En el sector hotelero, no existe un calendario de recepción. Se han dado casos en los que la pérdida de un calendario ha provocado la suspensión de nuevas reservas y la pérdida total de una temporada potencialmente excelente. Por lo tanto, una solución más segura, y más beneficiosa por muchas otras razones, es un programa hotelero especializado. Estas soluciones ofrecen no solo un calendario de recepción interactivo, sino también un completo conjunto de funcionalidades adicionales.
Por supuesto, lo que más interesa a los hoteleros es el impacto que la implementación de un sistema avanzado dedicado al alojamiento tendrá en los resultados financieros de toda la empresa, presumiblemente positivo. La respuesta a esta pregunta reside en los módulos individuales del software hotelero. Las funciones de red, por ejemplo, impactan directamente en los ingresos del calendario de recepción informatizado, eliminando así la necesidad de supervisar los canales en línea para la venta directa de habitaciones. El overbooking, generalmente causado por retrasos en la actualización de la disponibilidad, es una verdadera pesadilla para los hoteleros. administrador de canales Lo hace automáticamente cuando se recibe cualquier nueva reserva, por lo que no hay riesgo de que se superpongan.
Otro elemento extremadamente útil para aumentar las ganancias será un motor de reservas dedicado. Dejando a un lado los detalles técnicos, gracias a él, el calendario electrónico de recepción también funciona como una oficina adicional de atención al cliente. En línea, operando 24/7, y además, sin contratar a nadie para esta recepción en línea. Se trata de un módulo para reserva en línea's, integrado con el sitio web de la instalación y los perfiles en Facebook y otras redes sociales. Fácil de usar, permite a prácticamente cualquier turista comprobar si hay habitaciones disponibles para las fechas que le interesan.
Con un calendario de recepción tan bien conectado, los hoteleros obtienen una gran cantidad de opciones útiles que los propietarios de agendas de papel ni siquiera pueden imaginar. Otro buen ejemplo sería... Confirmaciones enviadas por correo electrónico y/o mensajes de texto a los clientesSobre la confirmación de la reserva, la recepción del depósito, la realización de otros pagos, etc. Normalmente, hay que trabajar mucho con el teclado e introducir los datos con mucho cuidado. programa de hotel Todo se gestiona mediante plantillas basadas en claves, que generan contenido automáticamente a partir de la información del sistema. Por lo tanto, si el calendario de recepción reservó 500 PLN de una reserva de 5000 PLN, no hay posibilidad de enviar un mensaje al cliente para que acepte 50, 5000 PLN, 450 PLN o cualquier otra cantidad incorrecta.
Y hablando de contabilidad, los programas hoteleros generalmente deben permitir... generando facturas y otros tipos de liquidaciones. Cabe destacar que NFHotel es probablemente el único sistema en Polonia dedicado a hoteleros que permite exportar facturas a un archivo de auditoría estándar (SAF), un requisito para empresas de todos los tamaños desde 2018. Esto aplica tanto a informes periódicos como a auditorías más detalladas. Claro que esperar que un calendario de recepción pueda aliviar por completo las tareas contables es un poco exagerado, pero un archivo SAF-T generado automáticamente sin duda facilitará significativamente la gestión de las relaciones con las autoridades fiscales.
Estos son los ejemplos más impactantes de cómo el software hotelero agiliza diversas tareas imprescindibles en el sector hotelero y turístico. Si bien estos elementos son solo la punta del iceberg de las funciones útiles, no cabe duda de que los calendarios de recepción tradicionales en papel, tarde o temprano, acabarán como el Titanic: en el mejor de los casos, en un museo.
Calendario del hotel
Algunas personas probablemente piensen en dividir el año en temporadas: temporada alta en verano, temporada baja (o incluso completamente nula) a finales de otoño, temporada media a partir de mayo, etc., pero no se trata de establecer una "época de cosecha" en el sector turístico. Un calendario hotelero típico busca organizar todas las reservas entrantes para que no haya dudas sobre las habitaciones ocupadas y las fechas disponibles. Sin embargo, con las exigencias actuales, cuando cada vez más huéspedes prefieren reservar sus estancias directamente en línea, el papel ya no es suficiente.
La principal ventaja de un calendario hotelero informatizado sobre un cuaderno tradicional es la incorporación automática de todas las reservas online entrantes, así como la actualización continua, incluso inmediata, de la disponibilidad en todos los canales de venta online, sin necesidad de iniciar sesión ni introducir datos manualmente. Claro que estas ventajas solo se consiguen con una gestión adecuada. programa de hotel Crear una hoja de cálculo en Excel básicamente reemplaza el lápiz y los marcadores por un ratón y un teclado. Con un sistema informático dedicado, las mejoras van mucho más allá.
En resumen: un calendario de hotel en línea es una recepción completa que atiende de forma integral a los huéspedes potenciales que navegan por la web. Sin necesidad de supervisión por parte del personal ni de la dirección. La prueba más clara es el módulo compatible con el software del hotel. reserva en línea, para instalarse en la página web del hotel o en su perfil en redes sociales. El cliente hace clic en el botón "Reservar" (o uno similar) en la página web, selecciona la fecha deseada, completa la información sobre los participantes (número y edad) y, tras consultar el calendario del hotel, el sistema muestra las habitaciones disponibles. Además de los precios, la posibilidad de seleccionar servicios adicionales y paquetes especiales, una descripción de los estándares, fotos de muestra, etc. Si decide reservar, puede proceder a... pagos en línea y transferir inmediatamente el anticipo o incluso la totalidad del importe adeudado.
También vale la pena revisar el programa si tienes apartamentos en muchas ubicaciones.
No hace falta explicar los beneficios. La automatización y la expansión natural de los canales de venta no son las únicas ventajas que ofrece un buen programa. Un calendario de hotel informatizado facilita la consulta del estado de una reserva específica; todo se gestiona mediante una leyenda con código de colores. ¿Se ha ingresado el depósito en la cuenta asociada? La barra cambia de color. ¿Aceptó el recepcionista el saldo restante en efectivo? Lo mismo. ¿El huésped tenía alguna petición especial, como traer un perro o una botella de vino para un fin de semana romántico en pareja? La barra incluirá una nota al respecto. También es visible en las pestañas correspondientes de la barra lateral.
Un software bien configurado ahorra mucho tiempo, y a menudo dinero, que puede dedicarse a otras tareas. Acciones que no suelen incluirse en el calendario del hotel, como la revisión diaria de las habitaciones o el desarrollo de estrategias de marketing a largo plazo. Sin embargo, esto no significa que el software hotelero sea completamente inútil en estas áreas. Por ejemplo: módulo de limpieza Según las reglas introducidas, se mostrarán las habitaciones que requieren atención especial y limpieza por parte del personal de limpieza en un día determinado. A su vez, una pestaña integrada con el calendario del hotel. envío de correos electrónicos y mensajes de texto no sólo le permitirá enviar todas las confirmaciones a sus invitados en solo unos pocos clics, sino también Mensajes con imágenes para enviar por correo: felicitaciones navideñas, cupones para clientes habituales…
Un buen calendario hotelero es una auténtica herramienta multimedia y un catalizador para optimizar la organización de todo el centro turístico y recreativo. Es una inversión de futuro que se amortizará en un abrir y cerrar de ojos y comenzará a generar beneficios mensurables con relativa rapidez.
Un calendario de reservas bien mantenido ha sido una herramienta esencial para los hoteleros desde los albores del turismo. La memoria puede ser voluble, y saber quién llega, quién se va, qué habitación estará disponible y cuál pronto será ocupada por una familia con varios hijos es fundamental para el éxito de un alojamiento. Aunque algunos prefieren el papel y el bolígrafo, hoy en día un software hotelero especializado es una solución mucho mejor.
En resumen: un sistema informático avanzado dedicado a hoteleros ofrece opciones mucho más útiles que un calendario de reservas en papel. Idealmente, por supuesto, está disponible en línea, con actualizaciones frecuentes, nuevas funciones y una conexión a internet constante que automatiza una amplia variedad de tareas. Encuentre el sistema: NFHotel. Programa del hotel Basado en la nube, ejecutable en prácticamente cualquier dispositivo con acceso a la red global, lo cual, con la cantidad de computadoras, Macs, tabletas, smartphones y otros dispositivos móviles disponibles hoy en día, no es precisamente un requisito especialmente exigente. De hecho, algunas personas tienen más dificultades con la escritura a mano que con las pantallas táctiles.
El calendario de reservas de NFHotel es una nueva y útil función para hoteleros, que además simplifica y agiliza significativamente las tareas tradicionales. Registrar huéspedes o consultar las habitaciones disponibles en el programa del hotel es mucho más eficiente. En lugar de hojear páginas (y recoger las que se han arrancado accidentalmente), basta con echar un vistazo al calendario claro e interactivo del hotel. También puede utilizar el intuitivo asistente de reservas: el recepcionista introduce el número, la edad y las fechas de los huéspedes, y el sistema muestra las habitaciones disponibles. Fácil, rápido y práctico.
Entre las opciones disponibles prácticamente solo en calendarios de reservas digitales, los canales de venta online cobran protagonismo. Gracias a NFHotel, se elimina por completo la necesidad de responder consultas por correo electrónico. Simplemente sustituya el formulario de contacto del sitio web por un módulo de reservas online integrado en el software del hotel. motor de reservas trabaja sin parar, También puedes publicarlo en tu perfil de Facebook, por lo que los turistas pueden presentarse a cualquier hora del día o de la noche.
Naturalmente, un calendario de reservas en línea cuenta con varias funciones de seguridad; los hoteleros probablemente estarán más interesados en la diseñada para proteger contra el overbooking. Cancelar dos reservas que se solapan puede ser un verdadero fastidio, pero con NFHotel, ni usted ni su personal tendrán que preocuparse por estas situaciones. Integrado en el software del hotel. administrador de canales Actualiza la disponibilidad de habitaciones en tiempo real en todos los canales de venta conectados al sistema. El espacio ocupado en recepción también se mostrará en la página web, en las reservas, etc.
Como demuestran claramente los ejemplos anteriores, los hoteleros tienen grandes esperanzas depositadas en un calendario de reservas informatizado. NFHotel, por otro lado, es sin duda una de las soluciones más interesantes del mercado, tanto por su multitud de opciones útiles como por su comodidad y facilidad de uso. Incluso para quienes normalmente evitan las herramientas de trabajo informáticas, ya es hora de sustituir el clásico calendario de reservas de hotel en papel por algo más práctico.
Primero, una pequeña anécdota: un empleado de alojamiento un tanto despistado escuchó una vez que podía olvidarse la ropa interior y la cabeza al llegar al trabajo, pero siempre tenía que llevar un calendario en recepción. La aventura de este caballero en la industria turística no duró mucho, pero le enseñó una lección universal: sin un plan de ocupación de habitaciones actualizado, es imposible gestionar un resort con eficacia. Tener uno bueno, pero tan fácil de usar como un bolígrafo y un papel, es esencial. programa de hotel, definitivamente simplificará muchas cosas.
Si, en lugar de un calendario de recepción tradicional, el empleado mencionado en la introducción hubiera usado NFHotel, su trayectoria en el sector hotelero probablemente habría sido mucho más gratificante. El sistema presentado es una solución en la nube: funciona 24/7 en servidores externos, y el acceso al horario de una propiedad está limitado a personas seleccionadas, para quienes se ha creado un nombre de usuario y una contraseña. Por supuesto, se pueden añadir restricciones adicionales, como iniciar sesión solo desde una dirección IP o un dispositivo específico, o asignar roles con diferentes permisos. De esta forma, el administrador de la propiedad tiene control total sobre qué miembro del personal realiza cambios en el calendario de recepción. A su vez, puede revisar el horario él mismo o añadir nuevos. reservas en línea desde cualquier lugar de la Tierra, siempre que tengas una computadora o un dispositivo móvil conectado a Internet (lo cual es lo normal hoy en día).
La ventaja fundamental de un programa hotelero de este tipo sobre las notas en papel es que nunca se pierde nada en línea. Todo, literalmente todo, se puede recuperar al instante. Esto aplica tanto a la información crucial de la reserva para el hotelero como a la posible investigación sobre el error. Por no hablar de la inmunidad total al sabotaje por parte de un subordinado frustrado, una característica que un calendario de recepción convencional simplemente no puede ofrecer. Y, sin embargo, hay innumerables otras cosas que un sistema informático agiliza y simplifica.
Incluso los recepcionistas buscan fechas disponibles. Normalmente, hay que dedicar varios minutos al teléfono; las pilas de papeles no se abren solas, sobre todo cuando un posible huésped quiere reservar con mucha antelación. Por otro lado, NFHotel ofrece no solo un calendario de hoteles claro con una leyenda a color, sino también un asistente especial que agiliza aún más todo el proceso. El programa del hotel solo necesita el número (y las edades) de los huéspedes interesados, así como las fechas de llegada y salida, para mostrar al instante las habitaciones disponibles para las fechas especificadas. Junto con los precios, por supuesto, teniendo en cuenta los seleccionados durante la conversación. alimento, paquetes especiales, servicios adicionales, etc. Para un cliente específico, todo el proceso de introducción de la reserva en el calendario de recepción tarda aproximadamente un minuto.
Otro aspecto crucial de la industria hotelera es recordar el estado de cada huésped. Quién pagó el total antes de su llegada, quién retrasó su depósito, quién anunció su llegada tarde por la noche y cuándo, quién solicitó una botella de vino para la última noche, quién necesita una cama supletoria para un niño pequeño... y así sucesivamente. Con un calendario informatizado en recepción, los olvidos son inexistentes. Las solicitudes especiales de los huéspedes aparecen en la sección de recordatorios de NFHotel, entre otros lugares, y la facturación se visualiza mediante el código de colores mencionado anteriormente para cada reserva. No es necesario consultar constantemente la libreta; todas las notas son visibles de un vistazo (y los detalles esenciales se pueden ver al pasar el cursor sobre la barra distintiva).
Para hacerlo aún más interesante, este calendario para recepción puede incluir muchas funciones adicionales, como la aceptación automática de reservas en línea. El software del hotel garantiza que todos los pedidos aparezcan inmediatamente en el calendario, a la vez que las páginas web solo ofrecen las habitaciones disponibles en el calendario de recepción. NFHotel ofrece posibilidades que muchos hoteleros ni siquiera imaginaban.
Un calendario de pared debe tener los 365 días del año (y 366 cada cuatro años), un horario semanal, domingos y festivos claramente definidos y, por supuesto, fotos bonitas. También puede incluir recordatorios de onomástica, recetas, consejos prácticos, un horóscopo y muchos otros extras. Sin embargo, un calendario de hotel debe ser, sobre todo, práctico y fácil de leer. Por lo tanto, los recepcionistas que añadan varias notas deben hacerlo de forma concisa para que quepan en una hoja de papel estrecha. O pueden crear un cuaderno aparte para notas, otro para la base de datos de clientes y otro para las liquidaciones financieras...
Sería mucho más sencillo usar un buen software hotelero que almacene toda la información, la muestre con claridad y, además, automatice muchas de las actividades diarias del alojamiento, tanto la incorporación de nuevas reservas como el soporte necesario. Ya no tendría que estar pendiente del calendario del hotel, ni siquiera de su ojo mental; no es raro que un papel se pierda entre un montón de documentos o se desintegre. No importa si es resultado de una desafortunada coincidencia o de un acto deliberado. programa de hotel Todo se puede recuperar y las acciones de los empleados se pueden controlar totalmente.
Un calendario de hotel digital ofrece muchas soluciones útiles que superan con creces la funcionalidad limitada del papel y el bolígrafo tradicionales. Confirmación de reservas y pagos recibidosPor ejemplo, para un depósito. Tradicionalmente, hay que hacer decenas o cientos de llamadas telefónicas o escribir la misma cantidad de correos electrónicos. Claro que se pueden crear plantillas en el programa de correo electrónico, pero los datos individuales deben actualizarse manualmente cada vez. Sin embargo, para un programa de hotel, preparar automáticamente estos mensajes de principio a fin, basándose en la información introducida en el sistema, no supone ningún problema. Solo queda hacer clic para enviar.
Un calendario hotelero informatizado también ofrece numerosas posibilidades que permiten un aumento significativo de la ocupación. En otras palabras, mejora la venta de habitaciones y, en consecuencia, los ingresos. La base es una variedad de formas de reservar directamente en línea, desde un módulo dedicado en su propio sitio web (el llamado motor de reservas), a portales de viajes especializados como e-holiday u otros portales de reservas. Un programa específico transforma el calendario del hotel en una recepción en línea que no solo registra nuevos huéspedes, sino que también acepta nuevas reservas. Esto es posible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año. Y no hay fechas superpuestas ni sobreventas; el sistema integrado actualiza automáticamente la disponibilidad y la ocupación. administrador de canales.
También puede esperar una variedad de comodidades del calendario del hotel. Informes detallados y análisis que proporcionan información invaluable Información sobre cómo funciona el complejo en temporadas particulares, una leyenda en color que presenta claramente el estado de las reservas individuales, generador de liquidaciones, facturas y ficheros de control estándar…y muchas, muchas cosas más. Igualmente importante, un calendario hotelero moderno estará disponible en cualquier momento, en cualquier dispositivo (previamente autorizado) conectado a internet. Y esto ya es la norma hoy en día.
Un lugar donde se almacena la información más importante para la gestión de cualquier establecimiento turístico. Una herramienta esencial incluso para hoteleros con una capacidad de organización superior a la media y una memoria excepcional. Un calendario de hotel se utiliza principalmente para registrar nuevas reservas y encontrar nuevas fechas con relativa facilidad para los huéspedes interesados. Al menos en la versión tradicional en papel. En cuanto a los sistemas informáticos especializados, ofrecen muchas más soluciones útiles para la gestión de un alojamiento.
Incluso con solo introducir nuevas reservas. Normalmente, el calendario del hotel lo gestionan casi exclusivamente los recepcionistas, que atienden llamadas y correos electrónicos de los turistas. Con un software específico, puede abrir fácilmente numerosos canales de venta de habitaciones, especialmente online. No hay que preocuparse de que las reservas de diferentes fuentes se solapen o sean mutuamente excluyentes. El software del hotel actualiza automáticamente la disponibilidad tras guardar una nueva reserva, tanto en el calendario, como en la página web o en la extranet de un portal de viajes conectado.
Por supuesto, un calendario de escritorio práctico para la gestión hotelera también facilita el trabajo diario de los recepcionistas. En este sentido, es fundamental destacar la función conocida como asistente. reserva en líneaGracias a esto, no es necesario hojear páginas ni forzar la vista para encontrar habitaciones disponibles. Simplemente introduzca el número de huéspedes (incluidas sus edades) y las fechas de llegada y salida (según lo solicitado por el cliente potencial), y el sistema mostrará las habitaciones que cumplen los criterios. Junto con los precios calculados, incluyendo... alimento y otros extras incluidos en la reserva/paquete. Solo queda convencer al huésped de los beneficios que le traerá elegir este estándar superior.
Como puede ver, tener un calendario informatizado para gestionar su hotel tiene varias ventajas. Otra ventaja, además de agilizar el proceso de añadir y aumentar el número de reservas, es... módulo de limpiezaEsta función significa que solo necesita programar la limpieza de la habitación después de la salida de los huéspedes, antes de la salida y para las habitaciones que han estado vacías durante mucho tiempo, además de otros servicios. Un sistema con estos datos le mostrará automáticamente dónde y qué debe hacerse en un día determinado. Por supuesto, el calendario automatizado del hotel incluye opciones de notificación instantánea de limpieza, lo que permite a los recepcionistas saber cuándo entregar las llaves y cuándo es aún mejor atender a los huéspedes que llegan mucho antes del check-in.
También hay un tema muy delicado: la seguridad. Programas de hotel Permiten definir fácilmente el alcance de las funciones y responsabilidades mediante la configuración de diferentes niveles de acceso a las funciones individuales del sistema. Sin embargo, la naturaleza inherente de un calendario de hotel en papel es que cualquiera puede modificarlo, incluso personas completamente no autorizadas. Que una sola persona mantenga bajo llave el calendario de reservas reduce significativamente la eficiencia de toda la recepción y el complejo.
Los empleados solo pueden ver lo útil en el programa del hotel si inician sesión desde dispositivos o direcciones IP autorizados. Los administradores de propiedades también pueden ver fácilmente el calendario del hotel desde cualquier lugar con conexión a internet, siempre que tengan un teléfono, tableta, portátil u otro dispositivo.
