W hotelarstwie bez kalendarza recepcyjnego. Bywały już i takie przypadki, kiedy zagubienie notatnika kończyło się wstrzymaniem przyjmowania nowych rezerwacji. I całkowitym zmarnowaniem potencjalnie świetnego sezonu. Dlatego też bezpieczniejszym, a do tego korzystniejszym z wielu innych przyczyn wyjściem będzie wyspecjalizowany program hotelowy. Takie rozwiązania zapewniają nie tylko interaktywny kalendarz recepcyjny, ale też rozbudowany zestaw funkcjonalności dodatkowych.
Oczywiście tym, co interesuje hotelarzy najbardziej, jest kwestia wpływu wdrożenia zaawansowanego systemu dedykowanego obiektom noclegowym na finansowe wyniki całego przedsiębiorstwa - w domyśle pozytywnego. Odpowiedź na to pytanie kryją poszczególne moduły programu hotelowego. Bezpośrednio na przychody w komputerowym kalendarzu recepcyjnym oddziałują chociażby funkcje sieciowe, de facto całkowicie zdejmujące potrzebę jakiegokolwiek nadzoru nad internetowymi kanałami bezpośredniej sprzedaży pokoi. Istną zmorą hotelarzy jest overbooking, najczęściej wywoływany przez spóźnioną aktualizację dostępności. Programowy a channel manager robi to automatycznie po wpłynięciu jakiejkolwiek nowej rezerwacji, nie ma zatem ryzyka ich nałożenia się na siebie.
Kolejnym niezwykle przydatnym z perspektywy zwiększenia zysków elementem będzie własny booking engine. Pomijając już wgłębianie się w szczegóły techniczne, dzięki niemu elektroniczny kalendarz recepcyjny pełni również rolę dodatkowego biura obsługi klienta. Internetowego, działającego całodobowo, a ponadto bez zatrudniania kogokolwiek do tej sieciowej recepcji. Mowa o module do online booking’owych, integrowanym ze stroną www obiektu oraz profilami na Facebook i innych mediach społecznościowych. Prostym w użytkowaniu, co pozwoli dosłownie każdemu turyście sprawdzić, czy jest jakiś wolny pokój w interesującym go terminie.
Z takim mocno usieciowionym kalendarzem recepcyjnym hotelarz zyskuje mnóstwo przydatnych opcji, o jakich posiadacze papierowych organizerów nawet nie mają co marzyć. Kolejnym modelowym wręcz przykładem będą wszelkie potwierdzenia wysłane e-mailami i/lub SMS-ami do klientów. O potwierdzeniu rezerwacji, o wpłynięciu zadatku, o dokonaniu innych wpłat itp. Normalnie trzeba się mordować z klawiaturą i wyjątkowo uważnie przepisywać dane - a w hotel program wszystko załatwiają szablony zbudowane na kluczach, automatycznie tworzące treść na podstawie informacji w systemie. Jeśli więc kalendarz recepcyjny “zaksięgował” 500 zł z rezerwacji o wartości 5000 zł, nie ma szans na wysłanie do klienta wiadomości o przyjęciu 50 zł, 5000 zł, 450 zł czy innej, niezgodnej ze stanem faktycznym kwoty.
A skoro już o księgowaniu mowa - programy hotelowe co do zasady muszą pozwalać na generowanie faktur i innego rodzaju rozliczeń. Warto przy tym zauważyć, że NFHotel prawdopodobnie jako jedyny w Polsce system dedykowany hotelarzom pozwala wyeksportować faktury do jednolitego pliku kontrolnego - od 2018 roku obowiązkowego już dla każdej wielkości firm. Zarówno w cyklicznych sprawozdaniach, jak też bardziej szczegółowych kontrolach. Oczywiście oczekiwanie, że za pomocą kalendarza recepcyjnego można całkowicie wyręczyć księgowość jest “nieco” na wyrost, ale niewątpliwie taki JPK wygenerowany automatycznie znacząco ułatwi porządkowanie relacji z fiskusem.
To najbardziej wyraziste przykłady tego, jak program hotelowy przyspiesza najróżniejsze czynności, które w hotelarstwie i branży turystycznej po prostu trzeba zrobić. Mając gdzieś z tyłu głowy, że te elementy to tylko wierzchołek góry lodowej przydatnych funkcjonalności, nie ma wątpliwości iż tradycyjne kalendarze recepcyjne na papierze prędzej czy później skończą jak Titanic - w najlepszym razie w jakimś muzeum.
Kalendarz hotelarski
Niektórzy pewnie myślą o podziale roku na sezony - w wakacje wysoki, późną jesienią niski (albo i całkowicie martwy), od majówki średni itd. - ale to nie o ustalenie “czasu żniw” w branży turystycznej chodzi. Typowy kalendarz hotelarski ma zadanie uporządkować wszystkie spływające rezerwacje w taki sposób, aby nie było najmniejszych wątpliwości co do zajętych pokoi i wolnych terminów. Tyle że przy współczesnych wymogach, kiedy coraz więcej gości preferuje bukowanie pobytu bezpośrednio w internecie, papier zdecydowanie przestał wystarczać.
Podstawową przewagą komputerowego kalendarza hotelarskiego nad tradycyjnym notesem będzie właśnie automatyczne nanoszenie na grafik wszystkich rezerwacji przychodzących z sieci i bieżące, a wręcz natychmiastowe aktualizowanie dostępności w internetowych kanałach sprzedaży, bez konieczności dodatkowego logowania się gdziekolwiek i ręcznego wpisywania danych. Oczywiście takie świetne rzeczy to tylko w porządnym hotel program - utworzenie arkusza w jakimś Excelu daje właściwie wyłącznie zamianę długopisu i pisaków na myszkę i klawiaturę. W dedykowanym systemie komputerowym usprawnienia idą daleko dalej.
Krótko i dosadnie rzecz ujmując: kalendarz hotelarski online to pełnoprawna recepcja, która kompleksowo obsłuży potencjalnych gości buszujących w sieci. Bez potrzeby nadzoru kogokolwiek z personelu czy kierownictwa. Najmocniejszy dowód to obsługiwany przez program hotelowy moduł online booking, do zainstalowania na stronie internetowej obiektu hotelowego czy też na profilu w mediach społecznościowych. Klient klika na przycisk “Rezerwuj” (albo podobnie nazwany) na witrynie, wybiera interesujący go termin, uzupełnia informacje o uczestnikach turnusu (ich liczba i wiek), a system po sprawdzeniu w kalendarzu hotelarskim pokazuje dostępne pokoje. Razem z cenami, możliwością dobrania usług dodatkowych i pakietów specjalnych, opisem standardów, przykładowymi zdjęciami etc. A jak zdecyduje się zarezerwować, może przejść do online payments i od razu przelać zaliczkę, a nawet i całą należną kwotę.
Warto sprawdzić program także, gdy posiadamy apartamenty w wielu lokalizacjach.
Nie trzeba zatem specjalnie tłumaczyć, ile korzyści się z tym wiąże. Na zautomatyzowaniu i naturalnym poszerzeniu kanałów sprzedaży interakcje w dobrym programie się nie kończą. Komputerowy kalendarz hotelarski pozwala bardzo łatwo sprawdzić status konkretnej rezerwacji - wszystko załatwia legenda kolorystyczna. Zaliczka wpłynęła na powiązane konto? Pasek zmienia barwę. Recepcjonista przyjął pozostałą część należności w gotówce? To samo. Gość miał jakieś szczególne życzenia, np. przyjazd z psem albo butelkę wina na romantyczny weekend we dwoje? Na pasku będzie stosowna adnotacja. I w odpowiednich zakładkach na panelu bocznym też.
Dobrze skonfigurowane oprogramowanie pozwala oszczędzić mnóstwo czasu - a niejednokrotnie również środków - które można przeznaczyć na inne zadania. Takie, których w kalendarzu hotelarskim się nie wykonuje, żeby wymienić chociażby codzienną kontrolę pokoi czy tworzenie długofalowych strategii marketingowych. Co wcale nie oznacza, że w tych obszarach program hotelowy będzie zupełnie nieprzydatny. Przykładowo: cleaning module na podstawie wprowadzonych zasad pokaże, które pokoje w danym dniu wymagają szczególnej uwagi personelu sprzątającego i uporządkowania. Z kolei zgrana z kalendarzem hotelarskim zakładka do wysyłania e-maili i SMS-ów nie tylko pozwoli na wysyłanie wszelkich potwierdzeń do gości paroma kliknięciami, ale też na mailing wiadomości wizerunkowych: życzeń świątecznych, bonów dla stałych klientów…
Dobry kalendarz hotelarski to prawdziwy multimedialny kombajn, a zarazem katalizator usprawniający organizację pracy całego ośrodka turystyczno-wypoczynkowego. Inwestycja w przyszłość, która zwróci się niemal w mgnieniu oka, a porównywalnie szybko zacznie przynosić policzalne zyski.
Dobrze prowadzony kalendarz do rezerwacji stanowi narzędzie niezbędne hotelarzowi od zarania ruchu turystycznego. Pamięć bywa zawodna, zaś wiedza kto przyjeżdża, kto wyjeżdża, który pokój będzie wolny, a do którego przyjedzie niedługo rodzina z kilkorgiem dzieci, to podstawa do sensownego prowadzenia obiektu noclegowego. Choć niektórzy przywiązani są do papieru i długopisu, to dziś o wiele lepszym rozwiązaniem będzie specjalistyczny program hotelowy.
Krótko i na temat: zaawansowany system komputerowy dedykowany hotelarzom stwarza o niebo więcej przydatnych możliwości od papierowego kalendarza do rezerwacji. Najlepiej oczywiście od razu w wersji online, otrzymującej częste aktualizacje, nowe funkcjonalności i dzięki stałemu połączeniu z internetem automatyzujący sporo rozmaitych rzeczy. Wypisz, wymaluj: NFHotel. Hotel system działający w chmurze, do uruchomienia na dosłownie każdym urządzeniu, które ma dostęp do globalnej sieci - co przy tych wszystkich komputerach, Mac’ach, tabletach, smartfonach i innych urządzeniach mobilnych nie stanowi współcześnie szczególnie trudnego wymagania. Ba, niektórzy mają już więcej problemów z pisaniem ręcznym niż ekranami dotykowymi.
Kalendarz do rezerwacji NFHotel to przydatne hotelarzom nowości, ale też znaczne ułatwienie i przyspieszenie wykonywanych tradycyjnie czynności. Zapisywanie kolejnych gości czy sprawdzanie wolnych pokoi w programie hotelowym jest zwyczajnie o wiele sprawniejsze. Zamiast przewracania kolejnych kartek (i zbierania tych, które się kiedyś przypadkiem pourywały) wystarczy dosłownie jeden rzut oka na czytelny, interaktywny grafik hotelowy. Można również skorzystać z intuicyjnego kreatora rezerwacji - recepcjonista wprowadza liczbę oraz wiek osób i daty, a system na tej podstawie pokazuje dostępne pokoje. Łatwo, szybko i wygodnie.
Jeśli natomiast chodzi o opcje dostępne właściwie tylko w komputerowym kalendarzu do rezerwacji, niewątpliwie na czoło wysuwają się internetowe kanały sprzedaży. Dzięki NFHotelowi całkowicie znika konieczność odpowiadania na e-mailowe zapytania. Wystarczy zastąpić formularz kontaktowy na stronie www sprzężonym z programem hotelowym modułem rezerwacji on-line. Tzw. booking engine działa bez przerwy, można go też umieścić na facebookowym profilu, więc turyści mogą zgłaszać się o każdej porze dnia i nocy.
Naturalnie internetowy kalendarz do rezerwacji posiada szereg zabezpieczeń - hotelarzy zapewne najbardziej zainteresuje to, które ma chronić przed overbookingiem. Odkręcanie dwóch nakładających się na siebie rezerwacji stanowi prawdziwą udrękę, a z NFHotel takimi sytuacjami nie trzeba będzie zaprzątać sobie czy komukolwiek z personelu głowy. Wbudowany do programu hotelowego a channel manager aktualizuje dostępność pokoi na bieżąco, we wszystkich podłączonych do systemu kanałach sprzedaży. Miejsce zajęte w recepcji będzie takie również na witrynie www, w bookingu itd.
Jak doskonale udowadniają powyższe przykłady, z komputerowym kalendarzem do rezerwacji hotelarze mogą wiązać naprawdę duże nadzieje. Z kolei program hotelowy NFHotel niewątpliwie należy do najciekawszych rozwiązań dostępnych na rynku. Zarówno ze względu na mnogość przydatnych opcji, jak też wygodę i prostotę użytkowania. Nawet dla tych, którzy na co dzień stronią od komputerowych narzędzi pracy. Najwyższa już pora zamienić klasyczny, papierowy kalendarz do rezerwacji hotelowych na coś praktyczniejszego.
Na początek mała anegdotka: otóż pewien cokolwiek roztrzepany pracownik obiektu noclegowego usłyszał kiedyś, że przychodząc do pracy może zapominać gaci i głowy, ale kalendarz do recepcji musi mieć ze sobą zawsze. Przygoda owego jegomościa z branżą turystyczną nie trwała szczególnie długo, lecz płynie z niej uniwersalna lekcja. Bez aktualnego schematu obłożenia pokoi nie sposób skutecznie prowadzić jakikolwiek ośrodek wypoczynkowy. Posiadanie dobrego, a jednocześnie równie prostego w obsłudze co długopis i kartka papieru hotel program, zdecydowanie uprości wiele spraw.
Gdyby zamiast tradycyjnego kalendarza do recepcji wspomniany we wstępie pracownik korzystał z NFHotel, jego kariera w hotelarstwie zapewne byłaby znacznie bogatsza. Prezentowany system jest rozwiązaniem chmurowym - działa 24h na dobę na zewnętrznych serwerach, a dostęp do grafiku danego obiektu mają tylko wybrane osoby, dla których utworzono użytkownika i hasło. Można oczywiście do tego dodać dodatkowe restrykcje, jak logowanie się wyłącznie z konkretnego adresu IP czy jednego urządzenia albo nadawanie ról z różnymi uprawnieniami. W ten sposób gospodarz obiektu ma pełną kontrolę nad tym, kto z personelu dokonuje jakichkolwiek zmian w kalendarzu do recepcji. Sam z kolei może przeglądać grafik czy dodawać nowe rezerwacje on-line z dowolnego miejsca na Ziemi, byle tylko miał komputer lub urządzenie mobilne połączone z internetem (co jest dziś normą).
Podstawową przewagą takiego programu hotelowego nad notowaniem na papierze jest taka, że w internecie nic nigdy nie zginie. Wszystko, dosłownie wszystko da się błyskawicznie odtworzyć Dotyczy to zarówno kluczowych dla hotelarza informacji o rezerwacjach, jak też ewentualnego dochodzenia kto popełnił błąd. Nie wspominając już o całkowitej odporności na sabotaż ze strony sfrustrowanego podwładnego, której zwykły kalendarz do recepcji najzwyczajniej w świecie mieć nie może. A przecież jest jeszcze mnóstwo rzeczy, które komputerowy system przyspiesza i ułatwia.
Choćby samo poszukiwanie wolnych terminów przez recepcjonistów. Zwykle trzeba powisieć na telefonie parę minut, stosy kartek same się nie przewrócą - zwłaszcza wtedy, kiedy potencjalny gość chce zarezerwować pobyt z dużym wyprzedzeniem. Tymczasem NFHotel oferuje nie tylko przejrzysty grafik hotelowy z czytelną legendą kolorystyczną, ale też specjalny kreator jeszcze bardziej usprawniający cały proces. Program hotelowy potrzebuje tylko liczby (i wieku) zainteresowanych osób oraz dat przyjazdu i wyjazdu, żeby błyskawicznie pokazać dostępne w podanym terminie pokoje. Oczywiście razem z cenami, uwzględniającymi dobrane w toku rozmowy food, pakiety specjalne, usługi dodatkowe itd. Przy konkretnym kliencie całe naniesienie rezerwacji na kalendarz do recepcji trwa około minuty.
Kolejną niezwykle istotną w hotelarstwie rzeczą jest pamiętanie o statusie poszczególnych gości. Kto opłacił całość jeszcze przed przyjazdem, kto zwleka z zaliczką, kto i kiedy zapowiadał przyjazd w późnych godzinach nocnych, kto poprosił o butelkę wina na ostatni wieczór, kto potrzebuje dostawki dla małego dziecka… I tak dalej, i tym podobne. Z komputerowym kalendarzem do recepcji nie ma mowy o zapominalstwie. Specjalne życzenia gości pojawiają się m.in. w sekcji przypominacza NFHotel, a kwestię rozliczeń wizualizuje wspomniane wcześniej zróżnicowanie kolorystyczne poszczególnych rezerwacji. Nie trzeba już co chwilę sprawdzać zeszytu, wszystkie uwagi widać od razu (a niezbędne detale po najechaniu na wyróżniający się pasek).
A żeby było jeszcze ciekawiej, taki kalendarz do recepcji może mieć wiele dodatkowych funkcji. Z automatycznym przyjmowaniem rezerwacji płynących z internetu na czele. Program hotelowy potrafi zadbać o to, aby wszystkie “zamówienia” od razu pojawiały się na grafiku, a jednocześnie strony w sieci cały czas oferowały tylko te pokoje, które również na grafiku recepcyjnym są wolne. NFHotel daje takie możliwości, o jakich wielu hotelarzy nawet się jeszcze nie marzyło.
Taki do zawieszenia na ścianę powinien mieć 365 (a co 4 lata 366) dni w roku, podziałkę tygodniową, wyraźnie odróżnione niedziele oraz pozostałe święta, no i oczywiście ładne zdjęcia. Można też liczyć na przypomnienia o imieninach, jakieś przepisy kulinarne, praktyczne porady, horoskop i wiele innych dodatków. Natomiast kalendarz hotelowy winien być przede wszystkim praktyczny i czytelny. Dlatego recepcjoniści dopisujący rozmaite uwagi muszą robić to zwięźle, żeby zmieścić się na wąskiej kartce. Albo zakładać osobny zeszyt do adnotacji, odrębny do bazy klientów, jeszcze inny do rozliczeń finansowych…
A o wiele prościej byłoby używać dobrego programu hotelowego, który przechowa wszystkie informacje, wyświetli je w przejrzysty sposób, a do tego jeszcze zautomatyzuje sporo codziennych w obiekcie noclegowym czynności. Zarówno w dodawaniu kolejnych rezerwacji, jak też w całej niezbędnej otoczce. Nie trzeba byłoby już też pilnować kalendarza hotelowego nawet bardziej niż oka w głowie - z kawałkiem papieru tak to już bywa, że może gdzieś zaginąć w stosie dokumentów albo ulec jakiejś dezintegracji. Mniejsza o to, czy w wyniku nieszczęśliwego zbiegu okoliczności, czy raczej w efekcie celowych działań. W hotel program wszystko można odzyskać, a także w pełni kontrolować poczynania pracowników.
Cyfrowy kalendarz hotelowy dostarcza wielu przydatnych rozwiązań, zostawiających daleko w tyle mocno ograniczone funkcjonalności zwykłych kartek i długopisu. Choćby potwierdzenia rezerwacji i otrzymanych wpłat, np. na poczet zadatku. Tradycyjnie trzeba albo wykonywać dziesiątki bądź setki telefonów, albo pisać takie same ilości maili. Owszem, można utworzyć szablony w programie pocztowym, ale już indywidualne dane za każdym razem należy podmieniać ręcznie. Tymczasem dla programu hotelowego automatyczne przygotowanie takich wiadomości od A do Z, na podstawie wprowadzonych do systemu informacji, nie stanowi najmniejszego problemu. Pozostaje kliknąć, żeby wysłać.
Z komputerowym kalendarzem hotelowym wiąże się także sporo możliwości, które pozwalają na znaczne zwiększenie obłożenia obiektu noclegowego. Innymi słowy rzecz ujmując: poprawę sprzedaży pokoi, a więc i przychodów. Podstawa to rozmaite sposoby rezerwowania bezpośrednio w internecie - od specjalnego modułu na własnej stronie www (tzw. booking engine), aż po wyspecjalizowane portale turystyczne w rodzaju e-holidaya czy innego bookinga. Dedykowany program zmienia kalendarz hotelowy w internetową recepcję, która nie tylko zapisuje kolejnych gości, ale też przyjmuje nowe rezerwacje. I to przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 365 dni w roku. I nie mowy o nakładających się na siebie terminach oraz odkręcaniu overbookingu, o automatyczną aktualizację dostępności i zajętości dba wbudowany a channel manager.
Po kalendarzu hotelowym można się spodziewać również szeregu udogodnień. Szczegółowe raporty and analizy dostarczające bezcennych informacji o tym, jak w poszczególnych sezonach funkcjonuje ośrodek, legenda kolorystyczna w czytelny sposób prezentująca status poszczególnych rezerwacji, generator rozliczeń, faktur i jednolitego pliku kontrolnego… a także wielu, wielu innych rzeczy. Co równie istotne, nowoczesny kalendarz hotelowy będzie dostępny w dowolnym momencie, na każdym (zawczasu uprawnionym) urządzeniu, które jest połączone z internetem. A to akurat już dzisiaj norma.
Miejsce, do którego trafiają najważniejsze informacje potrzebne do prowadzenia jakiegokolwiek obiektu turystycznego. Narzędzie potrzebne nawet tym hotelarzom, którzy wykazują się ponadprzeciętnymi zdolnościami organizacyjnymi i iście genialną pamięcią. Kalendarz do prowadzenia hotelu służy przede wszystkim do tego, aby wpisywać nowe rezerwacje i w miarę łatwo wynajdywać nowe terminy dla chętnych gości. Przynajmniej w wydaniu tradycyjnym, papierowym. Bo jeśli chodzi o specjalistyczne systemy komputerowe, to przydatnych w prowadzeniu obiektu noclegowego rozwiązań zawierają o wiele, wiele więcej.
Choćby samo wprowadzanie nowych rezerwacji. Normalnie na kalendarzu do prowadzenia hotelu pracują praktycznie wyłącznie recepcjoniści, obsługujący dzwoniących i wysyłających e-mailowe zapytania turystów. W przypadku dedykowanego oprogramowania spokojnie można otwierać sporo kolejnych kanałów sprzedaży pokoi, z tymi internetowymi na czele. Bez najmniejszych obaw o to, że rezerwacje z różnych źródeł będą się gdziekolwiek nakładać czy wykluczać. Program hotelowy automatycznie aktualizuje dostępność po zapisaniu nowej rezerwacji - zarówno na grafiku, jak też na stronie www czy w extranecie podpiętego portalu turystycznego.
Naturalnie praktyczny kalendarz do prowadzenia hotelu w wersji komputerowej również samym recepcjonistom ułatwia codzienną pracę. Tutaj koniecznie trzeba wyróżnić funkcję nazywaną popularnie kreatorem online booking. Dzięki niej nie ma potrzeby przewracania kartek i wytężania wzroku w poszukiwaniu wolnych pokoi. Trzeba tylko wpisać liczbę osób (wraz z wiekiem) oraz daty przyjazdu i wyjazdu (zgodnie z życzeniem potencjalnego klienta), a system pokaże pokoje spełniające warunki. Razem z wyliczonymi cenami, uwzględniającymi food i pozostałe dodatki do rezerwacji/pakietu. Pozostaje przekonać gościa o korzyściach, które przyniesie ze sobą wybór tego lepszego standardu.
Posiadanie skomputeryzowanego kalendarza do prowadzenia hotelu ma jak widać szereg zalet. Kolejną, obok usprawnienia dodawania i zwiększenia liczby rezerwacji, będzie chociażby cleaning module. Ten element sprawia, że wystarczy raz ustalić harmonogram porządkowania pokoi po wyjeździe gości, przed wyjazdem, i pokoi od dłuższego czasu pustych i innych usług. System posiadający takie dane sam pokaże, gdzie i co trzeba danego dnia wykonać. Oczywiście w zautomatyzowanym kalendarzu do prowadzenia hotelu nie brakuje opcji natychmiastowego meldowania o posprzątaniu, dzięki czemu recepcjoniści wiedzą kiedy można dawać klucze, a kiedy jeszcze lepiej zająć czymś gości, którzy przyjechali sporo przed rozpoczęciem doby hotelowej.
Jeszcze kwestia mocno wrażliwa, a mianowicie bezpieczeństwo. Hotel programs pozwalają łatwo ustalić zakres obowiązków i odpowiedzialności, poprzez ustawienie różnych poziomów dostępu do poszczególnych funkcji systemu. Tymczasem papierowy kalendarz do prowadzenia hotelu ma to do siebie, że dokona w nim zmian każdy, kto położy na nim ręce. Również osoby kompletnie do tego niepowołane, a przecież trzymanie grafiku rezerwacji pod kluczem przez jedną osobę mocno hamuje efektywność pracy całej recepcji i całego ośrodka wypoczynkowego.
I tak poszczególni pracownicy z personelu w programie hotelowym widzą tylko to, co przyda im się w wykonywaniu obowiązków - tylko jeśli zalogują się z autoryzowanych urządzeń i/lub adresów IP. A gospodarze całego obiektu równie dobrze mogą mieć podgląd na kalendarz do prowadzenia hotelu z każdego miejsca, gdzie jest połączenie z globalną siecią. Byle tylko mieli przy sobie telefon, tablet, laptop lub inne urządzenie.
