program do organizacji pracy w hotelu nie tylko poszerza kanały sprzedaży pokoi/miejsc, ale też posiada szereg modułów ułatwiających wykonywanie codziennych czynności.
W taki czy inny sposób, zarówno personelowi niższego szczebla, jak też ścisłemu kierownictwu ośrodka wypoczynkowo-hotelarskiego. Rzecz jasna najwięcej emocji wśród hotelarzy budzi perspektywa gwałtownego skoku obrotów i zwiększenia obłożenia. Nie ma się co dziwić, po to prowadzi się biznes, aby czerpać z niego jak największe zyski. Współpraca z systematycznie rozwijanym programem do organizacji pracy w hotelu może i kosztuje konkretną sumkę, ale to taka inwestycja, która opłaci się wszystkim stronom. I gospodarzom obiektu noclegowego, i producentowi oprogramowania, a i turyści będą zadowoleni z ponadprzeciętnej jakości obsługi klienta. A jak w ujęciu długoterminowym dobra opinia przekłada się na zysk, chyba nie trzeba nikomu tłumaczyć.
Bookingi wszelkich kształtów i rodzajów
Co do modułów bezpośrednio poprawiających przychody, podczas wyboru konkretnego systemu trzeba bacznie zwrócić uwagę na co najmniej dwa elementy. Jedną z kluczowych rzeczy będzie połączenie programu do organizacji pracy w hotelu z booking.com - wiodącym portalem rezerwacyjnym w światowym internecie. Jak pokazują doświadczenia wielu hotelarzy, współpraca z tym serwisem przynosi nawet kilkukrotnie większy zysk niż sprzedaż wyłącznie na własną rękę. I to pomimo wysokich prowizji. Dlatego do udostępnienia wszystkich pokoi niezbędna jest stała synchronizacja danych o dostępności, którą zapewnia szybki channel manager. Drugą z takowych funkcjonalności w programie do organizacji pracy w hotelu powinien być booking engine. Innymi słowy silnik rezerwacji, wgrywany na strony internetowe. Przede wszystkim witrynę www obiektu hotelowego, ale też rozmaite strony społecznościowe. W ten sposób można stworzyć nawet kilka recepcji online, zbierających rezerwacje w trybie 24/7.
Parę klików zamiast żmudnej papierkowej roboty
Taka gwałtowna, ani chybi pozytywna przemiana, czeka lwią część pracy, jaką na co dzień muszą wykonywać recepcjoniści. To, co kiedyś ciągnęło się przez długie minuty, dzięki programowi do organizacji pracy w hotelu spokojnie da się zredukować do paru sekund. Wypełnianie karty pobytu? Wystarczy że system zaciągnie dane z rezerwacji, aby przygotować gotowy dokument. Wysłanie potwierdzenia rezerwacji, informacji o zaksięgowaniu zadatku czy świątecznych życzeń do gości? Praktycznie to samo, za sprawą schematów e-maili z treścią uzupełnianą na podstawie kluczy. Wyszukiwanie wolnych pokoi w określonym terminie? W zupełności wystarczy albo krótki rzut wprawnym okiem na przejrzysty grafik recepcyjny, albo uruchomienie specjalnego kreatora, który pokaże wszystkie dostępne opcje po wprowadzeniu zakresu dat oraz liczby i wieku. Tak to przynajmniej wygląda w NFHotel.
Raporty, analizy, rozliczenia
Czymże byłby program do organizacji pracy w hotelu bez zaawansowanych narzędzi statystycznych? Trudno o lepszy sposób na szersze spojrzenie w sposób funkcjonowania obiektu wypoczynkowego, jak solidna porcja twardych danych. Przy czym trzeba zaznaczyć, że podjęcie właściwych decyzji na podstawie otrzymanych informacji leży już tylko i wyłącznie w gestii zarządcy. A czy ów nabył umiejętność poprawnego “czytania” oraz interpretowania takowych wyników, to już insza inszość. Rzecz jasna na sprawdzeniu charakterystyki klientów i porównaniu recepcjonistów możliwości programu do organizacji pracy w hotelu się nie kończą. Dwa przydatne moduły, na przykładzie wspominanego już wcześniej NFHotel: choćby eksport faktur do jednolitego pliku kontrolnego, dzięki czemu księgowości pozostaje tylko skontrolować poprawność, zamiast żmudnego opracowywania wszystkiego od zera. Albo codzienne raporty sprzątania i wyżywienia tworzone na podstawie wprowadzonych do systemu i wykupionych usług, dzięki którym już na “dzień dobry” wiadomo co, gdzie i kiedy trzeba wykonać.
Wniosek może być tylko jeden - NFHotel to zdecydowanie najlepszy program do organizacji pracy w hotelu.