Prawdziwa rewolucja w hotelarstwie - szczególnie w dobie internetu, kiedy coraz więcej turystów bukuje miejsce na wypoczynek w globalnej sieci. Komputerowy dziennik rezerwacji stanowi właściwie jedyną pewną gwarancję, że przy tak dużej liczbie źródeł potencjalnych klientów uda się utrzymać porządek. Innymi słowy: uniknąć przykrego i bolesnego w skutkach overbookingu, wynikającego z nakładających się na siebie turnusów przy braku wolnych miejsc. Takie sprytne narzędzie zwykle stanowi element kompleksowego programu hotelowego.
Rozbudowane systemy informatyczne dedykowane branży hotelarskiej wspierają praktycznie wszystkie działania, jakie są podejmowane zarówno przez personel, jak też osoby zarządzające na wyższym szczeblu. Zapewne w komputerowym dzienniku rezerwacji największe zainteresowanie wzbudzą te funkcjonalności, które bezpośrednio przełożą się na sprzedaż. Najlepiej bezpośrednią, ale i każdy dodatkowy grosz zarobiony z pomocą pośredników na prowizji będzie wartościowy. Wypada tylko jeszcze przypomnieć popularne powiedzonko “czas to pieniądz” - w tym przypadku usprawnienie codziennej pracy przyniesie spore oszczędności. A zyskane w ten sposób minuty i godziny da się przeznaczyć na inne rzeczy, w których potrzebna jest ludzka ręka i uwaga.
Samoczynne zapełnianie komputerowego dziennika rezerwacji
Brzmi jak czarodziejski podarek z bajki dla dzieci? Być może tak, lecz tak pięknie - wręcz magicznie - wygląda rzeczywistość. Na przykładzie NFHotel warto wskazać dwa świetne moduły, jakie oferuje dobry program hotelowy. Pierwszym z nich będzie booking engine. Cóż to takiego? Integralny system na rezerwacje on-line, jakich turyści dokonują z poziomu strony internetowej. Zarówno na witrynie www obiektu, jak też w mediach społecznościowych albo sieciowych serwisach ogłoszeniowych (niektórych). Komputerowemu dziennikowi rezerwacji z prawdziwego zdarzenia nie brakuje też obsługi zewnętrznych portali rezerwacyjnych. Za sprawne, dwukierunkowe połączenie z booking.com oraz innymi serwisami z gatunku OTA odpowiada wbudowany channel manager. Ma niezwykle odpowiedzialne zadanie, gdyż synchronizuje dostępność we wszystkich podłączonych kanałach dystrybucji. Hotelarz z NFHotel może całkowicie zapomnieć o overbookingu.
Wsparcie marketingowe
Budowanie dobrej relacji z klientem to dzisiaj podstawa, również dla branży turystycznej. Zaczyna się od przyjaznej, przejrzystej strony internetowej do wywarcia pozytywnego wizerunku, a skończywszy na wdrożeniu efektywnego programu lojalnościowego dla gości. Jak tutaj może pomóc komputerowy dziennik rezerwacji? Choćby za sprawą podsystemu do wysyłki wiadomości: mailing jest obecny m.in. przy potwierdzeniach rezerwacji, okolicznościowych życzeniach czy podziękowaniach za pobyt - wraz z prośbą o ocenę. W NFHotel funkcjonują szablony z kluczami, automatycznie podmienianymi na indywidualną, stosowną dla danego klienta treść. Zamiast długiego stukania w klawiaturę - parę kliknięć myszy. Równie pozytywny wpływ na działania hotelarzy względem gości ma generowanie różnych voucherów, kodów rabatowych i podobnie mile widzianych upominków. Tak samo jak analizy statystyczne, niezbędne do planowania kampanii.
Całość pod dyskretną, acz pełną kontrolą
Jeśli zaś chodzi o rzeczy przydatne głównie gospodarzom obiektów noclegowych oraz pracownikom na stanowiskach menadżerskich, to bodaj najistotniejszą sprawą będzie wgląd w finanse. I tutaj w komputerowym dzienniku rezerwacji praktyczne jest to, że każda wpłata pozostawia ślad w systemie. I to samo dotyczy modyfikacji jej wielkości, źródła i sposobu przekazania, a także wszelkich operacji na rezerwacjach. Doskonale wiadomo, który klient zrobił całościową przedpłatę, który recepcjonistą przyjął gotówkę, a kto z personelu zastanawiająco często usuwa rezerwacje tuż po ich zakończeniu… Żadne podejrzane działania się nie ukryją, pozostaje tylko wyjaśnić ewentualne niejasności twarzą w twarz. Bardzo ważne są też rozliczenia z fiskusem - tutaj kwestię mocno przyspieszy i uprości eksport faktur VAT do formatu JPK. Tak, żeby księgowość mogła go zaimportować do swojego programu i przesłać pełny jednolity plik kontrolny.
Powyższa wyliczanka stanowi zaledwie ułamek świetnych możliwości, jakie dają hotelarzom komputerowe dzienniki rezerwacji. Nowoczesny program hotelowy pozwala na kompleksowe zarządzanie ośrodkiem wypoczynkowym, bez względu na lokalizację, standard czy liczbę miejsc noclegowych.