Kompleksowy program hotelowy powinien oddawać użytkownikom do dyspozycji duży zestaw zróżnicowanych zestaw funkcjonalności. Takich, które pozytywnie zadziałają na poszczególne aspekty zarządzania obiektem noclegowym i pracy w ośrodku wypoczynkowym. Przy czym nie ma co owijać w bawełnę - to recepcja w programie hotelowym budzi zdecydowanie największe zainteresowanie. Przyczyna takiego stanu rzeczy jest banalna i prozaiczna: to właśnie ten dział ma największy wpływ na generowanie przychodów. Dobre oprogramowanie - takie jak NFHotel od polskiego producenta NetFactory - daje parę przydatnych narzędzi, których wdrożenie poskutkuje zwiększeniem obłożenia, sprzedaży i zysków.
Niektóre moduły robią to bezpośrednie, a oddziaływanie innych funkcjonalności na jakże puchnięcie kabzy jest nieco mniej oczywiste. Na pierwszy ogień w niniejszym artykule pójdą te z pierwszej kategorii. Przybliżając odpowiedniki recepcji w programie hotelowym, trzeba zawczasu zwrócić uwagę na nasilający się trend rezerwowania pobytów przez turystów - na dosłownie każdą okazję i termin - za pośrednictwem stron internetowych. Zarówno poprzez oficjalne witryny hoteli, pensjonatów i innych obiektów noclegowych, jak też korzystając z usług cieszących się coraz większą popularnością serwisów do bukowania. Głównym zadaniem systemu recepcyjnego będzie stworzenie automatycznego punktu obsługi dla spływających zewsząd z sieci zamówień na usługi hotelowo-turystyczne.
Overbooking? A co to takiego?
Hotelarze, którzy posiadają w pełni rozwiniętą recepcję w programie hotelowym mogliby zadać takie właśnie pytanie swoim koleżankom i kolegom po fachu, którzy wolą papierowe kalendarze. A dostępność w internetowych kanałach sprzedaży za każdym razem aktualizują ręcznie, co dla każdej rezerwacji trwa parę długich minut. Tak długie okienko czasowe pomiędzy odłożeniem słuchawki a wysłaniem informacji do extranetu prędzej czy później skończy się tym, że trzeba będzie odkręcać nakładające się na siebie turnusy. Tymczasem w każdym porządnym systemie hotelarsko-recepcyjnym działa channel manager. W NFHotel ów element zapewnia przede wszystkim dwukierunkowe połączenie z booking.com, bodaj największym i najpopularniejszym portalu w swojej kategorii. Rzecz jasna to samo tyczy się pozostałych kanałów sprzedaży zintegrowanych z recepcją w programie hotelowym. Tym samym martwienie się overbookingiem to dla użytkowników rzeczonego oprogramowania tylko i wyłącznie niepokojąca wizja z kompletnie nierealistycznych koszmarów.
Punkt samoobsługi klienta
Takim intrygującym mianem spokojnie można określić rezerwacje online na stronę internetową, jaką zapewne posiada już każdy obiekt noclegowy. Równie adekwatnym wyrażeniem byłoby “internetowa recepcja w programie hotelowym”. Rozumiane całkiem dosłownie. Tak zwany booking engine znajdzie automatycznie wolne terminy, wskaże dostępne standardy, przeliczy koszty po dodaniu wyżywienia i innych dodatków, przekieruje do płatności internetowych, wreszcie sam wyśle wszystkie konieczne potwierdzenia. E-mailowo, SMS-owo albo i obiema tymi drogami. A jeśli chodzi o techniczne detale, to umieszczenie modułu rezerwacji on-line na witrynie www sprowadza się do wklejenia niewielkiego kawałka kodu z systemu w źródło strony internetowej. Dlatego takich dodatkowych recepcji w programie hotelowym da się stworzyć sporo, np. na profilach w mediach społecznościowych czy na portalach typowo ogłoszeniowych. Choć trzeba zaznaczyć, że stosunkowo niewiele serwisów zgadza się na takie wzbogacanie turystycznych anonsów.
Personelowi hotelowemu na recepcji też będzie łatwiej
Skoro czas to pieniądz, niewątpliwie opłaca się inwestować w takie rozwiązania, które usprawniają wykonywanie pewnych czynności. To samo tyczy się branży turystycznej i pracowników zajmujących się głównie szeroko pojmowaną obsługą klienta. Samo dodawanie nowych rezerwacji na grafik z interaktywną recepcją w programie hotelowym znacznie przyspieszy. Na przykładzie NFHotel, cały ten proces da się zamknąć w około minucie - razem z dodaniem klienta do bazy. Jest całkowicie jasne, że komputerowy automat znacznie szybciej wyszuka dostępne terminy niż najwprawniejsze nawet ludzkie oko (do spółki z rzutkim umysłem). Trochę na zasadzie internetowego booking engine’u, tyle że to recepcjonista na podstawie rozmowy z potencjalnym klientem wprowadza do wyszukiwarki informacje o liczbie uczestników, wieku kolejnych osób, zakresie dat i preferowanej długości pobytu. Inny przykład pozytywnego wpływu, jaki na sprawną organizację pracy wywiera recepcja w programie hotelowym, to tworzenie gotowych do wysyłki wiadomości dla turystów. Samoczynne wypełnianie treści danymi z konkretnej rezerwacji oszczędza mnóstwo czasu, który bez takiego modułu trzeba przeznaczyć na żmudne przepisywanie.
Wszystkie powyższe funkcje, a także wiele, wiele więcej pożytecznych i stosunkowo łatwych do wdrożenia możliwości, posiada polski program hotelowy NFHotel. Sprawdź specjalistyczne oprogramowanie dla hotelarstwa i przenieś swój turystyczny biznes w nowy wymiar.