Expedia to jeden z wiodących serwisów rezerwacyjnych w internetowej branży turystycznej. Dlatego też obiekty hotelarskie, którym zależy na jak najszerszej bazie potencjalnych klientów, chętnie nawiązują z nim współpracę. Jednak obsługa dodatkowego kanału sprzedaży wymaga sporo zachodu - chyba, że ma się pod ręką program hotelowy połączony z Expedią.
Taki system automatyzuje wiele czasochłonnych czynności. Kluczowy element to tzw. a channel manager. Podstawowym zadaniem takiego channel managera z Expedią będzie synchronizacja dostępności. Overbooking, czyli pokrywające się rezerwacje z różnych źródeł, przysparza o wiele więcej kłopotów niż ktokolwiek mógłby sobie tego życzyć. Zwłaszcza, kiedy mamy szczyt sezonu, kolejne rezerwacje spływają przez recepcję i rozgrzany do czerwoności booking engine na stronie www i zaczyna brakować wolnych pokoi. Dlatego channel manager połączony z Expedią powinien być przede wszystkim szybki, aby rezerwacje z serwisu natychmiast wskakiwały na grafik hotelowy i odwrotnie.
Oczywiście synchronizacja PMS-a z Expedią musi obejmować znacznie szerszy zakres informacji. Co komu po nowej rezerwacji, jeśli nie wie kto przyjeżdża, czy zdecydował się na ofertę pakietową, czy ma jakieś specjalne życzenia? Program hotelowy powinien być tak zbudowany, aby logowanie się do panelu obiektu w Expedii stało się zupełnie zbędne. I tak dane klienta zaciągnięte do systemu pozwolą na automatyczne wygenerowanie powiadomień e-mail i SMS. Podobny mechanizm, oczywiście uwzględniający dodatki do rezerwacji dobrane już na miejscu, uzupełni wystawiane w programie faktury. A także przekonwertuje je do formatu JPK, żeby oszczędzić pracy księgowości.
Połączenie z Expedią okaże się korzystne również w module dla zarządców apartamentów. Zwłaszcza w kwestii porządkowania lokali położonych w różnych punktach kurortu - zamiast wiszenia na telefonie czy codziennego wysyłania listy zadań, można zerknąć na automatycznie aktualizowany cleaning module. Zarządca apartamentów ma na bieżąco podgląd u siebie, a room service tylko rzuci okiem na swój telefon i od razu wszystko jasne, bez niepotrzebnego tracenia czasu.
Synchronizacja programu hotelowego z Expedią musi oczywiście obejmować również opłaty za rezerwację, które turysta reguluje w zewnętrznym serwisie. Oczywiście preautoryzacja karty odstaje wygodą od instant online payments, ale zdecydowanie najistotniejsze jest to, aby wszystkie kwoty się zgadzały.
