Tak, żeby być zadowolonym z dokonanego wyboru. Taka odpowiedź na tytułowe pytanie niewątpliwie trafia w dziesiątkę, ale kompletnie nie pomaga. Dlatego też postanowiliśmy stworzyć niniejszy mini-poradnik, podpowiadający jak wybrać program do recepcji. Taka inwestycja to dla każdego hotelarza poważna zmiana, a jednocześnie konieczny krok. Bez dedykowanego oprogramowania we współczesnej branży turystycznej właściwie nie sposób funkcjonować.
Najlepszym na to dowodem są statystyki obrazujące to, w jaki sposób obiekty noclegowe pozyskują kolejnych gości. Trend jest wyraźny: z roku na rok coraz więcej turystów nie tylko poszukuje miejsca na wypoczynek za pośrednictwem rozmaitych portali internetowych, ale też rezerwuje pobyt bezpośrednio w sieci. Dlatego jednym z podstawowych zadań, jakie powinno się postawić przed programem do recepcji, powinna być kompleksowa obsługa internetowych źródeł rezerwacji.
Słowo dnia - booking
Podstawowe kanały sprzedaży w sieci, które hotel program bezwzględnie musi wspierać, są na dobrą sprawę dwa - światowy lider wśród serwisów rezerwacyjnych booking.com oraz własna strona internetowa (do spółki z profilem na facebooku i innych mediach społecznościowych). Po programie do recepcji należy oczekiwać, że całkowicie automatycznie obsłuży gości korzystających z tych stron, zarówno nanosząc nowe rezerwacje na grafik hotelowy, jak też aktualizując dane o zajętości i dostępności w extranecie. Za te działania odpowiada moduł nazywany channel managerem. Sprawny, błyskawicznie działający CM połączony z bookingiem gwarantuje, że nawet przy zwielokrotnieniu kanałów dystrybucji nie będzie dochodziło do overbookingu (pokrywających się rezerwacji).
Sprzedawaj pokoje w sieci bez pośredników
Jako że prowizje dla portali turystycznych są wysokie, uruchomienie modułu rezerwacji on-line na własnej witrynie www stanowi logiczny krok. Przypadnie do gustu np. stałym klientom - nie trzeba już wydzwaniać do obiektu czy pisać e-maili z zapytaniami, skoro dzięki programowi do recepcji jest możliwość zarezerwowania pobytu o dowolnej porze dnia i nocy. Dobry booking engine programu hotelowego powinien być przede wszystkim prosty w obsłudze. Na nic zdadzą się graficzne fajerwerki, jeśli w którymś momencie potencjalny klient nie będzie wiedział co robić. Albo całość zajmie zdecydowanie zbyt dużo czasu.
Rezerwacja instant
Pełna automatyzacja to jedno, w końcu oprogramowanie nie wszystko zrobi za ludzi. Ale sporo rzeczy może ułatwić i znacząco przyspieszyć. Skoro ma być to typowy program do recepcji, wdrażane narzędzie musi pomagać recepcjonistom w codziennej pracy. Na przykład wyszukiwanie wolnych terminów - o wiele szybciej trwa spojrzenie na interaktywny grafik z czytelną legendą kolorystyczną niż przewracanie tony zapisków w kalendarzu albo odczytywanie arkusza kalkulacyjnego wprost zawalonego informacjami. Jeszcze lepsze może być korzystanie ze specjalnego kreatora programu hotelowego, do złudzenia przypominającego rezerwację online. Dodać liczbę osób, określić daty przyjazdu i wyjazdu, a system sam pokaże dostępne pokoje wraz z obliczonymi cenami.
Pełna kontrola
Przeznaczenie mocy obliczeniowej komputerów tylko i wyłącznie na obsługę rezerwacji byłoby czystym marnotrawstwem. Dlatego też program hotelowy powinien posiadać szereg modułów innego rodzaju, wspomagających zarządzanie całym interesem. Generowanie faktur, współpraca z drukarkami fiskalnymi, tworzenie JPK-ów do rozliczeń księgowych z fiskusem, monitoring wpłat internetowych i przyjmowanych przez recepcjonistów, komunikator pozwalający szybko dopytać się o jakąś rezerwację, organizer sprzątania…
Programem do recepcji godnym polecenia będzie NFHotel od NetFactory!
Jaki program wybrać do recepcji?
W niniejszym mini-poradniku przedstawimy zarówno ogólne wskazówki co do tego, czym kierować się przy wyborze konkretnego rozwiązania dla swojego obiektu turystycznego, jak też zaproponujemy naszym zdaniem najlepszy hotel program do recepcji. Dzięki temu szanowni czytelnicy-hotelarze nie tylko nabędą niezbędnego rozeznania w dziedzinie specjalistycznego oprogramowania, a przy okazji dostaną jak na tacy prawdopodobnie najbardziej pasujący do ich oczekiwań produkt.
Podstawowa rzecz to łatwe wdrożenie systemu do obiektu i łatwa obsługa dostępnych w systemie opcji. Choćby po to, żeby nowi pracownicy mogli szybko rozpocząć efektywną pracę, nawet jeśli nigdy wcześniej nie mieli do czynienia z tego rodzaju rozwiązaniami informatycznymi. A jeśli chodzi o pierwszą konfigurację programu do działania w recepcji, najlepiej powierzyć to zadanie producentowi - nawet jeśli wiąże się to z jakąś opłatą. Twórcy doskonale znają wszystkie zależności w rodzaju dostawek czy budowania cenników z wieloma warunkami. Samemu szkoda na to czasu i nerwów, bo prędzej czy później i tak skończy się to kontaktem z pomocą techniczną.
Desktop czy on-line?
Skoro cały świat zmierza w kierunku niewątpliwie bardzo wygodnej mobilności, odpowiedź może być tylko jedna. Wdrażanie desktopowych programów do recepcji najczęściej wygląda w ten sposób, że autoryzowany technik producenta przyjeżdża w ustalonym terminie do obiektu noclegowego, instaluje system na wskazanych urządzeniach i wsio. A jak przychodzi do wymiany sprzętu komputerowego, to robi się problem. Tymczasem wybierając program hotelowy on-line NFHotel bardzo łatwo można zalogować się z właściwie dowolnej maszyny, byle tylko było połączenie z internetem. Rzecz jasna nie zaniedbano względów bezpieczeństwa - administratorzy mogą wprowadzać ograniczenia w rodzaju dostępu wyłącznie z określonych adresów IP albo za pośrednictwem lekkiej, automatycznie instalowanej aplikacji.
Booking we wszystkich odmianach i smakach
Wobec stale rosnącego udziału najróżniejszych źródeł internetowych w budowaniu obłożenia ośrodków wypoczynkowych, działający w branży hotelarskiej zwyczajnie muszą poważnie traktować sieciowe kanały sprzedaży pokoi. A żeby uniknąć zamieszania z nakładającymi się rezerwacjami, program do recepcji powinien gwarantować ekspresową aktualizację zajętości. Takie bezpośrednie połączenie zwykle nazywa się channel manager. Równie przydatne są również online reservations na stronie internetowej obiektu. Dzięki nim witryna www jest nie tylko kuszącą wizytówką obiektu hotelowego, ale i równocześnie pełnoprawną, działającą w trybie 24/7 internetową recepcją. Ta “zewnętrzna” część systemu zwie się booking engine.
Najszybsi recepcjoniści w całej branży
Dzięki odpowiedniemu programowi do recepcji wiele codziennych, prozaicznych wydawałoby się czynności do wykonania w obiekcie hotelarskim nabiera nowego wymiaru. Przede wszystkim w tym, że wykonuje się je dużo szybciej. W takim programie hotelowym NFHotel samo dodawanie rezerwacji - wraz z wyszukaniem terminów, pokoi, uwzględnieniem usług dodatkowych, przeliczeniem cen i zapisaniem nowego klienta do bazy! - zajmuje ok. minuty. Przy papierowym kalendarzu coś takiego zajmuje od 5 minut do kwadransa (jeśli trzeba ręcznie uzupełniać extranet). Główna w tym zasługa inteligentnego kreatora rezerwacji, dzięki któremu nie trzeba nawet przeczesywać grafiku hotelowego: dodać uczestników turnusu, uzupełnić daty przyjazdu i wyjazdu, a system sam pokaże dostępne opcje.
NFHotel będzie w sam raz
A dodając do tego wszystkiego wartościowe analizy statystyczne, samoczynnie uzupełniane i błyskawiczne wysyłane powiadomienia e-mail i SMS dla klientów, notyfikacje dla właściciela o nowych, zmodyfikowanych i usuniętych rezerwacjach, generowanie faktur i wielu innych, predefiniowanych dokumentów (np. karty meldunkowej), tworzenie jednolitego pliku kontrolnego z poziomu systemu hotelowego, praktyczny komunikator dla personelu, daily reports food and cleaning, dedykowany moduł dla osób odpowiedzialnych za porządki, obsługę płatności online oraz całą masę innych funkcjonalności - NFHotel jawi się jako idealny program do recepcji.
Jaki program do recepcji?
Najpewniej nad takim dylematem głowi się wielu hotelarzy, którzy rozwijają swój biznes w branży turystycznej. Dobra pamięć i porządnie, systematycznie sporządzane notatki sprawdzają się bowiem tylko do pewnego momentu. Poważne wejście w internetową sprzedaż i rezerwacje nie ma najmniejszego sensu, jeśli zawczasu nie wdroży się do obiektu komputerowego systemu automatyzującego i przyspieszającego pewne rzeczy. I tu rodzi się pytanie: jaki program do recepcji wybrać?
Zapewne sporo osób w pierwszej kolejności zwraca uwagę na cenę, ale w hotelarstwie kierowanie się tylko i wyłącznie prostym porównaniem wysokości kosztów. Trzeba zwrócić uwagę na dostępne możliwości, przekalkulować potencjalne zyski z dodatkowych opcji, przetestować system osobiście, ocenić szybkość wdrażania nowych osób do obsługi… Może się okazać, że przy dwa razy droższym programie do recepcji można liczyć na pięć razy więcej zysków. Z drugiej strony: kosztujące trzy razy tyle rozwiązanie może i pozwoli uzyskać dziesięciokrotność przychodów, ale wykorzystanie pełni jego możliwości będzie wymagało długotrwałych kursów doszkalających, cyklicznie organizowanych przez producenta.
Program od lat 5 do 105
Dlatego przejrzysty sposób prezentacji danych i intuicyjne poruszanie się po dostępnych opcjach to jeden z podstawowych warunków wyboru odpowiedniego programu do recepcji. Pytanie tylko, jak to sprawdzić przed zakupem? Jako że zamieszczane w czeluściach internetu opinie nie zawsze są wiarygodnym źródłem informacji, najlepiej rzetelnie przetestować wersję demonstracyjną. Każdy szanujący się producent hotel program takową posiada - czy to w ramach aplikacji do ściągnięcia (która niestety czasami dysponuje okrojonymi możliwościami), czy to poprzez utworzenie dostępu do instancji demo w rozwiązaniach online’owych. Daje to nie tylko pełnoprawny wgląd w oprogramowanie, ale też daje sposobność do oceny przyszłej pomocy technicznej.
Kto się nie rozwija, ten się cofa
Porzekadło może i wyświechtane, ale przy programach do recepcji sprawdza się jak ulał. Pojawiają się mniej lub bardziej poważne zmiany w prawie (patrz np. jednolity plik kontrolny), rozwój technologii też daje nowe możliwości, z którymi hotelarze muszą być na bieżąco, jeśli chcą utrzymać się na powierzchni przez dłuższy czas. Dlatego w programie hotelowym regularnie powinny pojawiać się nowe funkcjonalności. Jedne niezbędne, inne “tylko” całkiem przydatne, ale zawsze rozwojowe. O tym, czy producent przypadkiem nie spoczął na laurach, bardzo dobrze świadczy chociażby aktywność w mediach społecznościowych czy dział na stronie internetowej z wypisanymi zmianami.
Integracja z siecią
Internet wywarł ogromny wpływ również na turystykę, powstało sporo serwisów pozwalających na bezpośrednią rezerwację (z booking.com na czele), z których korzysta coraz więcej osób. System, który stanowiłby jakąś przeszkodę w dotarciu do tak dużej grupy potencjalnych klientów, należy z miejsca zdyskwalifikować. Program do recepcji powinien wręcz ułatwiać bukowanie turnusów w sieci: czy to na takowych portalach, czy też z poziomu strony internetowej obiektu. Dlatego koniecznie trzeba przytoczyć dwa kluczowe pojęcia: booking engine and a channel manager. Ów “silnik rezerwacji” to po prostu rezerwacje online, działające trochę jak zwykła recepcja (tyle że automatyczna) - sprawdza terminy, pokazuje dostępne pokoje, przelicza ceny, przyjmuje płatności itd. Natomiast “zarządca kanałów” [sprzedaży] automatycznie aktualizuje grafik hotelowy o nowe rezerwacje - bez względu na to skąd przychodzą. Dzięki temu w każdym miejscu, w każdym momencie dostępność i zajętość pokoi aktualizuje się automatycznie - nie ma overbookingu, nie ma konieczności ręcznego ustawiania czegokolwiek. Oczywiście im szybciej, tym lepiej.
Czas decyzji
Teraz mniej więcej wiadomo, na co należy zwracać uwagę przy wyborze programu hotelowego. Uzbrojeni w taką wiedzę przedsiębiorcy z branży turystyczno-noclegowej mogą śmiało ruszać do testowania. Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi na pytanie “jaki program do recepcji?” gdyż każdy obiekt ma nieco inne potrzeby. Może za wyłączeniem NFHotel, charakteryzującego się najszybszą wymianą danych z bookingiem.
