Das Hotelprogramm ist ein umfassender Business-Service, der unter anderem einen interaktiven Zimmerreservierungsplan, ein Catering-System, die Ausstellung von Rechnungen und Kassenbons, die vollständige Unterstützung elektronischer Hotelschlösser, Algorithmen zur Kundenprofilierung (sofern die Gäste dem zustimmen – Auswirkungen der EU-DSGVO-Vorschriften) und andere Marketing-Tools, HR-Management-Module, ein internes Online-Buchungssystem (siehe: Buchungsmaschine) oder die automatische Zusammenarbeit mit externen Vertriebskanälen (siehe: Kanalmanager).
So viel zur Theorie. In der Praxis bieten Hotelsoftwares so unterschiedliche Funktionen und einen so unterschiedlichen Umfang, dass sie praktisch nichts gemeinsam haben. Ein Beispiel hierfür ist ein Online-Hotelreservierungssystem und eine Rezeptionssoftware. Erstere ist auf die Steigerung der Gästezahlen spezialisiert (eigene Buchungsmaschine, Integration mit Reiseportalen wie Booking.com und anderen Reservierungssystemen), während letztere eher ein PMS (kurz für Property Management System) ist und den täglichen Hotelbetrieb verwaltet: Check-in, Übersetzung telefonischer Reservierungen in Zimmerpläne, Aufgabenverteilung unter den Mitarbeitern usw. Zweifellos sind beide Tools in der modernen Hotel- und Tourismusbranche nützlich und effektiv.
Daher ergeben sich zwei Möglichkeiten: Entweder man investiert Geld in mehrere separate „Hotelprogramme“ oder man investiert in eine einzige, fortschrittliche Hotelsoftwarelösung, die systematisch mit neuen Funktionen aktualisiert wird. Um die naheliegende Frage vorwegzunehmen: Keine kostenlose Hotelsoftware kann den gleichen Komfort und die gleichen messbaren Ergebnisse bieten wie spezialisierte kommerzielle Lösungen. Ein weiteres Problem ist, dass die überwiegende Mehrheit der sogenannten kostenlosen Hotelmanagement-Software nur ein Ziel verfolgt: Hoteliers dazu zu bewegen, Geld für Software-Updates auszugeben und/oder zusätzliche, kostenpflichtige Funktionen zu bestellen. Aber das ist ein Thema für einen anderen Artikel.
NetFactory hat sich der schwierigen Aufgabe gestellt, die wichtigsten Funktionen moderner PMS und Hotelsysteme zu identifizieren. Nachfolgend finden Sie die 10 wichtigsten Funktionen, die Hotelsoftware unbedingt bieten muss. Dazu gibt es einen anschaulichen Überblick über die einzelnen Funktionen der idealen All-in-One-Hotelmanagementsoftware:
Die Grundlage jeder Hotelsoftware ist eine computergestützte Version des klassischen Zimmerreservierungskalenders und Arbeitszeitplans. Die digitale Version bietet gegenüber der traditionellen Papierversion mehrere entscheidende Vorteile: von der vollständigen Resistenz gegen Verlust oder Beschädigung (nichts ist vergleichbar mit den Vorteilen des Cloud Computing, d. h. der Datenspeicherung in der Cloud), bis hin zu mehreren schnellere Suche nach verfügbaren Zimmern und TerminenModerne PMS-Systeme können den mühsamen telefonischen Buchungsprozess auf etwa eine Minute verkürzen. Dadurch wird nicht nur die Leitung entlastet, sondern die Rezeptionisten können sich auch schnell um Gäste kümmern, die auf ihre Schlüssel warten oder Wünsche oder Unannehmlichkeiten melden – ohne jemanden abweisen zu müssen.
Es lohnt sich auch, eine Hotelrezeptionssoftware mit Modulen zu haben, die automatisch erstellen E-Mails an Kunden, z.B. mit Reservierungsbestätigung oder Informationen zum Zahlungseingang. So können Sie mit wenigen Klicks eine Nachricht aus der Hotelsoftware an einen ungeduldig wartenden Kunden senden, anstatt mehrere Minuten mit dem Ausfüllen von Vorlagen mit einzelnen Daten zu verbringen.
Rezeption und direkter Kundenkontakt sind nur ein Teil der Arbeitsbelastung in einer Beherbergungseinrichtung. Dank Hotelsoftware werden viele administrative Aufgaben vereinfacht oder automatisiert. Ein perfektes Beispiel für Innovationen im Hotelmanagementsystem sind so alltägliche Dinge wie täglicher Zimmerreinigungsplan oder Essensberichte, die die Einkaufsplanung erleichtern. Anstatt stundenlang über Papiere und Notizbücher zu brüten, genügt ein Blick auf den Bildschirm eines Computers oder Smartphones/Tablets. In diesem Zusammenhang ist auch ein integriertes Inventarprogramm ein selbstverständlicher Bestandteil eines PMS. Natürlich ist ein Hotel, vereinfacht gesagt, kein großer Hypermarkt…
Aber da wir gerade davon sprechen, das ist es interner Shop als Teil des Hotelprogramms Es vereinfacht die Abrechnung von Reservierungen und Einkäufen, beispielsweise im Hotelrestaurant oder im angrenzenden Souvenirladen, deutlich. Für eine optimale Funktion des gesamten Systems ist zudem die nahtlose Interoperabilität zwischen dem implementierten Hotel-Betriebssystem (OS) und den ggf. eingesetzten POS-Terminals (Point of Sale) wichtig. Und noch etwas: der Preismanager ermöglicht die schnelle Erstellung einer Preisliste für Online-Vertriebskanäle mit verschiedenen Konditionen und Varianten. Dies führt zu...
Unsere eigene Online-Rezeption ist rund um die Uhr besetzt und ermöglicht es potenziellen Gästen, ihren Aufenthalt jederzeit zu buchen, ohne auf einen Anruf oder eine E-Mail-Antwort warten zu müssen. Die Präsentation der verfügbaren Optionen und aktuellen Preise ist eine Sache; ebenso wichtig ist die Erledigung der Formalitäten bei der Online-Buchung, einschließlich: Online-Zahlungen. Vorzugsweise im letzten Schritt, aber Sie können auch einen Link in die E-Mail einfügen (der das Hotelprogramm kann es selbstständig versenden). Wichtig ist, dass die Betreiber Online-Zahlungen Sie informieren über Transaktionen um ein Vielfaches schneller als Banken, die Überweisungen abwickeln. Dies ist für Hotels in der Hochsaison von entscheidender Bedeutung, wenn Last-Minute-Reisende nach verfügbaren Zimmern fragen. Es ist ganz einfach: Ein Gast zahlt schnell, bekommt das Zimmer, und wenn er seine zugewiesene Zeit überschreitet, wird sein Platz an eine andere, entschlossenere und vertrauenswürdigere Person vergeben.
Darüber hinaus stellt eine Online-Rezeption in Kombination mit einem PMS sicher, dass die auf der Hotelwebsite als verfügbar gelisteten Zimmer tatsächlich verfügbar sind. Früher waren Mehrfachreservierungen für dasselbe Zimmer an sich überschneidenden Terminen ein wahrer Albtraum für die Reisebranche (oder zumindest für den Teil der Branche, der Beherbergungsdienstleistungen anbietet). Und da eine Website nur einer von mehreren Online-Verkaufskanälen für Hoteliers ist …
Überbuchungen sind eine wahre griechische Tragödie für ein Hotel – es gibt keine gute Lösung. Daher sollten sich überschneidende Reservierungen wie die Pest vermieden werden. Und Sie können nervös chatten, während die Panels der Unterkunft geöffnet sind (auf dem beliebtesten polnischen Markt, booking.com genannt Extranet), und auch in den Hotelprogrammen können Sie auf deutlich effizientere Systeme zurückgreifen.
Schneller Channel-Manager Es aktualisiert sofort Daten zu verfügbaren und belegten Zimmern in verbundenen Kanälen und im PMS. Dies schützt vor lästigen Überbuchungen und spart erheblich Zeit und andere Betriebskosten. Reservierungssysteme im Tourismus konkurrieren ständig um die Aufmerksamkeit der Urlauber, aber die letzten Jahre haben gezeigt, dass zumindest in Polen Booking.com den Spitzenplatz einnimmt ... und dann, für eine lange, lange Zeit, nichts. Mit anderen Worten: Buchung für Hotels ist ein „notwendiges Übel“ – zumindest für diejenigen, denen es mit der Maximierung der Auslastung auch in der Nebensaison ernst ist.
Ein umfassendes Hotelmanagementsystem (PMS) muss auch technologische Innovationen wie programmierbare elektronische Schlösser integrieren, die viele Branchenexperten als Quantensprung in Richtung Smart Hotels betrachten. Es scheint unvermeidlich, dass Hotelzimmermanagementsysteme irgendwann über die Möglichkeit verfügen, Gäste per Fernzugriff zu steuern und ihnen so die Möglichkeit geben, bestimmte Einstellungen (wie die Raumtemperatur) vor ihrer Ankunft anzupassen.
Hotelschlösser erfüllen zahlreiche Funktionen: Sie reduzieren den Bedarf an 24-Stunden-Rezeption auf nahezu Null, erhöhen den Gästekomfort, sorgen für vollständige Transparenz darüber, wer wann die Zimmer betreten hat … und können Hoteliers sogar dabei helfen, Zahlungen von Kunden einzutreiben, die übermäßig im Rückstand sind. Obwohl es spezielle Software für Schlösser gibt, ist die Programmierung über das zentrale PMS eine weitaus praktischere und bequemere Lösung.
Dabei handelt es sich um ein in das Hotelmanagementsystem integriertes Catering-Programm, das ständig Daten mit anderen Modulen teilt und austauscht. So liefert das Rezeptionsprogramm beispielsweise Informationen über die Anzahl der Gäste und die Anzahl der Mahlzeiten, die im Rahmen eines zuvor gebuchten Speiseplans serviert werden sollen. Das Lagerprogramm wiederum überwacht den Bestand an Zutaten, die für die Zubereitung der Mahlzeiten benötigt werden, und den im Geschäft verfügbaren Produkten (z. B. kleinen Snacks). An manchen Orten kann man zudem über ein POS-Terminal den Zimmerservice bestellen.
Ein Hotelprogramm mit Catering sollte im Wesentlichen alles bieten, was hochspezialisierte Systeme in Restaurants leisten – einschließlich Tischreservierungen und einem Arbeitsplan, der die Aufgaben bei der Vorbereitung eines besonderen Ereignisses wie einer Hochzeit, einer Konferenz oder einer Teambuilding-Reise verteilt. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, muss das Hotelsystem einen schnellen und reibungslosen Fluss wichtiger Informationen gewährleisten.
Das Ausfüllen von Formularen per Hand ist unglaublich zeitaufwändig. Das Ausfüllen eines Anmeldeformulars für nur einen Gast dauert je nach Verwaltungsaufwand mindestens 5 bis 15 Minuten. Und wenn eine große Schulklasse oder eine andere organisierte Gruppe im Hotel ankommt, können sich allein die Formalitäten stundenlang hinziehen. Normalerweise werden die Gäste in Massen auf ihre Zimmer geführt, und dann macht sich die Rezeptionistin an die Arbeit.
Mittlerweile gibt es in modernen Hotelprogrammen Module, die grob wie folgt klassifiziert werden können: Online-Registrierungsbücher und -KartenIm Großen und Ganzen funktioniert es so: Die im Reservierungsprozess im Hotel-OS eingegebenen Kundendaten werden automatisch in die Hoteldokumente übernommen. Die Rezeptionistin druckt die ausgefüllten Meldescheine anschließend einfach aus und legt sie dem Kunden zur Unterschrift vor. Selbstverständlich verbleiben alle Dokumente auch digital im System.
Ein weiterer Bereich, in dem Hotelsoftware Hoteliers bei administrativen Aufgaben unterstützen und manchmal sogar entlasten kann. Rechnungen und Quittungen sind natürlich eine sehr heikle Angelegenheit, bei der selbst der kleinste Fehler zu monatelangen (und manchmal leider sogar jahrelangen) Unannehmlichkeiten führen kann. Zugegeben, ein PMS-Hotelsystem ist nicht ganz dasselbe wie das, das von Buchhaltern verwendet wird. Rechnungsprogramm (und andere Steuerbelege). Dennoch kann eine Hotelsoftware einiges vereinfachen.
Auch die Rechnungsstellung selbst – schließlich sind alle notwendigen Daten bereits im System vorhanden. Die Berechnung der fälligen Beträge kann ebenfalls der Hotelsoftware überlassen werden. Das Fehlerrisiko ist dabei deutlich geringer als bei der manuellen Berechnung (selbst mit dem Taschenrechner). Ähnlich verhält es sich mit Generierung einheitlicher Steuerdateien zur endgültigen Verarbeitung durch die Buchhaltung. Was die Belege betrifft, müssen Sie das Produkt nur einmal zusammen mit seinen Eigenschaften im Geschäft eingeben – den Rest erledigt der an das Hotel-Betriebssystem angeschlossene Fiskaldrucker.
Hoteliers müssen wahrscheinlich nicht davon überzeugt werden, dass Reservierungspläne und Kundeninformationen besonders sensible Daten sind. Hotelsoftware bietet eine bessere Kontrolle über das Geschehen in der Unterkunft. bei Papierkalendern haben unzufriedene Mitarbeiter etwas Spielraum, um „anzugeben“, sodass Sie mit moderner Hotelsoftware immer wissen, wer was wann getan hat. Denn die Grundlage für Vertrauen sind regelmäßige Kontrollen.
Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Benutzer in der Hotelsoftware. Jedem Benutzer können spezifische Berechtigungen zugewiesen werden – eine Rezeptionistin hat beispielsweise keinen Zugriff auf detaillierte Abrechnungen, und ein Zimmermädchen hat wenig Nutzen von einer detaillierten Ansicht des Hotelplans. Natürlich hat der Eigentümer/Manager (auch Administrator genannt) die volle Kontrolle über alles; nichts kann verborgen werden. Und selbst wenn sich jemand von seinem eigenen Gerät aus anmelden würde, wäre das nicht möglich, da nur autorisierte Geräte Zugriff auf die Hotelsoftware haben.
Wenige Betriebssysteme, etwa ein Dutzend Gerätetypen – Computer, Smartphones, Tablets usw. – mit einer unendlichen Anzahl von Spezifikationen. Jeder hat seine eigenen Vorlieben, und es ist sinnlos, Hardware auszutauschen, nur um ein bestimmtes Hotelprogramm zu nutzen. Andererseits erscheint es auch unklug, weniger funktionale Software auf Basis der vorhandenen Geräte zu implementieren. Dennoch gibt es bereits PMS, die unter allen Bedingungen reibungslos funktionieren.
Die Rede ist von Cloud-basierten Anwendungen. Von überall mit Internetverbindung erreichbar, haben Sie dank Cloud Computing die Hotelrezeption immer dabei. Ob auf Geschäftsreise oder im wohlverdienten Urlaub – es ist immer sinnvoll, sich auch im Urlaub über die Lage der Unterkunft zu informieren. Und bei einem Netzwerkausfall funktioniert das Hotelprogramm auch offline. Sobald die Netzwerkverbindung wiederhergestellt ist, erfolgt die Datensynchronisation automatisch. Schneller, einfacher und komfortabler geht es nicht, auch nach einem Hardware-Austausch.
