Ano, abyste byli s výběrem spokojeni. Tato odpověď na otázku v titulku nepochybně trefuje do černého, ale je naprosto neúčinná. Proto jsme se rozhodli vytvořit tohoto miniprůvodce, který vám navrhne, jak si vybrat software pro recepci. Taková investice je pro každého hoteliéra významnou změnou, ale zároveň nezbytným krokem. Bez specializovaného softwaru je v moderním cestovním ruchu prakticky nemožné fungovat.
Nejlepším důkazem toho jsou statistiky ilustrující, jak ubytování přitahuje nové hosty. Trend je jasný: rok od roku stále více turistů nejen vyhledává ubytování prostřednictvím různých online portálů, ale také si rezervuje pobyty přímo online. Jedním z hlavních úkolů, který by měl software pro recepci řešit, je proto komplexní správa online zdrojů rezervací.
Slovo dne - rezervace
Základní online prodejní kanály, které hotelový program Bezpodmínečně musí podporovat, protože existují dva: přední světovou rezervační službu Booking.com a vlastní webové stránky (spolu s profilem na Facebooku a dalšími sociálními médii). Od recepčního softwaru by se mělo očekávat, že bude plně automaticky spravovat hosty používající tyto webové stránky, a to jak přidáváním nových rezervací do hotelového rozvrhu, tak aktualizací údajů o obsazenosti a dostupnosti na extranetu. Za tyto činnosti je zodpovědný modul zvaný channel manager. Efektivní a bleskově rychlý CM. připojeno k rezervaci zaručuje, že i při použití více distribučních kanálů nedojde k nadměrnému rezervování (překrývajícím se rezervacím).
Prodávejte pokoje online bez zprostředkovatelů
Vzhledem k vysokým provizím cestovních portálů je spuštění online rezervačního modulu na vašich webových stránkách logickým krokem. To například osloví stálé zákazníky – není třeba volat do objektu ani posílat e-maily s dotazy, protože software recepce umožňuje rezervaci kdykoli, ve dne i v noci. Dobrý rezervační systém pro hotely by měl být především snadno použitelný. Grafické ohňostroje jsou k ničemu, pokud potenciální zákazník v určitém okamžiku neví, co má dělat. Nebo celý proces trvá příliš dlouho.
Okamžitá rezervace
Plná automatizace je jedna věc; koneckonců software nemůže dělat všechno za lidi. Ale může mnoho věcí usnadnit a výrazně zrychlit. Pokud se má jednat o typický recepční program, musí implementovaný nástroj podporovat recepční v jejich každodenní práci. Například vyhledávání dostupných termínů je mnohem rychlejší než prohlížení interaktivního rozvrhu s přehlednou barevnou legendou než listování tunami položek v kalendáři nebo čtení tabulky doslova zahlcené informacemi. Použití speciálního průvodce hotelovým programem, klamně podobného skutečnému, může být ještě lepší. online rezervaceZadejte počet osob, uveďte datum příjezdu a odjezdu a systém automaticky zobrazí dostupné pokoje spolu s vypočítanými cenami.
Plná kontrola
Věnovat počítačový výpočetní výkon pouze zpracování rezervací by bylo naprostým plýtváním. Hotelový software by proto měl zahrnovat řadu dalších modulů na podporu řízení celého podniku. Generování faktur, spolupráce s fiskálními tiskárnami, vytváření souborů JPK pro účetní vyrovnání s finančním úřadem, sledování online plateb a přijímané recepčními, messenger, který vám umožňuje rychle se informovat o rezervaci, organizér na úklid…
Doporučit stojí za to software pro recepci NFHotel od NetFactory!
Který program si mám pro recepci zvolit?
V tomto miniprůvodci vám představíme obecné tipy, na co se zaměřit při výběru konkrétního řešení pro vaše turistické zařízení, a také vám navrhneme to nejlepší podle našeho názoru. hotelový program na recepci. Díky tomu naši milí čtenáři z řad hoteliérů nejen získají potřebné znalosti specializovaného softwaru, ale také obdrží produkt, který pravděpodobně nejlépe splní jejich očekávání.
Klíčem je snadná implementace systému do zařízení a snadné používání dostupných možností. To je už jen proto, aby noví zaměstnanci mohli rychle začít efektivně pracovat, i když tento typ IT řešení nikdy předtím nepoužívali. Pokud jde o počáteční konfiguraci softwaru pro recepci, je nejlepší svěřit tento úkol výrobci – i kdyby to bylo zpoplatněno. Vývojáři jsou dobře obeznámeni se všemi vzájemnými závislostmi, jako jsou dodavatelské řetězce nebo vytváření ceníků s více podmínkami. Dělat to sami je ztráta času a úsilí, protože dříve či později budete muset kontaktovat technickou podporu.
Počítač nebo online?
Vzhledem k tomu, že celý svět směřuje k nepochybně velmi pohodlné mobilitě, může existovat pouze jedna odpověď. Implementace softwaru pro stolní recepci obvykle zahrnuje příjezd autorizovaného technika výrobce do ubytovacího zařízení v předem stanovený čas, instalaci systému na určená zařízení a tím to končí. Pokud však dojde na výměnu počítačového hardwaru, stává se to problémem. Volba online hotelového softwaru NFHotel však velmi usnadňuje přihlášení prakticky z jakéhokoli počítače, pokud je k dispozici připojení k internetu. Samozřejmě nebyly opomenuty ani bezpečnostní aspekty – administrátoři mohou implementovat omezení, jako je omezení přístupu na konkrétní IP adresy nebo prostřednictvím odlehčené, automaticky instalované aplikace.
Rezervace ve všech variantách a příchutích
Vzhledem k stále rostoucí roli různých online zdrojů při určování obsazenosti resortů musí provozovatelé hotelů brát online prodejní kanály pokojů vážně. A aby se předešlo nejasnostem s překrývajícími se rezervacemi, měl by software recepce zaručovat rychlé aktualizace obsazenosti. Toto přímé propojení se obvykle nazývá správce kanálůStejně užitečné jsou také online rezervace na webových stránkách nemovitosti. Díky nim webové stránky nejsou jen lákavou přehlídkou hotelu, ale také plnohodnotnou online recepcí, která je k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Tato „externí“ část systému se nazývá rezervační systém.
Nejrychlejší recepční v celém odvětví
Se správným softwarem pro recepci získává mnoho zdánlivě všedních, každodenních úkolů v hotelu nový rozměr. Především se plní mnohem rychleji. S NFHotelem trvá pouhé přidání rezervace – včetně vyhledávání termínů a pokojů, zahrnutí doplňkových služeb, výpočtu cen a přidání nového zákazníka do databáze! – přibližně minutu. S papírovým kalendářem to může trvat 5 až 15 minut (pokud je třeba extranet aktualizovat ručně). To je z velké části zásluhou inteligentního průvodce rezervací, který eliminuje nutnost procházet hotelový program: přidáte hosty, zadáte data příjezdu a odjezdu a systém automaticky zobrazí dostupné možnosti.
NFHotel bude přesně to pravé
A k tomu všemu se přidává cenné statistické analýzy, samoobnovitelné a okamžité e-mailové a SMS upozornění zasílané zákazníkům, oznámení majiteli o nových, upravených a smazaných rezervacích, generování faktur a mnoho dalších předdefinovaných dokumentů (např. registrační karta), vytvoření jednotného kontrolního souboru z úrovně hotelového systému, praktický komunikátor pro personál, denní zprávy jídlo a čištění, specializovaný modul pro osoby zodpovědné za úklid, zpracování online plateb a celou řadu dalších funkcí - NFHotel se jeví jako perfektní program pro recepci.
Jaký program pro recepci?
Toto je pravděpodobně dilema, s nímž se potýká mnoho hoteliérů při rozvoji svého turistického podnikání. Dobrá paměť a pečlivě a systematicky vedené poznámky vydrží jen omezenou dobu. Vážný pokus o online prodej a rezervace je zbytečný bez předchozí implementace počítačového systému, který automatizuje a urychluje určité procesy. A to vyvolává otázku: jaký software pro recepci byste si měli vybrat?
Mnoho lidí pravděpodobně věnuje pozornost především ceně, ale v hotelnictví je jediným kritériem jednoduché srovnání cen. Musíte zvážit dostupné možnosti, vypočítat potenciální výhody dalších funkcí, systém si sami otestovat a posoudit rychlost zaškolení nových zaměstnanců. Může se ukázat, že s recepčním softwarem, který stojí dvakrát tolik, můžete očekávat pětkrát vyšší zisk. Na druhou stranu, řešení, které stojí třikrát tolik, může generovat desetinásobné příjmy, ale využití jeho plného potenciálu bude vyžadovat zdlouhavé školení, pravidelně pořádané výrobcem.
Program pro děti od 5 do 105 let
Proto je pro výběr správného softwaru pro příjem klíčová jasná prezentace dat a intuitivní navigace v dostupných možnostech. Otázkou je, jak si to můžete ověřit před nákupem? Vzhledem k tomu, že online recenze nejsou vždy spolehlivým zdrojem informací, je nejlepší si důkladně vyzkoušet demo verzi. Každý renomovaný výrobce hotelový program Má jednu – buď prostřednictvím aplikace ke stažení (která má bohužel někdy omezené funkce), nebo vytvořením přístupu k demo instanci v online řešeních. To nejen poskytuje úplný vhled do softwaru, ale také příležitost k vyhodnocení budoucí technické podpory.
Kdo se nerozvíjí, upadá do pozadí
Toto rčení může znít jako klišé, ale platí pro software recepce. Objevují se velké i menší změny v legislativě (viz například Standardní auditní soubor) a technologický pokrok také vytváří nové příležitosti, se kterými se hoteliéři musí seznámit, pokud chtějí dlouhodobě udržet nad vodou. Proto by měly být v hotelovém softwaru pravidelně zaváděny nové funkce. Některé jsou nezbytné, jiné „pouze“ užitečné, ale vždy se zaměřením na vývoj. Zda výrobce usíná na vavřínech, jasně dokazuje aktivita na sociálních sítích nebo sekce na webových stránkách s uvedením změn.
Síťová integrace
Internet měl také obrovský dopad na cestovní ruch. Objevily se četné služby přímé rezervace (v čele s booking.com) a ty využívá stále více lidí. Jakýkoli systém, který představuje jakoukoli překážku pro oslovení tak velké skupiny potenciálních zákazníků, by měl být okamžitě diskvalifikován. Software recepce by měl skutečně usnadňovat online rezervace, ať už na takových portálech nebo z webových stránek ubytovacího zařízení. Proto je nezbytné zmínit dva klíčové koncepty: rezervační systém a správce kanálůTento „rezervační systém“ je jednoduše online rezervace, která funguje trochu jako běžná recepce (ale automaticky) – kontroluje termíny, zobrazuje dostupné pokoje, vypočítává ceny, přijímá platby atd. Mezitím „správce kanálů“ [obchod] automaticky aktualizuje hotelový rozvrh o nové rezervace – bez ohledu na to, odkud pocházejí. Tím je zajištěno, že dostupnost a obsazenost pokojů se automaticky aktualizují na jakémkoli místě a kdykoli – žádné přerezervování, žádné ruční úpravy. Samozřejmě čím dříve, tím lépe.
Čas rozhodnutí
Nyní víceméně víme, na co se zaměřit při výběru hotelového softwaru. Vyzbrojeni těmito znalostmi mohou firmy v oblasti cestovního ruchu a ubytování s jistotou začít s testováním. Na otázku „jaký software pro recepci?“ neexistuje jediná univerzální odpověď, protože každý objekt má trochu jiné potřeby. Snad s výjimkou NFHotelu, který se pyšní nejrychlejší výměnou dat s Bookingem.
