Nedílná součást skutečného hotelového softwaru, jehož ukázkovým příkladem je NFHotel – specializovaný, systematicky vyvíjený a rozšiřovaný hotelový systém od polského výrobce. Recepční systém, mezi odborníky z oboru běžněji označovaný jako rezervační systém, v jistém smyslu nahrazuje personál zodpovědný za zákaznický servis a přidávání nových rezervací. Jinými slovy, vytváří druhou, plnohodnotnou, byť zcela virtuální, recepci pro hosty prohlížející webové stránky ubytovacího zařízení.
Každý, kdo se právě pobavil nepříjemnou představou, že lidi zcela nahradí bezduché stroje, může být v klidu. Recepční budou stále potřeba, zejména v těchto velkých resortech, a to i po implementaci vynikajícího hotelového softwaru se stejně výkonným recepčním enginem. Rezervační systém není schopen zvednout telefon, ani nevydat klíče, ani nepomůže hostům v případě nouze. Ale samotný proces nalezení termínu, provedení rezervace, přijetí platby (alespoň elektronicky) a zasílání potvrzení e-mailem a SMS zprávami zvládne to komplexně. A způsobem, který by mohl zahanbit i ostříleného veterána hotelového průmyslu.
Pátek, svátek a neděle
Hlavní výhodou takového síťového zákaznického servisu – jak pro turisty, tak pro správce nemovitostí – je, že je potenciálním zákazníkům k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Statistiky z oboru nejlépe ukazují, že implementace recepčního systému je velmi očekávaným a velmi přínosným řešením. Jak ukazují data od jednotlivců, firem a institucí zapojených do cestovního ruchu, každý rok si stále více rekreantů rezervuje pobyty online, ať už se jedná o dovolenou nebo krátké víkendové pobyty. Rezervační portály, jako je Booking.com, sice mohou poskytovat nejvyšší míru obsazenosti – často dosahující 80% – ale online rezervační modul na vašem webu je vždy dalším zdrojem potenciálních příjmů, aniž byste museli platit vysokou provizi.
Hlavně, že je to jednoduché a srozumitelné
Jedna z nejdůležitějších věcí, které byste měli očekávat od přijímacího systému, je hotelový program, je intuitivní služba. Jakmile se host rozhodne, že si chce v daném resortu odpočinout, očekává, že formality nezaberou mnoho času. I když rezervuje v 1 hodinu ráno, protože dříve bylo obtížné najít volnou chvilku. Je lepší odsunout vizuální a estetické dojmy do pozadí – což by se nemělo rovnat úplnému ignorování. Koneckonců, krásný a jasný grafický design také ovlivňuje rychlost navigace v dostupných možnostech. Je také těžké přecenit hodnotu jasného sdělení konkrétních informací, stejně jako fotografie poskytují lepší představu o daném standardu pokoje než i ten nejúplnější slovní popis.
Jak funguje přijímací modul?
Online rezervaci na webových stránkách lze obvykle provést ve třech rychlých krocích. Nejprve turista zadá datum svého příjezdu a odjezdu a počet účastníků svého potenciálního pobytu. Správce kanálů zkontroluje, které pokoje splňují podmínky, a zobrazí je k výběru. Poté si zákazník vybere doplňkové služby, o které má zájem (z jídlo pro sadu SPA & Wellness procedur nebo speciální příležitostný balíček) a recepční systém dynamicky přepočítává ceny pro všechny dostupné standardy. A konečně, za třetí: když se host kladně rozhodne, zbývá už jen potvrdit volbu a - případně, v závislosti na podmínkách konkrétního rekreačního zařízení - provést platbyPlatba zálohy, vklad, celá částka... Zde je hotelový program zodpovědný za zaznamenání připsané částky a automatické odeslání potvrzení zákazníkovi. Zasílají se jak potvrzení o rezervaci, tak i potvrzení o platbě, aby cestovatel ušetřil nervy drásající čekání na to, zda vše proběhne hladce.
Trh specializovaného softwaru pro hotely a další ubytování nabízí několik hotelových programů s recepčním enginem. Tyto programy však často zahrnují kombinaci několika systémů od různých společností. V případě polské společnosti NFHotel je funkční rezervační engine nedílnou součástí komplexního hotelového programu. To zajišťuje, že celý systém bude fungovat správně, bez jakýchkoli problémů s latencí nebo kompatibilitou.
