Sprawna, a przy tym jasna i czytelna organizacja pracy stanowi jeden z kluczowych elementów w trudnym procesie zwiększenia efektywności działania danego przedsięwzięcia. Tyczy się to również branży turystycznej, a zatem obiektów noclegowych wszelkich kategorii. W ciągłym poszukiwaniu sposobów na to, jak usprawnić i ułatwić zarządzanie hotelem bądź innego rodzaju ośrodkiem wypoczynkowym, na szczególną uwagę zasługują wyspecjalizowane programy hotelowe.
Tego rodzaju narzędzia informatyczne stanowią istne kombajny multimedialne, dzięki którym pozytywne, dobre zmiany związane z wdrożeniem takiego systemu komputerowego dotykają wielu różnych obszarów. Sam interaktywny grafik recepcyjny do sprawdzania rezerwacji i dostępnych terminów to jak na dzisiejsze standardy zdecydowanie za mało. Rzecz jasna wydatna pomoc dla recepcjonistów też ułatwia zarządzanie hotelem, lecz dobry program hotelowy (exemplum NFHotel) potrafi o wiele, wiele więcej. Od znacznego poszerzenia zakresu wykorzystywanych do maksimum kanałów sprzedaży, przez przyspieszenie obsługi klienta i rozdzielania zadań, aż po pomoc w rozliczeniach finansowych oraz tworzenie zaawansowanych analiz na podstawie gromadzonych danych statystycznych.
Recepcja online sama działa 24/7
Jeśli chodzi o ułatwienia w zarządzaniu hotelem z kategorii zwiększenia obłożenia, po programie hotelowym z prawdziwego zdarzenia należy spodziewać się co najmniej dwóch narzędzi. Pierwszym z nich będzie dwukierunkowe połączenie z booking.com (ewentualnie jeszcze innymi portalami rezerwacyjnymi), które pozwala bez obaw udostępnić w tym cieszącym się oszałamiającą popularnością serwisie wszystkie pokoje. Zwykle hotelarza wystawiają tylko kilka, w słusznej obawie przed kłopotami z overbookingiem, jakich łatwo się nabawić przy ręcznej aktualizacji extranetu. A wystarczy wbudowany channel manager NFHotel, który automatycznie i ekspresowo zsynchronizuje wszelkie dane o wolnych i zajętych pokojach. Druga rzecz, która ułatwia zarządzanie hotelem na poziomie pozyskiwania klientów, to rezerwacje on-line na własnej stronie www. Bez pośredników, wygodnie dla turystów, działa na zasadzie automatycznej recepcji, otwartej przez okrągłą dobę.
Potwierdzenia, porządki, kuchnia
Powyższe moduły programu hotelowego mają bezpośredni wpływ na zwiększenie przychodów. Teraz o nieco innych funkcjonalnościach, które przynoszą korzyści w innych dziedzinach. Niewątpliwie sporym ułatwieniem w zarządzaniu hotelem będzie zautomatyzowanie tworzenia wiadomości e-mailowych do gości. Dziś trzeba wysyłać sporo takich rzeczy: przyjęcie nowej rezerwacji, wpłaty rozmaite, podziękowania, okolicznościowe życzenia, vouchery… Szablony z automatycznie wypełnianymi treścią kluczami jak w NFHotel stanowią spore przyspieszenie: od kilku minut do dosłownie paru kliknięć. Niezwykle praktyczne są także codzienne raporty sprzątania i wyżywienia, pozwalające na porządne rozplanowanie działań z dużym wyprzedzeniem.
Cyferki, słupki i układy współrzędnych
Wprawdzie statystyki nie mówią całej prawdy, łatwo bowiem o nieumiejętne zinterpretowanie pozyskanych w taki sposób informacji, ale niewątpliwie rzetelne analizy mogą być bardzo dobrą podpowiedzią co i jak należałoby zmienić. Program hotelowy nie wskaże bezpośrednio, co jeszcze bardziej ułatwi zarządzanie hotelem, za to pośrednio wskaże kierunek w jakim opłaci się podążyć. Pozwoli też na mocne trzymanie w ryzach finansów. Każda wpłata pieniędzy w jakiejkolwiek formie powinna trafiać do systemu, każda zmiana kwoty za pobyt, każda zmiana długości trwania rezerwacji, każde odwołanie turnusy. Podręczny wykaz spraw do wyjaśnienia z personelem bywa bardzo przydatny. Tak samo jak tworzenie faktur i zestawień takowych dokumentów, z jednolitym plikiem kontrolnym na czele.
Szukasz sposobu na ułatwienie zarządzania hotelem? Sprawdź NFHotel już teraz!