Wśród polskich hotelarzy krąży legendarna już opowieść o tym, jak to jeden z obiektów noclegowych w górach niemal całkowicie zmarnował sezon wakacyjny, bo komuś zaginął aktualny dziennik rezerwacji turystycznych. Kierownictwo ośrodka wypoczynkowego uznało, że mniejszym złem będzie zamknięcie recepcji na przyjmowanie nowych zamówień i obsłużenie tych klientów, którzy się pojawią. Widać po przekalkulowaniu “lepsze” było gwałtowne zmniejszenie liczby gości niż ewentualny overbooking. W dobie globalnej sieci i coraz większego udziału źródeł internetowych w generowaniu ruchu turystycznego, ryzyko nałożenia się rezerwacji jeszcze wzrosło.
Jak głosi ludowa mądrość: nie ma róży bez kolców. Jednak gra zdecydowanie jest warta świeczki, gdyż dzięki aktywnej obecności w sieci można zwiększyć obłożenie - a tym samym przychody - nawet kilkukrotnie. Zwłaszcza poza sezonem. Przy papierowym dzienniku rezerwacji turystycznych trzeba liczyć się z tym, że personel zwyczajnie nie zdąży “zdjąć” zarezerwowanego przed chwilą pokoju w panelu administracyjnym (tudzież extranecie) serwisu rezerwacyjnego, zanim jakiś użytkownik portalu skusi się na ciekawą ofertę. Dlatego inwestycja w odpowiednio wyposażony program hotelowy stanowi jedynie słuszną opcję. Pozostaje “tylko” zdecydować, jakie konkretnie rozwiązanie z gatunku usług informatycznych dla biznesu hotelarskiego wdrożyć.
Tutaj warto pochylić się nad NFHotel
Trzeba już na początku zaznaczyć, iż uruchomienie interaktywnego dziennika rezerwacji turystycznych w formie cyfrowej stanowi jedynie jedną spośród całego mnóstwa możliwości, jakie powinien dawać zaawansowany system komputerowy. Im więcej opcji w ramach jednolitego środowiska, tym sprawniejsze działanie całości. Dlatego taki istotne jest, żeby multifunkcjonalny grafik hotelowy był zintegrowany z channel managerem, odpowiadający za natychmiastową synchronizację dostępności we wszystkich kanałach dystrybucji. Realia rynku OTA wyglądają tak, że liczy się przede wszystkim połączenie z booking.com. CM-y różnych producentów osiągają bardzo rozpięte czasy aktualizacji, średnia wynosi ok. 60 sekund. Długo - o ile niektóre channel managery ściągają i wysyłają informacje po 3 minutach, tak NFHotel wykręca wyniki na poziomie 5-8 sekund.
Dziennik rezerwacji turystycznych jak automat recepcyjny
Pomoc serwisów OTA bywa dla hotelarzy nieoceniona, ale przecież znacznie lepszy rozwiązaniem jest bezpośrednie pozyskiwanie klientów. Naturalna rzecz, skoro Holendrzy z bookinga chcą, żeby dawać im takie same ceny jak turystom dzwoniącym na recepcję - odpada konieczność odprowadzania prowizji. Dlatego porządna strona obiektu noclegowego powinna mieć rezerwacje on-line. Taki element dzienników rezerwacji turystycznych fachowo zwie się booking engine. Funkcjonuje to na tej zasadzie, że program zachowuje się trochę jak robot-recepcjonista, pracujący sumiennie w trybie 24/7 (i za głodową pensję, tj. zazwyczaj opłatę abonamentową). Dla turystów takie rozwiązanie jest tak samo wygodne, jak portale OTA: rezerwują kiedy tylko najdzie ich ochota. Dla hotelarzy też świetnie, bo mogą łatwo zwiększyć udział rezerwacji bezpośrednich, umieszczając rzeczony moduł na witrynie www, w portalach społecznościowych…
NFHotel daje więcej niż samo podbicie sprzedaży
Skoro najgorętsze aspekty w rozbudowanych dziennikach rezerwacji turystycznych mamy już dokładnie zaprezentowane, pora na pozostałe walory specjalistycznego oprogramowania hotelowo-recepcyjnego. Konkretnych przykładów jest multum, dlatego tym razem tylko skrócone opisy. Po pierwsze: wysyłka e-maili do gości. Niezbędne do załatwiania formalności (potwierdzenia rezerwacji i wpłat) oraz działań stricte marketingowych. NFHotel oddaje do dyspozycji narzędzie do tworzenia szablonów z kluczami, zamienianymi na indywidualną treść stosownie do klienta, numeru rezerwacji itd. Koniec z długotrwałym przepisywaniem. Po drugie: organizacja sprzątania pokoi. Wystarczy raz wprowadzić zasady, na jakich prowadzone są porządki, a program hotelowy sam będzie generował stosowne raporty. Podobnie w dzienniku rezerwacji turystycznych działa wyżywienie. Po trzecie: rozliczenia finansowe. Od śledzenia każdej wpłaty i rezerwacji, przez statystyczne analizy do profilowania preferencji klientów, aż po tworzenie faktur VAT i eksportowanie ich do formatu jednolitego pliku kontrolnego, adaptowalnego przez oprogramowanie do księgowości.
Dziennik rezerwacji turystycznych stanowi najistotniejszą, lecz nie jedyną wysoce pożyteczną funkcjonalność w programie hotelowym. NFHotel od polskiej firmy NetFactory stanowi tego najlepszy dowód.