Wypróbuj za darmo

Zeszyt w odstawkę, czas na program hotelowy!

Zeszyt w odstawkę, czas na program hotelowy!

Hotelarze to zazwyczaj bardzo zapracowani ludzie, ceniący sobie swój czas. Pewnie wiesz coś o tym? Oczywiste jest również to, że najbardziej zależy im, aby obsługa rezerwacji w ich Hotelu stała na jak najwyższym poziomie. To również brzmi znajomo?

Pamiętasz jeszcze czasy prowadzenia grafiku rezerwacji w zwykłym zeszycie czy notesie? A może wciąż jeszcze korzystasz z tego rozwiązania? Pytamy, bo okazuje się, że w dzisiejszych czasach, kiedy komputery, tablety i smartfony są w powszechnym użytku, w bardzo łatwy sposób można ułatwić cały proces zarządzania każdym obiektem noclegowym.

 

Zanim przejdziemy do zalet używania nowoczesnych technologii w hotelarstwie, skupmy się najpierw na minusach korzystania z (wciąż popularnych) zeszytów/kalendarzy. To w nich skrupulatnie notowane, skreślane i zamazywane są informacje wszelkiej maści (dotyczące gości hotelowych rzecz jasna!).

Niestety, choćby nie wiadomo jak rzetelnie taki notatnik był prowadzony, ma on bardzo ograniczone funkcje i nadzwyczaj mocno narażony jest na zniszczenia, o czego skutkach wolimy nawet nie wspominać. Sposób ten generuje również masę pomyłek, zwłaszcza w terminach rezerwacji, pokojach, opłatach i danych klientów. Zdecydowanie za dużo czasu zajmuje znalezienie jakiejkolwiek informacji, zwłaszcza wtedy, kiedy zeszyt nie jest akurat pod ręką.

Goście hotelowi często nie bywają wyrozumiali, a są wręcz bardzo zniecierpliwieni, bowiem dzwonią i dopytują, czy wpłata doszła i czy rezerwacja jest potwierdzona. Oczywiście nie można mieć im tego za złe, zatem właściciel obiektu lub jego personel zmuszeni są do częstego sprawdzania konta bankowego i "ręcznego" potwierdzania rezerwacji, czy otrzymania wpłaty, każdemu klientowi osobno.

Poskreślane linijki tekstu i przetarta na wylot gumką do mazania, czy korektorem kartka, to również obrazki znane chyba każdemu doświadczonemu gestorowi. Kolejna uciążliwość to obliczanie opłat za rezerwacje w pamięci lub na kalkulatorze. Recepcjonista musi oczywiście pamiętać też o życzeniach gości, zamówionych usługach dodatkowych, czy niestandardowych ustaleniach, które mogły nie zostać nigdzie wcześniej zapisane. Zarządca obiektu wyposażonego w kuchnię, bufet lub restaurację i zatrudniający personel sprzątający, zmuszony jest także do szybkiej analizy obłożenia hotelu i osobistego przekazywania informacji odnośnie ilości posiłków do przygotowania, czy pokoi do posprzątania.

Najgorszym scenariuszem pozostaje jednak, zgubienie lub nieumyślne zniszczenie takiego zeszytu/notatnika. Lepiej o tym nawet nie myśleć... Podsumowując, jednym z największych minusów takiego sposobu zarządzania, pozostaje wciąż strata dużych ilości czasu i energii na obsługę wszystkich gości.

 

W opozycji do wyżej opisanych sytuacji stoi jednak dobry program recepcyjny, który nie tylko pozwoli na zaoszczędzenie masy czasu i energii, ale znacznie usprawni pracę, zwiększy komfort pracy hotelarzy i obsługi gości oraz sprowadzi ryzyko pomyłek do minimum. A jakie funkcjonalności są najważniejsze w dobrym programie hotelowym? Postaraliśmy się o wymienienie tych najbardziej wartościowych:

  • Dobry program recepcyjny pomaga efektywnie zarządzać informacjami, rezerwacjami, pokojami i rozliczeniami.
  • Niezbędny jest w nim dokładny grafik rezerwacji, z możliwością szczegółowego wprowadzania, zmieniania i podglądu informacji o każdym z gości i każdej z rezerwacji.
  • Przyda się też wyszukiwarka po różnych kategoriach (tj. nazwisko, termin, nr rejestracyjne samochodu itp.).
  • Szybkie rozliczenia wpłat niezwykle ułatwią kwestie finansowe.
  • Praktyczne okażą się opisy i oznaczenia pokoi.
  • Dynamiczne zarządzanie cenami zlikwiduje korzystanie z kalkulatora.
  • Możliwość wprowadzania niestandardowych ustaleń i dodawania komentarzy może okazać się sporym ułatwieniem.
  • Przypominacze - naprawdę przydatna funkcja.
  • Generowanie raportów obrazujących pracę obiektu pomoże zlokalizować obszary wymagające optymalizacji.
  • Możliwość nadawania różnych statusów gościom nie pozwoli na przeoczenie żadnego z gości.

Jeśli chodzi o szczegóły bardziej techniczne, dobrze jeśli taki program posiada:

  • Automatyczne wysyłanie e-maili potwierdzających przyjęcie rezerwacji, czy otrzymanie wpłaty, uruchamiane jednym kliknięciem.
  • Możliwość nadawania roli i dostępów pracownikom hotelu, przez administratora programu (właściciela, menedżera).
  • Nieograniczony dostęp do programu, z wielu urządzeń mobilnych, nie tylko z komputera.

 

Jak widać więc, bardzo ważne jest, aby program tego typu wyposażony był w szereg przydatnych funkcji, którymi zdecydowanie nie dysponuje żaden zarządca hotelu, ręcznie prowadzący zeszyt rezerwacji.

Obecnie niestety większość programów recepcyjnych jest płatna, więc korzystanie z nich generuje dodatkowe koszty, na które nie każdy może lub chce się zdecydować. Na szczęście, na rynku pojawiają się powoli bardzo nowoczesne i funkcjonalne programy, z których skorzystać można zupełnie nieodpłatnie. Warto zatem rozpatrzyć zmianę systemu zarządzania swoim hotelem/pensjonatem i przeanalizować zalety jakie niesie za sobą korzystanie z naprawdę dobrego oprogramowania hotelowego. Bo chyba jasne jest, że każdy z nas wolałby mieć więcej wolnego czasu?

Pobierz bezpłatny poradnik z niezbędnymi elementami potwierdzenia rezerwacji

Dowiedz się:
  • jak zrobić dobre wrażenie na gościach i przedstawić dokładne informacje na temat ich pobytu w przejrzysty sposób
  • jak powinno wyglądać potwierdzenie rezerwacji na miarę XXI wieku
  • czego nie może zabraknąć w prawidłowym potwierdzeniu rezerwacji
  • jak ograniczyć ryzyko, że znów się pomylisz, lub o czymś zapomnisz
Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od NFHotel.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Anna Piaścik
 

Pobierz bezpłatny poradnik z niezbędnymi elementami potwierdzenia rezerwacji

Sięgnij po darmową wiedzę!
Dowiedz się:
jak zrobić dobre wrażenie na gościach i przedstawić dokładne informacje na temat ich pobytu w przejrzysty sposób
jak powinno wyglądać potwierdzenie rezerwacji na miarę XXI wieku
czego nie może zabraknąć w prawidłowym potwierdzeniu rezerwacji
jak ograniczyć ryzyko, że znów się pomylisz, lub o czymś zapomnisz
Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od NFHotel.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Dołącz już dziś do zadowolonych klientów​
  • "Przejście na NFHotel z innego systemu to była dobra decyzja. Program zawsze dostępny, nowe możliwości są wdrażane chyba co tydzień. Klika ulepszeń pojawiło się na naszą prośbę. Co jest dla nas niezwykle ważne - zawsze można liczyć na pomoc techniczną."
    Laola SPA w Pobierowie
    Laola Spa
    Pobierowo
  • "Decyzja o wyborze systemu NFHotel była "strzałem w dziesiątkę". Program pozwolił nam zebrać wszystkie obiekty w jedną całość, aby integralnie nimi zarządzać, a ze względu na ich różnorodność, było to nie lada wyzwanie. Szeroki wachlarz możliwości tego narzędzia, bardzo pomaga nam w codziennej pracy, zarówno pod względem obsługi gości, jak rozliczeń finansowych dla właścicieli, czy współpracy z działem technicznym.
    System jest wciąż unowocześniany zgodnie z naszymi uwagami, wprowadzane są poprawki i ulepszenia. Dział pomocy technicznej nigdy nas nie zawiódł, działa błyskawicznie. Polecamy każdemu, kto szuka konkretnego narzędzia do prowadzenia obiektów branży turystycznej."
    Jantar Apartamenty w Kołobrzegu
    JANTAR apartamenty
    Kołobrzeg
  • "Pracę na systemie NFHotel rozpoczęliśmy już kilka lat temu, kiedy w naszej ofercie znajdowało się zaledwie 20 apartamentów. Dziś zarządzamy przeszło 140 lokalami, a NFHotel jest niezastąpionym narzędziem pracy. Z dumą obserwujemy dynamiczny rozwój firmy. NFHotel dostosowuje się do naszych potrzeb, nieustannie wdrażane są nowe funkcjonalności. Program jest łatwy i intuicyjny, zaspokoi nawet najbardziej wymagających. I co ważne, firma reaguje błyskawicznie na wszelkie sugestie czy zgłoszenia. Z dużą starannością otoczono nas opieką, dzięki której wysoko cenimy sobie współpracę. Gratulujemy świetnej organizacji pracy i profesjonalizmu."
    Apartamenty Wonder Home w Karpaczu
    Wonder Home
    Karpacz
  • "Szukaliśmy programu łatwego w obsłudze, intuicyjnego. I taki właśnie jest NFHotel. Użytkujemy go już ponad rok.
    Program zawsze dostępny, bardzo dobre wsparcie techniczne."
    Harmony House w Świnoujściu
    Harmony House
    Świnoujście
  • "Prostota i intuicyjność to główne atuty programu, dzięki nim można sprawnie zarządzać rezerwacjami grupowymi oraz generować różnego rodzaju raporty. Dodatkowym atutem jest wsparcie twórców. Z czystym sumieniem polecamy NFHotel."
    Soleil Resort & SPA w Rewalu
    Soleil Resort & SPA
    Rewal
  • "Jestem bardzo zadowolony ze współpracy z NFHotel. Wysoka kultura osobista i kompetencje właściciela firmy.
    Bardzo dobry kontakt z pomocą techniczną i szybki czas reakcji. PMS i Chanel manager + Booking Engine działają bardzo dobrze i cały czas firma pracuje nad nowymi funkcjonalnościami.
    Dla mnie ważne jest, że NFHotel słucha potrzeb Hotelarza i co jest ważne firma rozumie i 'mówi językiem Hotelarza J'. NFHotel – to mój bardzo dobry wybór."
    Willa Sudety w Kudowie-Zdroju
    Willa Sudety
    Kudowa-Zdrój
Wystartuj
Skontaktuj sie z nami
Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Zapraszamy do kontaktu.
+48 534 516 556
info@nfhotel.pl
Pobierz aplikację
Załóż konto w NFHotel i używaj programu dzięki wygodnej dzięki aplikacji. Nie masz jeszcze aplikacji? Ściągnij ją i korzystaj za darmo!
© 2022 NFHotel Sp. z o.o. | Dane firmyPolityka prywatności