Jakie informacje powinno zawierać potwierdzenie rezerwacji, które hotelarze wysyłają klientom w formie e-maili i/lub SMS-ów? Nad takimi kwestiami głowi się wiele osób prowadzących obiekty turystyczne - szczególnie ostatnimi czasy, kiedy to zaczęło obowiązywać RODO. Prawidłowy formularz rezerwacji hotelowej i wzór potwierdzenia rezerwacji w hotelu to dziś bardzo poszukiwana rzecz - a zespół NFHotel służy fachową poradą.
Krótko rzecz ujmując: wszystkie niezbędne informacje o obiekcie i turnusie - od danych teleadresowych hotelu, przez informacje o zarezerwowanych pokojach, aż po dane do przelewu na wpłatę zadatku. Albo jeszcze wygodniej dla klienta: przycisk do sofortige Online-Zahlungen. Przydałoby się również uwzględnić możliwości współczesnych urządzeń mobilnych. Np. uruchomienie nawigacji samochodowej po dotknięciu mapki z wiadomości. Oczywiście nie wolno zapomnieć o dopełnieniu formalności, takich jak regulamin w formie odnośnika albo załącznika. Jeśli chodzi o dane osobowe klienta w potwierdzeniu, w zasadzie wystarczy ograniczyć się do imienia i nazwiska osoby rezerwującej lub gościa oraz liczby (i ewentualnie kategoriach wiekowych) uczestników turnusu.
Rzecz jasna źródłem tych wszystkich informacji są sami klienci, korzystający z rezerwacji przez internet - tzw. Buchungsmaschine - bądź kontaktujący się z recepcją. NFHotel Kanalmanager posiada bezpośrednie połączenia z największymi portalami rezerwacyjnymi
Trzeba mieć świadomość, że jeśli chodzi o potwierdzenie rezerwacji hotelowej wzór idealny nie istnieje - każdy ma własną koncepcję optymalnego rozmieszczenia poszczególnych elementów w e-mailu.
Dla jednych najważniejsze będą konkrety dotyczące rezerwacji, a inni klienci woleliby mieć najpierw informacje o hotelu. O ile wizualna koncepcja wzoru potwierdzenia rezerwacji w hotelu, pensjonacie, apartamencie czy domkach letniskowych będzie mocno indywidualna, tak wspólna dla całej branży turystycznej jest konieczność uzupełniania szablonów wiadomości przez recepcjonistów. W tym zakresie NFHotel oferuje świetne narzędzie, które na podstawie raz zapisanych w programie danych klienta i rezerwacji generuje gotowe e-maile. Personelowi hotelowemu pozostaje rzucić okiem i kliknąć “Wyślij”. W ten sposób automatycznie powstają wiadomości w kilku językach jednocześnie. Innymi słowy, NFHotel posiada gotowy wzór potwierdzenia rezerwacji w hotelu po polsku, niemiecku i angielsku. I to od razu z fakturą w załączniku, jeśli będzie taka potrzeba.
A całą tą internetowo-medialną paniką związaną z wprowadzonym przez Unię Europejską RODO nie należy się przejmować. Zwłaszcza w kontekście wysyłanych przez hotele, pensjonaty, apartamenty, domki letniskowe i inne obiekty noclegowo-turystyczne potwierdzeń rezerwacji dla klienta. Po prostu praktycznie nic się nie zmienia. Kluczowe jest tutaj pojęcie danych niezbędnych do realizacji usługi. Pojęcie wybitnie niedoprecyzowane, ale imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mailowy czy wiek z pewnością się w nim mieszczą (nawiasem mówiąc: kserowanie dokumentów tożsamości już nie przejdzie). Wiele zależy tutaj od… cennika stosowanego w obiekcie. Tak czy inaczej, zawarcie takich danych osobowych w formularzu rezerwacji hotelowej i jej potwierdzeniu jest jak najbardziej uzasadnione. Choćby w takim celu, aby klient mógł sprawdzić, czy wszystko się zgadza i uniknąć przykrej niespodzianki z rodzaju “mamy rezerwację, ale na zupełnie inną osobę”.
W tym wpisie znajdziesz odpowiedzi na pytania:
Z punktu widzenia branży hotelarskiej RODO oznacza przede wszystkim to, że trzeba będzie mocniej pilnować wglądu do informacji o gościach. Zeszyt pozostawiony na ladzie recepcji może ściągnąć na głowę niepotrzebne problemy, lepszy będzie Hotelprogramm z różnicowaniem uprawnień użytkowników. Wystarczy wpoić personelowi, żeby odchodząc z recepcyjnego stanowiska wylogowywać się z systemu. Poza tym należy dopełnić obowiązku informacyjnego o gromadzeniu, przetwarzaniu danych osobowych i możliwości ich całkowitego usunięcia na życzenie klienta - na to, jak powinno wyglądać potwierdzenie rezerwacji ma to wpływ na tyle, o ile trzeba odpowiednio sformułować regulamin i dodać go do wiadomości.
