… a im samym pracowało się łatwiej i przyjemniej. Ów moduł programu NFHotel wprawdzie znajduje się wciąż w fazie rozwojowej - czyli działa, aczkolwiek wciąż jest intensywnie testowany przez programistów na różne scenariusze - ale już w aktualnej formie przynosi tyle pozytywnych zmian, że zdecydowaliśmy się go zawczasu udostępnić dla wszystkich użytkowników. Możliwość dodania nowej rezerwacji przez recepcjonistów w około minutę, włącznie z dopisaniem klienta do bazy i wysłaniu potwierdzeń e-mailowych i SMS-owych to nie w kij dmuchał.

W końcu taki czas oznacza jakieś trzy razy szybsze załatwienie sprawy, niż ma to miejsce przy zwyczajnej pracy na recepcji. Coś, co człowiekowi zajmuje pewną chwilę, zaawansowany system komputerowy zrobi w ułamku sekundy. Rzecz jasna w takim kreatorze rezerwacji nie sposób zautomatyzować wszystko - choćby przekonania klienta do przedstawionej oferty - ale już wyszukiwanie wolnych pokoi w podanym terminie czy dynamiczne przeliczanie cen, również po dodaniu opcjonalnego wyżywienia, dzieją się same. A skoro recepcjoniści “wiszą na słuchawce” zdecydowanie krócej, mogą odbierać więcej telefonów. Albo zająć się innymi obowiązkami, jakich w każdym obiekcie noclegowym zawsze znajdzie się dość dużo.

Kreator rezerwacji NFHotel pozostaje opcjonalny - użytkownicy, którzy preferują tradycyjne dodawanie turnusów na grafik hotelowy w programie, nie muszą niczego zmieniać. Natomiast hotelarze i recepcjoniści, którzy chcieliby sprawdzić kuszącą nowość w praktyce, znajdą stosowną opcję w osobistym menu. Tym samym, które pojawia się przy kliku w awatara / portret użytkownika. Kiedy stosowna opcja jest włączona, kreator uruchamia się na dwa sposoby: po zaznaczeniu dowolnego zakresu dat na kalendarzu w grafiku oraz po kliknięciu dużej, charakterystycznej ikony dzwonka recepcyjnego plusa w górnej części menu - tuż nad listą pokoi, na lewo od listy dni i miesięcy - i wybraniu kreatora rezerwacji.

Na jakiej zasadzie to wszystko działa? Bliźniaczo podobnie do booking engine’u odpowiedzialnego za moduł rezerwacji on-line na strony internetowe. W pierwszym kroku należy wprowadzić najbardziej podstawowe dane - czyli liczbę i wiek uczestników ewentualnego turnusu oraz daty przyjazdu i wyjazdu. Tyle kreatorowi rezerwacji NFHotel wystarczy, aby w mgnieniu oka wyświetlić dostępne, spełniające warunki standardy i numery pokoi. Tutaj już od zdolności komunikacyjnych recepcjonisty (i zasobności portfela dzwoniącego turysty) zależy, czy wybór padnie na opcję najtańszą, czy raczej najbardziej luksusową.

Kiedy już klient podejmie niełatwą decyzję, pozostaje dopełnić niezbędnych formalności. Po pierwsze: spisać podyktowane dane osoby rezerwującej - plus ewentualnie wszystkich uczestników - i wprowadzić je do bazy klientów (jeśli turysta kontaktował się po raz pierwszy): imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, a także język powiadomień. Trzy ostatnie z wymienionych informacji będą niezbędne do tego, aby prawidłowo wypełniły się szablony e-maili i SMS-ów. Sama wysyłka potwierdzenia rezerwacji to już kwestia dosłownie czterech kliknięć na zakończenie.

Zachęcamy do wypróbowania kreatora rezerwacji NFHotel - potencjalne oszczędności czasu są tak duże, że aż szkoda nie spożytkować ich na inne, równie istotne co kompleksowa obsługa dzwoniących turystów zadania. Na przykład przeanalizowanie informacji statystycznych o klientach i ich zachowaniach zgromadzonych przez program hotelowy, a następnie wymyślenie chwytliwej kampanii marketingowej na podstawie twardych danych.

Wszelkie uwagi i sugestie, które pomogą w ulepszeniu systemu są jak najbardziej mile widziane ;). W planach na dalszy rozwój mamy m.in. rozbudowanie modułu o sugerowanie alternatywnych terminów, jeśli kreator rezerwacji nie znajdzie wolnych pokoi w pierwszym wskazanym zakresie czasu oraz uwzględnianie innych dodatków, jakie obejmuje moduł sklepu danej instancji: zabiegów SPA, specjalnego szampana na weekend we dwoje, wejściówek do okolicznych atrakcji turystycznych, karnetów do stacji narciarskich etc.