Ein integraler Bestandteil echter Hotelsoftware, für die NFHotel ein Paradebeispiel ist – ein spezialisiertes, systematisch entwickeltes und erweitertes Hotelsystem eines polnischen Herstellers. Die Rezeptionsmaschine, von Branchenexperten häufiger als Buchungsmaschine bezeichnet, ersetzt gewissermaßen das für den Kundenservice und die Aufnahme neuer Reservierungen zuständige Personal. Mit anderen Worten: Sie schafft eine zweite, vollwertige, wenn auch vollständig virtuelle Rezeption für Gäste, die die Website der Unterkunft besuchen.
Wer sich gerade mit der unschönen Vorstellung auseinandergesetzt hat, dass Menschen komplett durch seelenlose Maschinen ersetzt werden, kann beruhigt sein. Rezeptionisten werden auch nach der Implementierung einer erstklassigen Hotelsoftware mit einer ebenso leistungsfähigen Rezeptions-Engine weiterhin benötigt, insbesondere in diesen großen Resorts. Buchungsmaschine kann weder ans Telefon gehen, noch Schlüssel aushändigen, noch Gästen im Notfall helfen. Aber der eigentliche Prozess der Terminfindung, Reservierung, Zahlungsannahme (zumindest elektronisch) und Senden von E-Mail- und SMS-Bestätigungen wird es umfassend behandeln. Und zwar auf eine Art und Weise, die selbst einem erfahrenen Hotelfachmann Komplexe bereiten könnte.
Freitag, Feiertag und Sonntag
Der Hauptvorteil eines solchen vernetzten Kundenservices – sowohl für Touristen als auch für Immobilienverwalter – besteht darin, dass er rund um die Uhr für potenzielle Kunden erreichbar ist. Branchenstatistiken belegen, dass die Implementierung einer Rezeptionsmaschine eine mit Spannung erwartete und äußerst vorteilhafte Lösung ist. Wie Daten von Einzelpersonen, Unternehmen und Institutionen aus der Tourismusbranche zeigen, buchen jedes Jahr immer mehr Urlauber ihre Aufenthalte online, sei es für Kurzurlaube oder Wochenendtrips. Buchungsportale wie Booking.com erzielen zwar die höchsten Auslastungsraten – oft bis zu 80% –, doch ein Online-Buchungsmodul auf Ihrer Website ist immer eine zusätzliche potenzielle Einnahmequelle, ohne dass dafür hohe Provisionen anfallen.
Solange es einfach und verständlich ist
Eines der wichtigsten Dinge, die Sie von einer Empfangsmaschine erwarten sollten in Hotelprogramm, ist intuitiver Service. Hat sich ein Gast einmal für einen Urlaub in einem Resort entschieden, erwartet er, dass die Formalitäten möglichst schnell erledigt sind. Selbst wenn er um 1 Uhr nachts bucht, weil es vorher schwierig war, einen freien Termin zu finden. Visuelle und ästhetische Eindrücke sollten besser in den Hintergrund treten – was aber nicht mit völliger Missachtung gleichgesetzt werden sollte. Schließlich beeinflusst auch eine schöne und klare Grafik die Geschwindigkeit der Navigation durch die verfügbaren Optionen. Auch die klare Vermittlung spezifischer Informationen kann kaum hoch genug eingeschätzt werden, so wie Fotos einen besseren Eindruck vom Zimmerstandard vermitteln als selbst die ausführlichste verbale Beschreibung.
Wie funktioniert die Empfangsmaschine?
Eine Online-Reservierung auf einer Website lässt sich in der Regel in drei schnellen Schritten durchführen: Zunächst gibt der Tourist sein An- und Abreisedatum sowie die Anzahl der Teilnehmer seines möglichen Aufenthalts an. Kanalmanager prüft, welche Zimmer die Bedingungen erfüllen und zeigt diese zur Auswahl an. Anschließend wählt der Kunde die Extras aus, die ihn interessieren (aus Essen für ein Set von SPA & Wellness-Behandlungen oder ein spezielles Gelegenheitspaket), und die Rezeptionsmaschine berechnet dynamisch die Preise für alle verfügbaren Standards neu. Und drittens: Wenn der Gast eine positive Entscheidung getroffen hat, bleibt nur noch, die Wahl zu bestätigen und - möglicherweise, abhängig von den Richtlinien der jeweiligen Ferieneinrichtung - Zahlungen. Anzahlung, Anzahlung, Gesamtbetrag... Hier übernimmt das Hotelprogramm die Erfassung des eingehenden Betrags und die automatische Versendung von Bestätigungen an den Kunden. Sowohl die Reservierungs- als auch die Zahlungsquittungen werden versendet, um dem Reisenden das nervenaufreibende Warten zu ersparen, ob alles reibungslos verläuft.
Der Markt für spezialisierte Software für Hotels und andere Unterkünfte bietet verschiedene Hotelprogramme mit einer Rezeptions-Engine. Diese Programme beinhalten jedoch oft eine Kombination aus mehreren Systemen verschiedener Unternehmen. Im Fall des polnischen Unternehmens NFHotel ist eine funktionale Buchungs-Engine integraler Bestandteil eines umfassenden Hotelprogramms. Dies stellt sicher, dass das gesamte System reibungslos funktioniert, ohne Latenz- oder Kompatibilitätsprobleme.
