Wzór potwierdzenia rezerwacji w hotelu

Jakie informacje powinno zawierać potwierdzenie rezerwacji, które hotelarze wysyłają klientom w formie e-maili i/lub SMS-ów? Nad takimi kwestiami głowi się wiele osób prowadzących obiekty turystyczne - szczególnie ostatnimi czasy, kiedy to zaczęło obowiązywać RODO. Prawidłowy formularz rezerwacji hotelowej i wzór potwierdzenia rezerwacji w hotelu to dziś bardzo poszukiwana rzecz - a zespół NFHotel służy fachową poradą.

Co powinno zawierać potwierdzenie rezerwacji?

Krótko rzecz ujmując: wszystkie niezbędne informacje o obiekcie i turnusie - od danych teleadresowych hotelu, przez informacje o zarezerwowanych pokojach oraz aż po dane do przelewu na wpłatę zadatku. Albo jeszcze wygodniej dla klienta: przycisk do błyskawicznych płatności on-line. Przydałoby się również uwzględnić możliwości współczesnych urządzeń mobilnych. Np. uruchomienie nawigacji samochodowej po dotknięciu mapki z wiadomości. Oczywiście nie wolno zapomnieć o dopełnieniu formalności, takich jak regulamin w formie odnośnika albo załącznika. Jeśli chodzi o dane osobowe klienta w potwierdzeniu, w zasadzie wystarczy ograniczyć się do imienia i nazwiska osoby rezerwującej lub gościa oraz liczby (i ewentualnie kategoriach wiekowych) uczestników turnusu. Rzecz jasna źródłem tych wszystkich informacji są sami klienci, korzystający z rezerwacji przez internet - tzw. booking engine - bądź kontaktujący się z recepcją.

Gdzie znajdę wzór potwierdzenia rezerwacji?

Trzeba mieć świadomość, że jeśli chodzi o potwierdzenie rezerwacji hotelowej wzór idealny nie istnieje - każdy ma własną koncepcję optymalnego rozmieszczenia poszczególnych elementów w e-mailu. Dla jednych najważniejsze będą konkrety dotyczące rezerwacji, a inni klienci woleliby mieć najpierw informacje o hotelu. O ile wizualna koncepcja wzoru potwierdzenia rezerwacji w hotelu, pensjonacie, apartamencie czy domkach letniskowych będzie mocno indywidualna, tak wspólna dla całej branży turystycznej jest konieczność uzupełniania szablonów wiadomości przez recepcjonistów. W tym zakresie NFHotel oferuje świetne narzędzie, które na podstawie raz zapisanych w programie danych klienta i rezerwacji generuje gotowe e-maile. Personelowi hotelowemu pozostaje rzucić okiem i kliknąć “Wyślij”. W ten sposób automatycznie powstają wiadomości w kilku językach jednocześnie. Innymi słowy, NFHotel posiada gotowy wzór potwierdzenia rezerwacji w hotelu po polsku, niemiecku i angielsku. I to od razu z fakturą w załączniku, jeśli będzie taka potrzeba. Wzór potwierdzenia rezerwacji w NFHotel - program zamienia klucze na konkretne dane.

RODO a potwierdzenia hotelowych rezerwacji

A całą tą internetowo-medialną paniką związaną z wprowadzonym przez Unię Europejską RODO nie należy się przejmować. Zwłaszcza w kontekście wysyłanych przez hotele, pensjonaty, apartamenty, domki letniskowe i inne obiekty noclegowo-turystyczne potwierdzeń rezerwacji dla klienta. Po prostu praktycznie nic się nie zmienia. Kluczowe jest tutaj pojęcie danych niezbędnych do realizacji usługi. Pojęcie wybitnie niedoprecyzowane, ale imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mailowy czy wiek z pewnością się w nim mieszczą (nawiasem mówiąc: kserowanie dokumentów tożsamości już nie przejdzie). Wiele zależy tutaj od… cennika stosowanego w obiekcie. Tak czy inaczej, zawarcie takich danych osobowych w formularzu rezerwacji hotelowej i jej potwierdzeniu jest jak najbardziej uzasadnione. Choćby w takim celu, aby klient mógł sprawdzić, czy wszystko się zgadza i uniknąć przykrej niespodzianki z rodzaju “mamy rezerwację, ale na zupełnie inną osobę”. Odpowiedzi na pytania:
  • wzór potwierdzenia rezerwacji w hotelu
  • formularz rezerwacji hotelowej
  • potwierdzenie rezerwacji hotelowej wzór
  • wzór potwierdzenia rezerwacji w hotelu po polsku, niemiecku, angielsku
  • wzór potwierdzenia rezerwacji w hotelu, pensjonacie, apartamencie, domkach letniskowych
  • jak powinno wyglądać potwierdzenie rezerwacji
  • co powinno zawierać potwierdzenie rezerwacji
  • jakie informacje powinno zawierać potwierdzenie rezerwacji
Z punktu widzenia branży hotelarskiej RODO oznacza przede wszystkim to, że trzeba będzie mocniej pilnować wglądu do informacji o gościach. Zeszyt pozostawiony na ladzie recepcji może ściągnąć na głowę niepotrzebne problemy, lepszy będzie program hotelowy z różnicowaniem uprawnień użytkowników. Wystarczy wpoić personelowi, żeby odchodząc z recepcyjnego stanowiska wylogowywać się z systemu. Poza tym należy dopełnić obowiązku informacyjnego o gromadzeniu, przetwarzaniu danych osobowych i możliwości ich całkowitego usunięcia na życzenie klienta - na to, jak powinno wyglądać potwierdzenie rezerwacji ma to wpływ na tyle, o ile trzeba odpowiednio sformułować regulamin i dodać go do wiadomości.

Powiadomienia e-mail, SMS

Wysyłaj potwierdzenia rezerwacji błyskawicznie.
Automatyczna wysyłka e-mail, sms dla rezerwacji on-line.

W dużym skrócie

Dzięki przygotowanym szablonom wysyłka potwierdzenia rezerwacji, informacji o otrzymaniu wpłaty, podziękowania za wizytę w obiekcie, lub dowolnej innej wiadomości to przyjemność.

Gotowy szablon wyślesz jeszcze w trakcie rozmowy z klientem. Do wiadomości możesz załączać automatycznie wygenerowane w systemie pliki: faktury, karty pobytu, wouchery i inne.

Powiadomienia dostępne są w wielu językach.

Dzięki błyskawicznej wysyłce Twoi klienci poczują się zadbani, co z pewnością pozytywnie wpłynie na ich zadowolenie z obsługi.

Jak działają powiadomienia

NFHotel posiada gotowe szablony e-mail, sms w trzech językach: polski, angielski, niemiecki oraz możliwość dodania kolejnych.

Podczas wysyłki powiadomienia automatycznie uzupełniane są danymi rezerwacji której dotyczą. Do wiadomości e-mail można załączać również pliki: karta pobytu, faktury, wouchery i inne.

Dla rezerwacji on-line powiadomienia wysyłane są automatycznie. W przypadku płatności on-line, NFHotel powiadomi klienta o otrzymaniu wpłaty.

Przy wysyłaniu wiadomości przez recepcję możliwa jest edycja treści e-mail, jak i sms.

Każda wysłana wiadomość, widoczna jest w historii wysyłek poszczególnych rezerwacji.
Zysk czasu potrzebnego na przygotowanie wiadomości
95%
Przejęcie wysyłki potwierdzeń rezerwacji on-line
100%
Zmniejszenie ryzyka pomyłki
95%

Wyjątkowo wygodnie

Nieocenione narzędzie do błyskawicznego kontaktu z klientem. Wysyłka potwierdzeń rezerwacji nigdy dotąd nie była tak prosta. Profesjonalne, responsywne szablony w kilku językach. Po wprowadzeniu podstawowych danych klienta, wiadomość jest gotowa do wysyłki!

GOTOWE SZABLONY

W ramach oprogramowania gotowe szablony w trzech językach.

BŁYSKAWICZNA WYSYŁKA

Podczas rozmowy telefonicznej wysyłasz potwierdzenie rezerwacji.

BRAK POMYŁEK

Dopracowany system nie pozwoli na wysłanie błędnych danych.

PŁATNOŚĆ ON-LINE

Przycisk płatnośći w e-mail umożliwia wpłatę on-line lub kartą kredytową.

Przykładowe szablony

W systemie możesz generować dowolną ilość powiadomień e-mail oraz sms w wielu językach. Do wiadomości e-mail mogą być załączane faktury, oraz inne gotowe do wysyłki druki(karta pobytu, woucher i t.d.). Przykładowe z nich poniżej.

Prosta obsługa

Wiadomości są gotowe do wysyłki. Wystarczą podstawowe dane klienta, aby móc wysyłać spersonalizowane wiadomości. Treść przed wysyłką możesz edytować. Wiadomości wysłane widoczne są w historii z dokładną informacją o tym kto, kiedy i do kogo ją wysłał.

Zawsze pod ręką

Z NFHotel potwierdzisz rezerwację, zaksięgujesz i potwierdzisz przyjęcie wpłaty, wyślesz fakturę - gdziekowiek jesteś. NFHotel da Ci swobodę na którą do tej pory ciężko było sobie pozwolić!

Skontaktuj się z nami

Zachęcamy do kontaktu w sprawie programu. Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania.