Kluczowa rola komunikacji hotelarzy z turystami

Sprawna komunikacja podstawą do budowania dobrych relacji z turystami. Truizm, ale jak pokazują ostatnie wydarzenia w branży hotelarskiej – mowa przede wszystkim o sprawach zakopiańskiej Willi Karpatia czy karpackiego Gościńca Graf – są jeszcze takie indywidua, które swoich gości traktują w najlepszym wypadku jak zło konieczne, a dobre traktowanie klientów mają w bardzo, bardzo głębokim poważaniu. Odpowiednie dbanie o turystów to coś więcej niż zapewnienie komfortowych warunków pobytu. W NFHotel działania komunikacyjne planuje się i przeprowadza nadzwyczaj łatwo.

Trzeba sobie uświadomić, że media społecznościowe są tak naprawdę jednym z wielu narzędzi do budowania wizerunku obiektu wypoczynkowego. Owszem, jak udowadniają przywołane we wstępie przypadki, publiczne posty mają ogromną moc rażenia – zwłaszcza te negatywne. Jednak codzienna “praca u podstaw” długofalowo również przynosi efekty. Przykład z życia wzięty: telefon klienta na recepcję, zapytanie o wolne terminy, wreszcie udało się znaleźć odpowiedni pokój, uzgodnić niezbędne ustalenia i dokonać rezerwacji. A skoro tak, turysta oczekuje jak najszybszego potwierdzenia telefonicznych ustaleń w formie pisemnej. Czyli na podany w trakcie rozmowy adres e-mail. W NFHotel możliwe jest wysłanie takiej wiadomości nawet jeszcze przed odłożeniem słuchawki. Takie ekspresowe działanie wynika z faktu, że program hotelowy automatycznie generuje treść z danych wprowadzonych do systemu. I to w kilku językach jednocześnie.

Inteligentne wypełnianie szablonów

NFHotel - szablon e-mail
NFHotel – szablon e-mail

Cały trik polega na tym, że system ma wbudowane, gotowe wzory e-maili. O wiele lepsze niż schematy, które można przygotować w programach pocztowych. Szablony NFHotel bazują na specjalnych kluczach, które automatycznie podmieniane są na odpowiednie dla danej rezerwacji indywidualne dane z bazy. Na przykład %imie%, %nazwisko%, %data_przyjazdu% i tak dalej. Takie rozwiązanie ma dwie ogromne zalety. Po pierwsze: niczego nie trzeba wpisywać ręcznie, co oszczędza całe mnóstwo czasu. Chyba, że ustalenia z rozmowy gościa z recepcjonistą wykroczyły poza codzienne standardy – wtedy naturalnie jest możliwość edycji e-maila przed wysyłką. Po drugie: taki szablon jest gotowy do obsługi właściwie wszystkich języków obcych. Aby NFHotel wysłał właściwie sformułowaną wiadomość, wystarczy ustawić odpowiedni język powiadomień dla danego klienta.

Podręczna poczta na każdą okazję

Rzecz jasna potwierdzenie telefonicznej rezerwacji to tylko jeden z momentów, w których klient oczekuje e-maila ze strony obiektu hotelarskiego. Żeby wspomnieć tylko informację o wpłynięciu zaliczki bądź całej kwoty w ramach przedpłaty. W programie NFHotel takowe szablony z kluczami można przygotować na kilka różnych okazji – zresztą parę gotowców klienci dostają w ramach początkowej konfiguracji oprogramowania. A moduł do tworzenia e-mailowych wzorców dadzą radę obsłużyć nawet te osoby, które nie mają bladozielonego pojęcia o tego rodzaju kodowaniu i programistycznych bazach danych. W ten sposób szybko wysyła się podziękowanie po pobycie, rozliczenie podsumowujące wszystkie należności (np. doszło coś za drinki czy karnety narciarskie), a nawet przeprowadza marketingową kampanię e-mailingową*. Klientowi zawsze będzie miło, kiedy dostanie życzenia urodzinowe i prezent, np. ważny przez 3 miesiące bon na 30% zniżki do zabiegów SPA.
*  funkcja masowego mailingu z NFHotel na pewno pojawi się w przyszłości.

Pozytywne wrażenia wizualno-estetyczne

e-mail
Merytoryczna treść wiadomości wysyłanych do klientów jest oczywiście kluczowa, ale jej prezencja także odgrywa ogromną rolę. Wygląd e-maila to wizytówka obiektu noclegowego, praktycznie taka sama jak strona internetowa. Można sobie wyobrazić wizerunkowy dysonans, jaki wywoła nowoczesna, przyjemna dla oka witryna www w zestawieniu z prościutkim mailem, gdzie paleta barw ogranicza się do białego tła i czarnej czcionki. NFHotel pozwala na bardzo dużą swobodę w komponowaniu wiadomości, a jak widać na załączonym obrazku z przykładem – e-maile wysyłane z programu wyglądają ładnie i schludnie. Niby tylko zdjęcie obiektu, parę kolorów więcej, delikatne zróżnicowanie tła oraz czcionek, a o ile lepszy efekt.

SMS-a też wyśle automat

Na zakończenie warto wspomnieć, że niedawno w NFHotel pojawiła się opcjonalna możliwość wysyłania potwierdzeń dla gości również SMS-ami. Zasada pozostaje taka sama, jak w przypadku e-maili. Program generuje treść na podstawie informacji o rezerwacji i kliencie z bazy danych, zaś użytkownik może zedytować SMS przed ostatecznym wysłaniem. Szybko, łatwo i przyjemnie.