Plik papierowych dokumentów, kalendarzy i notatek do zarządzania hotelem bądź innego rodzaju obiektem noclegowym, przy aktualnych uwarunkowaniach w branży turystycznej stanowią już przeżytek. Komputerowy dziennik rezerwacji zarówno gwarantuje o wiele większe możliwości, jak też stanowi znacznie lepsze zabezpieczenie przed rozmaitymi wypadkami losowymi. Dane na światowej klasy serwerze chmurowym, dostępne po zalogowaniu się z praktycznie dowolnego urządzenia są bezdyskusyjnie trwalsze od stosu kartek, zapisywanego najwyżej w dwóch egzemplarzach.
Doskonałym przykładem do szerszego omówienia będzie program hotelowy klasy NFHotel. To polski system, tworzony i systematycznie rozwijany przez rodzimą firmę NetFactory, charakteryzujący się dużą - i co równie ważne, stale poszerzaną! - funkcjonalnością. Podstawowy moduł w komputerowym dzienniku rezerwacji turystycznych stanowi rzecz jasna interaktywny grafik recepcyjny. Choć automatyzacja stale postępuje, to zapytania telefoniczne od turystów wciąż stanowią istotną część potencjalnych przychodów ośrodków wypoczynkowych. Ergo: recepcjoniści nadal są hotelarstwu potrzebni. Z odpowiednim narzędziem personel może pracować o wiele wydajniej, a niektóre zadania w sporej części przejmie oprogramowanie, co przyniesie ogromne oszczędności bezcennego czasu.
Synchronizacja dostępności pokoi dla wszystkich kanałów dystrybucji
Modelowy przykład niezbędnej czynności, w której nikt i nic nie dorówna komputerowemu dziennikowi rezerwacji turystycznych. Statystyki turystyczne są jasne, bez miejsca na jakiekolwiek wątpliwości czy inne interpretacje - internet tylko i wyłącznie zyskuje na ważności jako miejsce do rezerwowania wczasów oraz pozostałych form wypoczynku. Dlatego hotelarze muszą prowadzić aktywną sprzedaż w sieci, zarówno na własną rękę, jak też za pośrednictwem rozmaitych serwisów do bukowania. Jak widać źródeł potencjalnych klientów wciąż przybywa, a więc i rośnie ryzyko overbookingu. Jednak kompetentny, komputerowy dziennik rezerwacji turystycznych jest w stanie zredukować prawdopodobieństwo nakładania się różnych turnusów w jednym pokoju właściwie do zera. A to za sprawą channel managera, automatycznie “zdejmującego” zajęte terminy i pokoje. NFHotel w połączeniu z booking.com osiąga wyniki nawet na poziomie jednej sekundy.
Sprzedaż bez pośredników z (tak) dużą prowizją
Naturalnie hotelarze chcieliby maksymalizować obłożenie w swoich obiektach noclegowych w taki sposób, kiedy klient przychodzi do nich bezpośrednio. Jak to zrobić, kiedy gościom najwygodniej bukować w sieci, na dodatek o dowolnej porze dnia i nocy? Otóż rozkręcić na własnej stronie internetowej rezerwacje on-line, stanowiące jeden z modułów komputerowego dziennika rezerwacji turystycznych. Takowy booking engine w praktyce stanowi pełnoprawny, nawet jeśli internetowy, punkt (samo)obsługi turystów. Na dodatek funkcjonujący bez najmniejszych przerw, stale w trybie 24/7. Pozostaje “tylko” ściągnąć internautów na własną witrynę www… a także profile w mediach społecznościowych. Technicznie umieszczenie takiego widgetu zarówno na stronie, jak też w zakładce na facebooku, Google+ czy innym Twitterze, jest całkiem proste. Sprowadza się do przeklejenia niezbyt długiego kawałka kodu we wskazane przez administratorów portalu miejsce.
Inne możliwości z komputerowym dziennikiem rezerwacji turystycznych
Skoro wszelkie operacje na rezerwacjach stanowią dla recepcjonistów codzienność, w tym obszarze dałoby się wprowadzić sporo ciekawych usprawnień. W NFHotel przy odebraniu telefonu warto odpalić specjalny kreator, który błyskawicznie sprawdzi czy w podanym terminie są wolne pokoje dla konkretnej liczby uczestników turnusu o określonym wieku. Z kolei zaznaczanie wyżywienia, pakietów SPA i innych atrakcji dodatkowych powoduje dynamiczne przekalkulowywanie ceny. Dzięki temu przedstawienie potencjalnym klientom dostępnych opcji będzie nad wyraz szybkie. Jeszcze bardziej intrygująco przedstawia się moduł wysyłki e-maili, jaki ma opisywany komputerowy dziennik rezerwacji turystycznych. To coś więcej niż gotowe szablony na różne okazje (potwierdzenie zarezerwowania określonego pokoju i terminu, informacja o zaksięgowaniu wpłaty, podziękowania po pobycie itd.), a to dzięki specjalnym kluczom. Takim, które na ekranie wysyłania wiadomości staną się indywidualnymi danymi, zaciągniętymi z bazy. Chodzi o imię, nazwisko, wartość rezerwacji, termin i te wszystkie pozostałe rzeczy personalizujące przekaz.
Podobnie praktycznych funkcjonalności NFHotel ma znacznie, znacznie więcej. I co jeszcze istotniejsze, ten komputerowy dziennik rezerwacji turystycznych regularnie otrzymuje darmowe aktualizacje, jeszcze bardziej rozbudowujące i tak już zaawansowany system. A wszystko przy stałym zachowaniu przejrzystości interfejsu oraz prawdziwie intuicyjnej obsługi. Nawet dla laików, którzy nie korzystają na co dzień z komputerów, smartfonów czy tabletów.