Zaawansowane programy hotelowe w rodzaju NFHotel - od polskiego producenta - są wysoce wyspecjalizowanymi narzędziami, oddającymi do dyspozycji hotelarzy, personelu hotelowego (a nawet samych turystów) sporo niezwykle praktycznych funkcji. Tego rodzaju recepcja na komputer spełnia wiele zadań, w tym dotyczących kompleksowej obsługi klienta. Zarówno pomagając pracownikom, jak też całkowicie ich wyręczając. Szeroko pojmowane operacje na rezerwacjach stanowią jednak tylko część opcji, jakie oferują topowe systemy hotelarskie oferowane na polskim rynku.
Wszelako trudno zaprzeczyć, że to zakres możliwości bezpośrednio wpływających na przychody budzą największe zainteresowanie programami hotelowymi. Z założenia wdrożenie takiego oprogramowania ma być zyskowną inwestycją, wydatki na pokaz czy dla jakiegoś średnio zrozumiałego kaprysu to w innej branży, dla zupełnie innych ludzi. Posiadanie recepcji na komputer we własnym ośrodku wypoczynkowym to żaden snobizm, tylko decyzja popychająca cały hotelarski biznes do przodu w wysoce pożądanym kierunku. Stosownie dobrany system przynosi wymierne efekty już w pierwszych tygodniach od jego wdrożenia. Dlatego tak istotne jest, aby obsługa całości była prosta i intuicyjna.
Automatyczna i natychmiastowa odpowiedź na wszelkie zapytania
Zapewne każdy, kto pracował kiedyś w obiekcie hotelowym, w pobliżu jakiegoś wysokiego sezonu (wakacje nad morzem, ferie zimowe w górach etc.), musiał poświęcić długie godziny na odpowiedzi do pytań o wolny termin, które przychodziły na formularz kontaktowy. Nawet jeśli ostatnie wolne miejsca rozeszły się już jakiś czas temu, a na stronie był kolorowy pasek informujący o pełnym obłożeniu. A wystarczyłoby wyłączyć moduł do wysyłania e-maili i zastąpić go booking enginem. Innymi słowy: komputerową recepcją sensu stricte, która sama sobie poradzi zarówno z wyszukaniem dostępnych terminów, jak także dokonaniem całej rezerwacji. Z przyjęciem i zaksięgowaniem wpłaty płatnościami internetowymi włącznie. Takie rezerwacje on-line mają tę nieskrywaną zaletę, że działają przez cały dzień i noc. Dlatego kiedy turysta zainteresowany pobytem ma wolną chwilę dopiero późnym wieczorem, nie musi już czekać z telefonem na lepszą okazję czy wymieniać korespondencji z recepcjonistami. Wejść na stronę, zobaczyć dostępne opcje, wybrać najciekawszą, zapłacić zaliczkę (albo i całą kwotę) i gotowe. Naturalnie recepcja na komputer automatycznie wyśle wszystkie potwierdzenia - za pomocą e-maili tudzież SMSów. Szybkość otrzymania takich wiadomości niewątpliwie ucieszy klientów.
Parę sekund zamiast kilkunastu minut
Usprawnienia takiego rzędu wielkości mogą dotyczyć wielu codziennych czynności, jakie dzięki programowi hotelowemu stają się wręcz banalnie prosto. Skoro już przy wysyłce maili jesteśmy, warto przytoczyć jak to wygląda w przypadku rezerwacji dokonywanych przez recepcjonistów. Zwykle wygląda to w ten sposób, że po ostatecznych ustaleniach z rozmowy oraz odłożeniu słuchawki pracownik musi spędzić jeszcze dłuższą chwilę na ręcznym wypisywaniu wiadomości. Ewentualnie uzupełnianiu indywidualnych danych. Tymczasem w recepcji na komputer można mieć nie tylko gotowe szablony na wiele różnych okazji, ale też ich treść automatycznie wypełnianą danymi z konkretnej rezerwacji. Imię i nazwisko uczestników, termin, przypisany pokój, aktualny status płatności… Robi się zdecydowanie łatwiej, a zaoszczędzony czas można przeznaczyć na inne zadania do wykonania.
Mnożenie kanałów sprzedaży
Wracając do potencjalnych, policzalnych i bezpośrednich zysków z zainwestowania w program hotelowym - koniecznie trzeba wspomnieć o niezbędnym wobec współczesnych uwarunkowań branży turystycznej narzędziu, jakim jest channel manager. To zmyślny system, który łączy recepcję na komputer z internetowymi źródłami rezerwacji. Chodzi w pierwszej kolejności o portale rezerwacyjne w stylu booking.com, żeby nie głowić się już ręcznym uzupełnianiem extranetu i drżeć z obawy o nakładające się na siebie turnusy (co zwie się overbookingiem). Sprawny, błyskawicznie wymieniający informacje CM pozwala z pełnym spokojem otworzyć zdecydowanie więcej kanałów sprzedaży pokoi, niż ma to miejsce przy takich podstawowych - czy raczej okrojonych w porównaniu z polskim NFHotelem - recepcjach na komputer.