Ja, mit der Wahl zufrieden zu sein. Diese Antwort auf die Titelfrage trifft zwar ins Schwarze, ist aber völlig wirkungslos. Deshalb haben wir diesen Mini-Leitfaden mit Tipps zur Auswahl der richtigen Rezeptionssoftware erstellt. Eine solche Investition ist für jeden Hotelier eine bedeutende Veränderung, aber ein notwendiger Schritt. Ohne spezielle Software ist es in der modernen Tourismusbranche praktisch unmöglich, erfolgreich zu sein.
Der beste Beweis dafür sind die Statistiken, die zeigen, wie Unterkünfte neue Gäste gewinnen. Der Trend ist eindeutig: Jahr für Jahr suchen immer mehr Touristen nicht nur über verschiedene Online-Portale nach Unterkünften, sondern buchen ihre Aufenthalte auch direkt online. Eine der Hauptaufgaben einer Rezeptionssoftware ist daher die umfassende Verwaltung von Online-Buchungsquellen.
Wort des Tages - Buchung
Die grundlegenden Online-Vertriebskanäle, die Hotelprogramm Es muss unbedingt unterstützt werden, da es zwei davon gibt: den weltweit führenden Buchungsdienst Booking.com und die eigene Website (zusammen mit einem Facebook-Profil und anderen sozialen Medien). Die Rezeptionssoftware sollte die Gäste, die diese Websites nutzen, vollautomatisch verwalten können, indem sie sowohl neue Reservierungen in den Hotelplan einträgt als auch Belegungs- und Verfügbarkeitsdaten im Extranet aktualisiert. Ein Modul namens Channel Manager ist für diese Aufgaben verantwortlich. Ein effizienter, blitzschneller CM verbunden mit der Buchung garantiert, dass es auch bei mehreren Vertriebskanälen nicht zu Überbuchungen (überlappenden Reservierungen) kommt.
Zimmer online verkaufen ohne Zwischenhändler
Angesichts der hohen Provisionen von Reiseportalen ist die Einführung eines Online-Buchungsmoduls auf der eigenen Website ein logischer Schritt. Dies spricht beispielsweise Stammkunden an – Anrufe oder E-Mails mit Anfragen entfallen, da die Rezeptionssoftware rund um die Uhr Reservierungen ermöglicht. Eine gute Hotelbuchungsmaschine sollte vor allem einfach zu bedienen sein. Grafikfeuerwerke nützen nichts, wenn ein potenzieller Kunde nicht weiß, was er tun soll. Oder der gesamte Prozess viel zu lange dauert.
Sofortbuchung
Vollautomatisierung ist das Eine; schließlich kann Software nicht alles für den Menschen erledigen. Aber sie kann vieles einfacher und deutlich schneller machen. Soll es sich um ein typisches Rezeptionsprogramm handeln, muss das implementierte Tool die Rezeptionisten bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. So ist beispielsweise die Suche nach freien Terminen deutlich schneller als der Blick in einen interaktiven Terminplan mit übersichtlicher Farblegende, als das Durchblättern von unzähligen Kalendereinträgen oder das Lesen einer mit Informationen überladenen Tabelle. Noch besser kann die Nutzung eines speziellen Hotelprogramm-Assistenten sein, der einem echten täuschend ähnlich sieht. Online-BuchungGeben Sie die Anzahl der Personen ein, geben Sie das An- und Abreisedatum an und das System zeigt automatisch die verfügbaren Zimmer mit den berechneten Preisen an.
Volle Kontrolle
Es wäre reine Verschwendung, Computerleistung ausschließlich für die Bearbeitung von Reservierungen zu verwenden. Daher sollte Hotelsoftware eine Reihe weiterer Module enthalten, die das Management des gesamten Unternehmens unterstützen. Rechnungen erstellen, Zusammenarbeit mit Fiskaldruckereien, Erstellung von JPK-Dateien für die Abrechnung mit dem Finanzamt, Überwachung von Online-Zahlungen und von Rezeptionisten empfangen, ein Messenger, mit dem Sie schnell nach einer Reservierung fragen können, Reinigungsorganisator…
Eine empfehlenswerte Rezeptionssoftware ist NFHotel von NetFactory!
Welches Programm soll ich für den Empfang wählen?
In diesem Mini-Leitfaden geben wir Ihnen allgemeine Tipps, was Sie bei der Auswahl einer bestimmten Lösung für Ihre touristische Einrichtung beachten sollten, und schlagen Ihnen die unserer Meinung nach beste Lösung vor. Hotelprogramm an der Rezeption. Dadurch erwerben unsere lieben Hotelier-Leser nicht nur das notwendige Wissen über Spezialsoftware, sondern erhalten auch ein Produkt, das ihren Erwartungen am besten entspricht.
Entscheidend ist eine einfache Implementierung des Systems in die Einrichtung und die einfache Nutzung der verfügbaren Optionen. Nur so können neue Mitarbeiter schnell und effektiv arbeiten, auch wenn sie noch nie mit einer solchen IT-Lösung gearbeitet haben. Die Erstkonfiguration der Rezeptionssoftware überlassen Sie am besten dem Hersteller – auch wenn dies kostenpflichtig ist. Die Entwickler kennen sich mit allen Zusammenhängen aus, beispielsweise mit Lieferketten oder der Erstellung von Preislisten mit mehreren Konditionen. Es ist Zeit- und Arbeitsverschwendung, dies selbst zu tun, da Sie früher oder später den technischen Support kontaktieren müssen.
Desktop oder online?
Da sich die ganze Welt in Richtung äußerst komfortabler Mobilität bewegt, kann es nur eine Antwort geben. Die Implementierung von Desktop-Rezeptionssoftware erfordert in der Regel, dass ein autorisierter Techniker des Herstellers zu einem festgelegten Zeitpunkt in der Unterkunft eintrifft, das System auf den vorgesehenen Geräten installiert und fertig. Beim Austausch von Computerhardware wird dies jedoch zum Problem. Mit der Online-Hotelsoftware NFHotel können Sie sich jedoch ganz einfach von praktisch jedem Computer aus anmelden, solange eine Internetverbindung besteht. Natürlich wurden Sicherheitsaspekte nicht außer Acht gelassen – Administratoren können Einschränkungen implementieren, z. B. den Zugriff auf bestimmte IP-Adressen beschränken oder eine schlanke, automatisch installierte Anwendung verwenden.
Buchung in allen Varianten und Geschmacksrichtungen
Angesichts der zunehmenden Bedeutung verschiedener Online-Quellen bei der Bestimmung der Resort-Belegung müssen Hotelbetreiber Online-Zimmerverkaufskanäle ernst nehmen. Und um Verwirrung durch überlappende Reservierungen zu vermeiden, sollte die Rezeptionssoftware schnelle Belegungsaktualisierungen gewährleisten. Diese direkte Verbindung wird üblicherweise als KanalmanagerEbenso nützlich sind auch Online-Reservierungen auf der Website des Hotels. Dank ihnen ist die Website nicht nur ein attraktives Schaufenster für das Hotel, sondern auch eine vollwertige, rund um die Uhr erreichbare Online-Rezeption. Dieser „externe“ Teil des Systems wird als Buchungsmaschine bezeichnet.
Die schnellsten Rezeptionisten der gesamten Branche
Mit der richtigen Rezeptionssoftware bekommen viele scheinbar banale Aufgaben im Hotelalltag eine neue Dimension. Vor allem sind sie deutlich schneller erledigt. Mit NFHotel dauert das Anlegen einer Reservierung – inklusive der Suche nach Datum und Zimmern, der Einbeziehung von Zusatzleistungen, der Preisberechnung und der Erfassung eines neuen Kunden in die Datenbank – nur etwa eine Minute. Mit einem Papierkalender kann dies zwischen 5 und 15 Minuten dauern (wenn das Extranet manuell aktualisiert werden muss). Das liegt vor allem am intelligenten Reservierungsassistenten, der das mühsame Durchforsten des Hotelkalenders überflüssig macht: Gäste hinzufügen, An- und Abreisedaten eingeben, und das System zeigt automatisch die verfügbaren Optionen an.
NFHotel wird genau richtig sein
Und zusätzlich zu all dem wertvolle statistische Analysen, selbsterneuernd und sofortige E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen an Kunden, Benachrichtigungen an den Eigentümer über neue, geänderte und gelöschte Reservierungen, Rechnungserstellung und viele weitere vordefinierte Dokumente (z.B. Meldeschein), Erstellung einer einheitlichen Kontrolldatei aus der Hotelsystemebene, ein praktischer Kommunikator für das Personal, Tagesberichte Essen Und Reinigung, ein spezielles Modul für Reinigungskräfte, Online-Zahlungsabwicklung und eine ganze Reihe weiterer Funktionalitäten – NFHotel scheint das perfekte Programm für den Empfang zu sein.
Welches Programm für den Empfang?
Dies ist wahrscheinlich ein Dilemma, mit dem viele Hoteliers beim Ausbau ihres Tourismusgeschäfts zu kämpfen haben. Ein gutes Gedächtnis und sorgfältige, systematische Notizen sind nicht von Dauer. Ein ernsthafter Vorstoß in den Online-Verkauf und die Online-Reservierung ist sinnlos, ohne zuvor ein Computersystem zu implementieren, das bestimmte Prozesse automatisiert und beschleunigt. Und das wirft die Frage auf: Welche Rezeptionssoftware sollten Sie wählen?
Viele achten wahrscheinlich zuerst auf den Preis, doch in der Hotelbranche reicht ein einfacher Kostenvergleich aus. Sie müssen die verfügbaren Optionen prüfen, den potenziellen Nutzen zusätzlicher Funktionen berechnen, das System selbst testen und die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter einschätzen. Es kann sich herausstellen, dass Sie mit einer doppelt so teuren Rezeptionssoftware fünfmal mehr Gewinn erwarten können. Andererseits kann eine dreimal so teure Lösung zwar den zehnfachen Umsatz erzielen, aber um ihr volles Potenzial auszuschöpfen, sind langwierige Schulungen erforderlich, die regelmäßig vom Hersteller organisiert werden.
Programm für 5- bis 105-Jährige
Daher sind eine übersichtliche Datendarstellung und eine intuitive Navigation durch die verfügbaren Optionen entscheidend für die Wahl der richtigen Rezeptionssoftware. Die Frage ist: Wie lässt sich dies vor dem Kauf überprüfen? Da Online-Bewertungen nicht immer eine zuverlässige Informationsquelle sind, empfiehlt es sich, eine Demoversion gründlich zu testen. Jeder namhafte Hersteller Hotelprogramm Es gibt einen – entweder über eine herunterladbare Anwendung (die leider manchmal nur eingeschränkte Funktionen bietet) oder über den Zugriff auf eine Demo-Instanz in Online-Lösungen. Dies bietet nicht nur einen umfassenden Einblick in die Software, sondern auch die Möglichkeit, den zukünftigen technischen Support zu bewerten.
Wer sich nicht weiterentwickelt, macht Rückschritte
Dieses Sprichwort mag abgedroschen klingen, trifft aber auf Rezeptionssoftware zu. Es gibt immer wieder größere und kleinere Gesetzesänderungen (siehe beispielsweise die Standard Audit File) und auch der technologische Fortschritt schafft neue Möglichkeiten, die Hoteliers im Auge behalten müssen, um langfristig bestehen zu können. Daher sollten Hotelsoftware regelmäßig mit neuen Funktionen ausgestattet werden. Manche sind essenziell, andere „nur“ nützlich, aber immer mit Fokus auf Weiterentwicklung. Ob sich ein Hersteller auf seinen Lorbeeren ausruht, zeigt sich deutlich an der Social-Media-Aktivität oder einem Bereich auf der Website, der Änderungen auflistet.
Netzwerkintegration
Auch im Tourismus hat das Internet enorme Auswirkungen. Zahlreiche Direktbuchungsdienste (allen voran booking.com) sind entstanden und werden zunehmend von immer mehr Menschen genutzt. Jedes System, das die Ansprache einer so großen Gruppe potenzieller Kunden erschwert, sollte grundsätzlich ausgeschlossen werden. Rezeptionssoftware sollte Online-Buchungen erleichtern, sei es über solche Portale oder die Website der Unterkunft. Daher sind zwei Schlüsselkonzepte wichtig: Buchungsmaschine Und KanalmanagerDiese „Buchungsmaschine“ ist einfach eine Online-Buchung und funktioniert ein bisschen wie eine normale Rezeption (aber automatisch) – sie prüft Daten, zeigt verfügbare Zimmer an, berechnet Preise, akzeptiert Zahlungen usw. Währenddessen aktualisiert der „Channel Manager“ (Vertrieb) automatisch den Hotelplan mit neuen Reservierungen – unabhängig davon, woher diese kommen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Zimmerverfügbarkeit und -belegung an jedem Ort und zu jeder Zeit automatisch aktualisiert wird – keine Überbuchung, keine manuellen Anpassungen erforderlich. Natürlich gilt: Je früher, desto besser.
Entscheidungszeit
Wir wissen nun mehr oder weniger, worauf wir bei der Auswahl einer Hotelsoftware achten müssen. Mit diesem Wissen können Tourismus- und Beherbergungsbetriebe getrost mit dem Testen beginnen. Auf die Frage „Welche Software für die Rezeption?“ gibt es keine allgemeingültige Antwort, da jedes Hotel leicht unterschiedliche Anforderungen hat. Ausnahme ist vielleicht NFHotel, das den schnellsten Datenaustausch mit Booking bietet.
