Niezbędne elementy
potwierdzenia rezerwacji

Wzór potwierdzenia rezerwacji w hotelu

Jakie informacje powinno zawierać potwierdzenie rezerwacji, które hotelarze wysyłają klientom w formie e-maili i/lub SMS-ów? Nad takimi kwestiami głowi się wiele osób prowadzących obiekty turystyczne - szczególnie ostatnimi czasy, kiedy to zaczęło obowiązywać RODO. Prawidłowy formularz rezerwacji hotelowej i wzór potwierdzenia rezerwacji w hotelu to dziś bardzo poszukiwana rzecz - a zespół NFHotel służy fachową poradą.

Co powinno zawierać potwierdzenie rezerwacji?

Konieczne dane, jakie muszą być zawarte

Krótko rzecz ujmując: wszystkie niezbędne informacje o obiekcie i turnusie - od danych teleadresowych hotelu, przez informacje o zarezerwowanych pokojach, aż po dane do przelewu na wpłatę zadatku. Albo jeszcze wygodniej dla klienta: przycisk do błyskawicznych płatności on-line. Przydałoby się również uwzględnić możliwości współczesnych urządzeń mobilnych. Np. uruchomienie nawigacji samochodowej po dotknięciu mapki z wiadomości. Oczywiście nie wolno zapomnieć o dopełnieniu formalności, takich jak regulamin w formie odnośnika albo załącznika. Jeśli chodzi o dane osobowe klienta w potwierdzeniu, w zasadzie wystarczy ograniczyć się do imienia i nazwiska osoby rezerwującej lub gościa oraz liczby (i ewentualnie kategoriach wiekowych) uczestników turnusu.

Rzecz jasna źródłem tych wszystkich informacji są sami klienci, korzystający z rezerwacji przez internet - tzw. booking engine - bądź kontaktujący się z recepcją.

Gdzie znajdę wzór potwierdzenia rezerwacji?

Automatyczne powiadomienia, bez uzupełniania danych

Trzeba mieć świadomość, że jeśli chodzi o potwierdzenie rezerwacji hotelowej wzór idealny nie istnieje - każdy ma własną koncepcję optymalnego rozmieszczenia poszczególnych elementów w e-mailu.

Dla jednych najważniejsze będą konkrety dotyczące rezerwacji, a inni klienci woleliby mieć najpierw informacje o hotelu. O ile wizualna koncepcja wzoru potwierdzenia rezerwacji w hotelu, pensjonacie, apartamencie czy domkach letniskowych będzie mocno indywidualna, tak wspólna dla całej branży turystycznej jest konieczność uzupełniania szablonów wiadomości przez recepcjonistów. W tym zakresie NFHotel oferuje świetne narzędzie, które na podstawie raz zapisanych w programie danych klienta i rezerwacji generuje gotowe e-maile. Personelowi hotelowemu pozostaje rzucić okiem i kliknąć “Wyślij”. W ten sposób automatycznie powstają wiadomości w kilku językach jednocześnie. Innymi słowy, NFHotel posiada gotowy wzór potwierdzenia rezerwacji w hotelu po polsku, niemiecku i angielsku. I to od razu z fakturą w załączniku, jeśli będzie taka potrzeba.

RODO a potwierdzenia hotelowych rezerwacji

Potwierdzenie rezerwacji zgodne z RODO

A całą tą internetowo-medialną paniką związaną z wprowadzonym przez Unię Europejską RODO nie należy się przejmować. Zwłaszcza w kontekście wysyłanych przez hotele, pensjonaty, apartamenty, domki letniskowe i inne obiekty noclegowo-turystyczne potwierdzeń rezerwacji dla klienta. Po prostu praktycznie nic się nie zmienia. Kluczowe jest tutaj pojęcie danych niezbędnych do realizacji usługi. Pojęcie wybitnie niedoprecyzowane, ale imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mailowy czy wiek z pewnością się w nim mieszczą (nawiasem mówiąc: kserowanie dokumentów tożsamości już nie przejdzie). Wiele zależy tutaj od… cennika stosowanego w obiekcie. Tak czy inaczej, zawarcie takich danych osobowych w formularzu rezerwacji hotelowej i jej potwierdzeniu jest jak najbardziej uzasadnione. Choćby w takim celu, aby klient mógł sprawdzić, czy wszystko się zgadza i uniknąć przykrej niespodzianki z rodzaju “mamy rezerwację, ale na zupełnie inną osobę”.

Co znajduje się w poradniku?

W tym wpisie znajdziesz odpowiedzi na pytania:

  • wzór potwierdzenia rezerwacji w hotelu
  • formularz rezerwacji hotelowej
  • potwierdzenie rezerwacji hotelowej wzór
  • wzór potwierdzenia rezerwacji w hotelu po polsku, niemiecku, angielsku
  • wzór potwierdzenia rezerwacji w hotelu, pensjonacie, apartamencie, domkach letniskowych
  • jak powinno wyglądać potwierdzenie rezerwacji
  • co powinno zawierać potwierdzenie rezerwacji
  • jakie informacje powinno zawierać potwierdzenie rezerwacji

Jak chronić dane na recepcji

Z punktu widzenia branży hotelarskiej RODO oznacza przede wszystkim to, że trzeba będzie mocniej pilnować wglądu do informacji o gościach. Zeszyt pozostawiony na ladzie recepcji może ściągnąć na głowę niepotrzebne problemy, lepszy będzie program hotelowy z różnicowaniem uprawnień użytkowników. Wystarczy wpoić personelowi, żeby odchodząc z recepcyjnego stanowiska wylogowywać się z systemu. Poza tym należy dopełnić obowiązku informacyjnego o gromadzeniu, przetwarzaniu danych osobowych i możliwości ich całkowitego usunięcia na życzenie klienta - na to, jak powinno wyglądać potwierdzenie rezerwacji ma to wpływ na tyle, o ile trzeba odpowiednio sformułować regulamin i dodać go do wiadomości.

jak zrobić dobre wrażenie na gościach i przedstawić dokładne informacje na temat pobytu w przejrzysty sposób
czego nie może zabraknąć w prawidłowym potwierdzeniu rezerwacji
jak powinno wyglądać potwierdzenie rezerwacji na miarę XXI wieku
jak ograniczyć ryzyko, że znów się pomylisz lub o czymś zapomnisz

Dane teleadresowe

Zamieść w nagłówku dane teleadresowe obiektu. Aby ułatwić interakcję, koniecznie podlinkuj telefon, www, e-mail, portale społecznościowe.
Nazwa obiektu
Kod pocztowy
Telefon
Ulica
Miejscowość
E-mail
Strona www
Portale społecznościowe

PRZYWITAJ SIĘ

Kilka słów na powitanie i podziękowanie za dokonanie rezerwacji w Twoim obiekcie z pewnością będzie miłym wstępem do potwierdzenia rezerwacji.

Szczegóły rezerwacji

Uzupełnij najważniejsze informacje dotyczące rezerwacji.
numer rezerwacji
imię i nazwisko gościa
ilość noclegów
ilość osób
termin pobytu
doba hotelowa
wyżywienie
typ pokoju
typ pobytu, np. pakiet

Dane do wpłaty zadatku

NUMER REZERWACJI
IMIĘ I NAZWISKO
TERMIN POBYTU
Wyślij numer konta do opłacenia zadatku oraz poproś o wpisanie w tytule przelewu ważnych danych, dzięki którym szybciej odnajdziesz rezerwację po otrzymaniu wpłaty.

ROZLICZENIE

Możliwie dokładnie rozpisz rozliczenie rezerwacji. W potwierdzeniu powinny się znaleźć: pełna wartość rezerwacji, kwota zadatku, opłata miejscowa, opłata za sprzątanie i inne ewentualne dopłaty.

Płatność on-line

Pozwól na wpłatę zadatku błyskawicznymi płatnościami on-line. Twoi klienci nie będą musieli uzupełniać danych do przelewu, a Ty natychmiast otrzymasz jego potwierdzenie.

Mapa dojazdu

Zamieść mapę z zaznaczonym obiektem, a dodatkowo podlinkuj ją do Twojej lokalizacji w Google. Dzięki temu po kliknięciu w smartfonie włączy się nawigacja.

RESPONSYWNOŚĆ

Wyświetlanie Twojej oferty to dzisiaj podstawa. Równie ważne jest, aby wiadomości, które wysyłasz do gości poprawnie wyświetlały się zarówno na dużych monitorach, jak i urządzeniach mobilnych.
REGULAMIN REZERWACJI
Do potwierdzenia rezerwacji, warto załączyć regulamin. Dodaj również informację, że jej dokonanie oznacza akceptację regulaminu. Możesz zamieścić link do regulaminu, ale formą bardziej wiążącą będzie regulamin dołączony do wiadomości, np. w formie załącznika PDF.
WARUNKI ANULACJI
Dodaj warunki anulacji, aby gość miał jasność, kiedy i na jakich zasadach może zmienić termin rezerwacji, lub ją anulować. Jeśli nie chcesz, nie musisz zamieszczać tej informacji w treści wiadomości - wystarczy jeśli znajdzie się ona w regulaminie.

Pokaż atrakcje

Aby zapewnić gościom udany pobyt - pokaż polecane atrakcje w okolicy. Może to być przygotowana przez Ciebie lista lub link do strony z listą. Udany pobyt gości, zwiększa prawdopodobieństwo ich powrotu!

Podpisz się

Podpis to nie tylko przedstawienie się klientowi. To również ważna informacja, kiedy musisz ustalić, kto wysłał daną wiadomość. Jeśli dodatkowo każda osoba będzie miała stopkę ze zdjęciem, z pewnością zrobi to świetne wrażenie na Twoich gościach.

Wyślij SMS

Dla części Twoich klientów, wygodną formą otrzymania potwierdzenia będzie SMS. Warto wyjść im na przeciw i być przygotowanym na wysłanie wiadomości również w tej formie.

Przykład

Gotowe rozwiązania

Nie musisz ręcznie wykonywać żmudnej pracy przy każdym potwierdzeniu rezerwacji.

Używaj programów, które udostępniają inteligentne powiadomienia dla gości

Nowoczesne PMS (programy hotelowe) same generują potwierdzenia, jak przykład obok. Wystarczy, że ustawisz odpowiednio szablon, a wszystkie potwierdzenia będą robić się same!

Za darmo!

Czy możesz mieć program generujący idealne potwierdzenia za darmo? Odpowiedź brzmi TAK!

W darmowej wersji NFHotel PMS dostajesz pełną funkcjonalność inteligentnych powiadomień e-mail za darmo na zawsze!

Więcej znajdziesz na stronie nfhotel.pl

Pobierz bezpłatny poradnik z niezbędnymi elementami potwierdzenia rezerwacji

Dowiedz się:
  • jak zrobić dobre wrażenie na gościach i przedstawić dokładne informacje na temat ich pobytu w przejrzysty sposób
  • jak powinno wyglądać potwierdzenie rezerwacji na miarę XXI wieku
  • czego nie może zabraknąć w prawidłowym potwierdzeniu rezerwacji
  • jak ograniczyć ryzyko, że znów się pomylisz, lub o czymś zapomnisz
Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od NFHotel.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.

Pobierz bezpłatny poradnik z niezbędnymi elementami potwierdzenia rezerwacji

Sięgnij po darmową wiedzę!
Dowiedz się:
jak zrobić dobre wrażenie na gościach i przedstawić dokładne informacje na temat ich pobytu w przejrzysty sposób
jak powinno wyglądać potwierdzenie rezerwacji na miarę XXI wieku
czego nie może zabraknąć w prawidłowym potwierdzeniu rezerwacji
jak ograniczyć ryzyko, że znów się pomylisz, lub o czymś zapomnisz
Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od NFHotel.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Dołącz już dziś do zadowolonych klientów
  • "Przejście na NFHotel z innego systemu to była dobra decyzja. Program zawsze dostępny, nowe możliwości są wdrażane chyba co tydzień. Klika ulepszeń pojawiło się na naszą prośbę. Co jest dla nas niezwykle ważne - zawsze można liczyć na pomoc techniczną."
    Laola SPA w Pobierowie
    Laola Spa
    Pobierowo
  • "Decyzja o wyborze systemu NFHotel była "strzałem w dziesiątkę". Program pozwolił nam zebrać wszystkie obiekty w jedną całość, aby integralnie nimi zarządzać, a ze względu na ich różnorodność, było to nie lada wyzwanie. Szeroki wachlarz możliwości tego narzędzia, bardzo pomaga nam w codziennej pracy, zarówno pod względem obsługi gości, jak rozliczeń finansowych dla właścicieli, czy współpracy z działem technicznym.
    System jest wciąż unowocześniany zgodnie z naszymi uwagami, wprowadzane są poprawki i ulepszenia. Dział pomocy technicznej nigdy nas nie zawiódł, działa błyskawicznie. Polecamy każdemu, kto szuka konkretnego narzędzia do prowadzenia obiektów branży turystycznej."
    Jantar Apartamenty w Kołobrzegu
    JANTAR apartamenty
    Kołobrzeg
  • "Pracę na systemie NFHotel rozpoczęliśmy już kilka lat temu, kiedy w naszej ofercie znajdowało się zaledwie 20 apartamentów. Dziś zarządzamy przeszło 140 lokalami, a NFHotel jest niezastąpionym narzędziem pracy. Z dumą obserwujemy dynamiczny rozwój firmy. NFHotel dostosowuje się do naszych potrzeb, nieustannie wdrażane są nowe funkcjonalności. Program jest łatwy i intuicyjny, zaspokoi nawet najbardziej wymagających. I co ważne, firma reaguje błyskawicznie na wszelkie sugestie czy zgłoszenia. Z dużą starannością otoczono nas opieką, dzięki której wysoko cenimy sobie współpracę. Gratulujemy świetnej organizacji pracy i profesjonalizmu."
    Apartamenty Wonder Home w Karpaczu
    Wonder Home
    Karpacz
  • "Szukaliśmy programu łatwego w obsłudze, intuicyjnego. I taki właśnie jest NFHotel. Użytkujemy go już ponad rok.
    Program zawsze dostępny, bardzo dobre wsparcie techniczne."
    Harmony House w Świnoujściu
    Harmony House
    Świnoujście
  • "Prostota i intuicyjność to główne atuty programu, dzięki nim można sprawnie zarządzać rezerwacjami grupowymi oraz generować różnego rodzaju raporty. Dodatkowym atutem jest wsparcie twórców. Z czystym sumieniem polecamy NFHotel."
    Soleil Resort & SPA w Rewalu
    Soleil Resort & SPA
    Rewal
  • "Jestem bardzo zadowolony ze współpracy z NFHotel. Wysoka kultura osobista i kompetencje właściciela firmy.
    Bardzo dobry kontakt z pomocą techniczną i szybki czas reakcji. PMS i Chanel manager + Booking Engine działają bardzo dobrze i cały czas firma pracuje nad nowymi funkcjonalnościami.
    Dla mnie ważne jest, że NFHotel słucha potrzeb Hotelarza i co jest ważne firma rozumie i 'mówi językiem Hotelarza J'. NFHotel – to mój bardzo dobry wybór."
    Willa Sudety w Kudowie-Zdroju
    Willa Sudety
    Kudowa-Zdrój
Wystartuj
Skontaktuj sie z nami
Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Zapraszamy do kontaktu.
+48 534 516 556
info@nfhotel.pl
Pobierz aplikację
Załóż konto w NFHotel i używaj programu dzięki wygodnej dzięki aplikacji. Nie masz jeszcze aplikacji? Ściągnij ją i korzystaj za darmo!
© 2022 NFHotel Sp. z o.o. | Dane firmyPolityka prywatności
checkmark-circle