V hotelnictví neexistuje žádný kalendář recepcí. Vyskytly se případy, kdy ztráta kalendáře vedla k pozastavení nových rezervací a úplné ztrátě potenciálně skvělé sezóny. Bezpečnějším a z mnoha dalších důvodů výhodnějším řešením je proto specializovaný hotelový program. Taková řešení poskytují nejen interaktivní kalendář recepcí, ale také komplexní sadu dalších funkcí.
Hoteliéry samozřejmě nejvíce zajímá dopad implementace pokročilého systému věnovaného ubytování na finanční výsledky celého podniku – pravděpodobně pozitivní. Odpověď na tuto otázku spočívá v jednotlivých modulech hotelového softwaru. Síťové funkce například přímo ovlivňují příjmy v počítačovém kalendáři recepcí, čímž efektivně eliminují potřebu jakéhokoli dohledu nad online kanály pro přímý prodej pokojů. Nadměrná rezervace, nejčastěji způsobená opožděnými aktualizacemi dostupnosti, je pro hoteliéry skutečnou noční můrou. správce kanálů Dělá to automaticky, když je přijata nová rezervace, takže nehrozí, že se budou překrývat.
Dalším mimořádně užitečným prvkem z hlediska zvyšování zisku bude specializovaný rezervační systém. Kromě technických detailů díky němu slouží elektronický kalendář recepcí také jako další kancelář zákaznických služeb. Online, v provozu 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, a navíc bez nutnosti najímání kohokoli pro tuto online recepci. Mluvíme o modulu pro online rezervaceintegrované s webovými stránkami a profily zařízení na Facebook a další sociální média. Snadno se používá a umožňuje prakticky každému turistovi ověřit si, zda je v termínu, o který má zájem, k dispozici volný pokoj.
Díky takto propojenému kalendáři recepcí získají hoteliéři nepřeberné množství užitečných možností, o kterých si majitelé papírových organizérů nemohou ani představit. Dalším ukázkovým příkladem by mohly být všechny potvrzení zaslaná zákazníkům e-mailem a/nebo textovými zprávamiO potvrzení rezervace, přijetí zálohy, provedení dalších plateb atd. Obvykle musíte s klávesnicí tvrdě pracovat a velmi pečlivě zadávat data - aw hotelový program Vše je řešeno šablonami postavenými na klíčích, které automaticky generují obsah na základě informací v systému. Pokud tedy kalendář recepce „zarezervoval“ 500 PLN z rezervace za 5 000 PLN, neexistuje žádná šance, že by klientovi byla zaslána zpráva o přijetí 50 PLN, 5 000 PLN, 450 PLN nebo jiné nepřesné částky.
A když už mluvíme o účetnictví – hotelové programy musí obecně umožňovat generování faktur a další typy vyúčtování. Za zmínku stojí, že NFHotel je pravděpodobně jediný systém v Polsku určený pro hoteliéry, který umožňuje export faktur do standardního auditního souboru (SAF) – což je od roku 2018 povinné pro společnosti všech velikostí. To platí jak pro pravidelné zprávy, tak pro podrobnější audity. Očekávání, že kalendář recepcí může zcela ulevit od účetních úkolů, je samozřejmě trochu přehnané, ale automaticky generovaný soubor SAF-T nepochybně výrazně usnadní řízení vztahů s daňovými úřady.
Toto jsou nejvýraznější příklady toho, jak hotelový software urychluje různé úkoly, které je v hotelnictví a cestovním ruchu prostě nutné provést. Vzhledem k tomu, že tyto prvky jsou jen špičkou ledovce užitečných funkcí, není pochyb o tom, že tradiční papírové kalendáře recepcí dříve či později skončí jako Titanic – v nejlepším případě v muzeu.
Hotelový kalendář
Někteří lidé pravděpodobně uvažují o rozdělení roku na roční období – hlavní sezóna v létě, mimosezóna (nebo dokonce úplně mrtvá) koncem podzimu, střední sezóna od května atd. – ale nejde o stanovení „doby sklizně“ v cestovním ruchu. Typický hotelový kalendář si klade za cíl uspořádat všechny příchozí rezervace tak, aby neexistovaly žádné pochybnosti o obsazených pokojích a dostupných termínech. S dnešními požadavky, kdy stále více hostů dává přednost rezervaci pobytů přímo online, však papír rozhodně již nestačí.
Hlavní výhodou počítačového hotelového kalendáře oproti tradičnímu zápisníku je automatické přidávání všech příchozích online rezervací do rozvrhu a také průběžné, ba i okamžité, aktualizace dostupnosti napříč online prodejními kanály, bez nutnosti dalšího přihlašování kdekoli a ručního zadávání dat. Takové skvělé věci se samozřejmě dějí pouze tehdy, když jsou správně spravovány. hotelový program Vytvoření tabulky v Excelu v podstatě pouze nahradí pero a fixy myší a klávesnicí. S vyhrazeným počítačovým systémem jdou vylepšení mnohem dále.
Řečeno narovinu: online hotelový kalendář je plnohodnotná recepce, která komplexně slouží potenciálním hostům prohlížejícím web. Bez nutnosti dohledu jakéhokoli personálu nebo managementu. Nejsilnějším důkazem je modul podporovaný hotelovým softwarem. online rezervace, který se instaluje na webové stránky hotelu nebo jeho profil na sociálních sítích. Zákazník klikne na webové stránce na tlačítko „Rezervovat“ (nebo podobně pojmenované), vybere požadovaný termín, vyplní informace o účastnících (jejich počet a věk) a po kontrole hotelového kalendáře systém zobrazí dostupné pokoje. Spolu s cenami, možností výběru doplňkových služeb a speciálních balíčků, popisem standardů, ukázkovými fotografiemi atd. A pokud se rozhodne rezervovat, může pokračovat k online platby a okamžitě převést zálohu nebo i celou dlužnou částku.
Také stojí za to se na program podívat, pokud máte byty na mnoha místech.
Není třeba rozvádět výhody. Automatizace a přirozené rozšiřování prodejních kanálů nejsou to jediné, co dobrý program může nabídnout. Počítačový hotelový kalendář usnadňuje kontrolu stavu konkrétní rezervace – vše je řešeno pomocí barevně kódované legendy. Byla záloha připsána na příslušný účet? Barva lišty se změnila. Přijala recepční zbývající zůstatek v hotovosti? Totéž. Měl host nějaké speciální požadavky, například přivést psa nebo láhev vína na romantický víkend pro dva? Lišta o tom bude obsahovat poznámku. Je to také viditelné v příslušných záložkách na postranním panelu.
Dobře nakonfigurovaný software šetří spoustu času – a často i peněz – které lze věnovat jiným úkolům. Věcím, které se obvykle neprovádějí v hotelovém kalendáři, jako jsou denní kontroly pokojů nebo vývoj dlouhodobých marketingových strategií. To však neznamená, že hotelový software bude v těchto oblastech zcela nepoužitelný. Například: čisticí modul Na základě zadaných pravidel se zobrazí, které pokoje vyžadují v daný den od úklidového personálu zvláštní pozornost a úklid. Na druhou stranu se zobrazí záložka integrovaná s hotelovým kalendářem. odesílání e-mailů a textových zpráv vám nejen umožní odeslat všechna potvrzení vašim hostům během několika kliknutí, ale také rozesílání obrazových zpráv: vánoční přání, poukázky pro stálé zákazníky…
Dobrý hotelový kalendář je skutečnou multimediální elektrárnou a katalyzátorem pro zefektivnění organizace celého turistického a rekreačního centra. Je to investice do budoucnosti, která se vám vrátí mrknutím oka a začne relativně rychle generovat měřitelné zisky.
Dobře vedený rezervační kalendář je pro hoteliéry nezbytným nástrojem již od počátků cestovního ruchu. Paměť může být vrtkavá a vědět, kdo přijíždí, kdo odjíždí, který pokoj bude k dispozici a který bude brzy obsazen rodinou s několika dětmi, je pro úspěšné provozování ubytování zásadní. Zatímco někteří lidé jsou oddáni peru a papíru, dnes je mnohem lepším řešením specializovaný hotelový software.
Stručně řečeno: pokročilý počítačový systém určený pro hoteliéry nabízí mnohem více užitečných možností než papírový rezervační kalendář. V ideálním případě je samozřejmě k dispozici online s častými aktualizacemi, novými funkcemi a neustálým připojením k internetu, které automatizuje širokou škálu úkolů. Cokoliv si jen vzpomenete: NFHotel. Hotelový program cloudový, spustitelný prakticky na jakémkoli zařízení s přístupem ke globální síti – což vzhledem ke všem počítačům, Macům, tabletům, chytrým telefonům a dalším mobilním zařízením, která jsou dnes k dispozici, není zrovna nijak zvlášť náročný požadavek. Ve skutečnosti mají někteří lidé větší problémy s psaním rukou než s dotykovými obrazovkami.
Rezervační kalendář NFHotelu je užitečnou novou funkcí pro hoteliéry, která ale také výrazně zjednodušuje a zrychluje tradiční úkony. Registrace hostů nebo kontrola dostupných pokojů v hotelovém programu je zkrátka mnohem efektivnější. Místo listování stránkami (a sbírání těch, které se omylem vytrhly) stačí jednoduchý pohled na přehledný a interaktivní hotelový rozvrh. Můžete také využít intuitivního průvodce rezervací – recepční zadá počet, věk a data hostů a systém následně zobrazí dostupné pokoje. Snadné, rychlé a pohodlné.
Pokud jde o možnosti dostupné prakticky výhradně v počítačových rezervačních kalendářích, do popředí se nepochybně dostávají online prodejní kanály. Díky NFHotelu zcela odpadá nutnost odpovídat na e-mailové dotazy. Jednoduše nahraďte kontaktní formulář na webových stránkách online rezervačním modulem integrovaným s hotelovým softwarem. rezervační systém pracuje nepřetržitě, můžete to také zveřejnit na svém facebookovém profilu, takže turisté se mohou hlásit kdykoli během dne i noci.
Online rezervační kalendář má samozřejmě řadu bezpečnostních funkcí – hoteliéry pravděpodobně nejvíce zaujme ten, který je navržen tak, aby chránil před nadměrným rezervováním. Zrušení dvou překrývajících se rezervací může být skutečná otrava, ale s NFHotelem se o takové situace nebudete muset starat vy ani žádný z vašich zaměstnanců. Vestavěno do hotelového softwaru. správce kanálů Aktualizuje dostupnost pokojů v reálném čase na všech prodejních kanálech připojených k systému. Obsazená místa na recepci se zobrazí také na webových stránkách, v rezervacích atd.
Jak výše uvedené příklady jasně ukazují, hoteliéři vkládají velké naděje do počítačového rezervačního kalendáře. NFHotel je na druhou stranu nepochybně jedním z nejzajímavějších řešení dostupných na trhu, a to jak díky množství užitečných funkcí, tak i díky pohodlí a snadnému použití. I pro ty, kteří se obvykle vyhýbají počítačovým pracovním nástrojům, je nejvyšší čas nahradit klasický papírový hotelový rezervační kalendář něčím praktičtějším.
Nejprve malá historka: poněkud roztržitý zaměstnanec ubytovacího zařízení jednou slyšel, že si může v práci zapomenout spodní prádlo a hlavu, ale na recepci musí mít vždycky u sebe kalendář. Dobrodružství tohoto gentlemana v turistickém průmyslu netrvalo dlouho, ale naučilo ho univerzální lekci. Bez aktuálního plánu obsazenosti pokojů není možné efektivně řídit žádný resort. Mít dobrý plán, který se přitom používá stejně snadno jako pero a papír, je nezbytné. hotelový program, to rozhodně mnoho věcí zjednoduší.
Pokud by zaměstnanec zmíněný v úvodu místo tradičního kalendáře na recepci používal NFHotel, jeho kariéra v hotelnictví by pravděpodobně byla mnohem naplňující. Zde prezentovaný systém je cloudové řešení – funguje 24 hodin denně, 7 dní v týdnu na externích serverech a přístup k rozvrhu dané nemovitosti je omezen na vybrané osoby, pro které bylo vytvořeno uživatelské jméno a heslo. Samozřejmě lze přidat další omezení, například přihlášení pouze z konkrétní IP adresy nebo zařízení nebo přiřazení rolí s různými oprávněními. Správce nemovitosti má tak plnou kontrolu nad tím, který zaměstnanec provádí změny v kalendáři na recepci. Správce si pak může rozvrh sám zkontrolovat nebo přidat nový. online rezervace odkudkoli na Zemi, pokud máte počítač nebo mobilní zařízení připojené k internetu (což je dnes standardem).
Zásadní výhodou takového hotelového programu oproti papírovým poznámkám je, že se online nikdy nic neztratí. Všechno, doslova všechno, lze okamžitě získat zpět. To platí jak pro klíčové informace o rezervaci pro hoteliéra, tak pro případné vyšetřování, kdo chybu udělal. Nemluvě o naprosté imunitě vůči sabotáži ze strany frustrovaného podřízeného, což je vlastnost, kterou běžný kalendář na recepci jednoduše nemůže nabídnout. A přesto existuje nespočet dalších věcí, které počítačový systém zrychluje a zjednodušuje.
Dokonce i vyhledávání dostupných termínů recepčními. Obvykle musíte strávit několik minut telefonováním; hromady papírů se samy od sebe neotočí – zvláště když si potenciální host chce rezervovat pobyt s dostatečným předstihem. NFHotel mezitím nabízí nejen přehledný hotelový rozpis s jasnou barevnou legendou, ale také speciálního průvodce, který celý proces ještě více zefektivňuje. Hotelový program potřebuje pouze počet (a věk) zájemců a také data příjezdu a odjezdu, aby okamžitě zobrazil dostupné pokoje pro zadané termíny. Spolu s cenami samozřejmě s ohledem na ceny vybrané během konverzace. jídlo, speciální balíčky, doplňkové služby atd. U konkrétního klienta trvá celý proces zadání rezervace do kalendáře recepce přibližně minutu.
Dalším klíčovým aspektem hotelového průmyslu je zapamatování si statusu jednotlivých hostů. Kdo zaplatil celou částku před příjezdem, kdo zpožďuje platbu zálohy, kdo a kdy oznámil svůj příjezd pozdě v noci, kdo si na poslední večer vyžádal láhev vína, kdo potřebuje přistýlku pro malé dítě… a tak dále. S počítačovým kalendářem na recepci je zapomnětlivost vyloučena. Speciální požadavky hostů se mimo jiné zobrazují v sekci připomínek NFHotelu a fakturace je vizualizována již zmíněným barevným kódováním jednotlivých rezervací. Není třeba neustále kontrolovat zápisník; všechny poznámky jsou viditelné na první pohled (a důležité detaily jsou viditelné po najetí myší na výrazný pruh).
Aby to bylo ještě zajímavější, může mít takový kalendář pro recepci mnoho dalších funkcí, včetně automatického přijímání online rezervací. Hotelový software dokáže zajistit, aby se všechny „objednávky“ okamžitě objevily v kalendáři, a zároveň aby online stránky vždy nabízely pouze ty pokoje, které jsou k dispozici i v kalendáři recepce. NFHotel nabízí možnosti, o kterých se mnoha hoteliérům ani nesnilo.
Nástěnný kalendář by měl mít 365 dní v roce (a 366 každé čtyři roky), týdenní rozvrh, jasně odlišené neděle a další svátky a samozřejmě krásné fotografie. Můžete se také spolehnout na připomenutí jmenin, recepty, praktické rady, horoskop a mnoho dalších doplňků. Hotelový kalendář by však měl být především praktický a snadno čitelný. Proto recepční, kteří si přidávají různé poznámky, musí tak činit stručně, aby se vešly na úzký list papíru. Nebo si mohou vytvořit samostatný zápisník pro poznámky, samostatný pro databázi zákazníků a další pro finanční vyúčtování...
Bylo by mnohem jednodušší používat dobrý hotelový software, který ukládá všechny informace, přehledně je zobrazuje a také automatizuje mnoho denních činností v ubytovacím zařízení. Jak při přidávání nových rezervací, tak i při veškeré potřebné podpoře. Už byste nemuseli sledovat hotelový kalendář, dokonce více než oko v hlavě – není neobvyklé, že se kus papíru ztratí v hromadě dokumentů nebo se rozpadne. Ať už je to důsledek nešťastné náhody nebo úmyslného jednání, na tom nezáleží. hotelový program vše lze obnovit a jednání zaměstnanců lze plně kontrolovat.
Digitální hotelový kalendář nabízí mnoho užitečných řešení, která dalece převyšují omezenou funkčnost běžného papíru a pera. potvrzení rezervací a přijatých platebnapříklad na zálohu. Tradičně musíte buď uskutečnit desítky nebo stovky telefonátů, nebo napsat stejný počet e-mailů. Jistě, můžete si ve svém e-mailovém programu vytvořit šablony, ale jednotlivé údaje je nutné pokaždé ručně aktualizovat. Pro hotelový program mezitím není automatická příprava takových zpráv od A do Z na základě informací zadaných do systému vůbec žádným problémem. Zbývá už jen kliknout pro odeslání.
Počítačový hotelový kalendář nabízí také mnoho možností, které umožňují výrazné zvýšení obsazenosti. Jinými slovy, zlepšení prodeje pokojů a následně i tržeb. Základem je řada způsobů rezervace přímo online – od specializovaného modulu na vašich vlastních webových stránkách (tzv. rezervační systém), na specializované cestovní portály jako e-holiday nebo jiné rezervační portály. Specializovaný program promění hotelový kalendář v online recepci, která nejen registruje nové hosty, ale také přijímá nové rezervace. A to je možné 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, 365 dní v roce. A nedochází k překrývání termínů ani k nadměrnému počtu rezervací; vestavěný systém automaticky aktualizuje dostupnost a obsazenost. správce kanálů.
V hotelovém kalendáři můžete také očekávat řadu vybavení. Podrobné zprávy a analýzy poskytující neocenitelné informace informace o provozu resortu v jednotlivých sezónách, barevná legenda jasně zobrazující stav jednotlivých rezervací, generátor vyúčtování, faktur a standardních kontrolních souborů...a mnoho, mnoho dalších věcí. Stejně důležité je, že moderní hotelový kalendář bude k dispozici kdykoli a na jakémkoli (dříve autorizovaném) zařízení připojeném k internetu. A to je již dnes normou.
Místo, kde jsou uloženy nejdůležitější informace potřebné k provozu jakéhokoli turistického zařízení. Nástroj nezbytný i pro hoteliéry s nadprůměrnými organizačními schopnostmi a skutečně brilantní pamětí. Hotelový kalendář slouží především k zadávání nových rezervací a relativně snadnému vyhledávání nových termínů pro zájemce. Alespoň v tradiční, papírové verzi. Pokud jde o specializované počítačové systémy, ty nabízejí mnohem více řešení užitečných při správě ubytovacího zařízení.
I pouhé zadávání nových rezervací. Hotelový kalendář obvykle spravují téměř výhradně recepční, kteří vyřizují hovory a e-mailové dotazy od turistů. Díky specializovanému softwaru můžete snadno otevřít řadu dalších prodejních kanálů pokojů, zejména online. Není třeba se obávat, že se rezervace z různých zdrojů překrývají nebo se vzájemně vylučují. Hotelový software automaticky aktualizuje dostupnost po uložení nové rezervace – ať už v kalendáři, na webových stránkách nebo v extranetu propojeného cestovního portálu.
Praktický stolní kalendář pro hotelový management samozřejmě usnadňuje každodenní práci recepčním. Zde je důležité zdůraznit funkci běžně známou jako průvodce. online rezervaceDíky tomu není nutné listovat stránkami ani namáhat oči, abyste našli volné pokoje. Stačí zadat počet hostů (včetně jejich věku) a datum příjezdu a odjezdu (dle požadavku potenciálního klienta) a systém zobrazí pokoje, které splňují kritéria. Spolu s vypočítanými cenami, včetně jídlo a další doplňkové služby zahrnuté v rezervaci/balíčku. Zbývá už jen přesvědčit hosta o výhodách, které mu výběr tohoto vyššího standardu přinese.
Jak vidíte, počítačový kalendář pro správu vašeho hotelu má řadu výhod. Další výhodou, kromě zefektivnění procesu přidávání a zvyšování počtu rezervací, je čisticí modulDíky této funkci stačí naplánovat úklid pokoje pouze po odjezdu hostů, před odjezdem a pro pokoje, které jsou delší dobu volné, a také další služby. Systém s těmito daty vám automaticky ukáže, kde a co je třeba v daný den udělat. Automatizovaný hotelový kalendář samozřejmě zahrnuje i možnosti okamžitého upozornění na úklid, díky čemuž recepční vědí, kdy mají předat klíče a kdy je ještě lepší pobavit hosty, kteří přijedou dlouho před check-inem.
Je tu také velmi citlivá otázka, a to bezpečnost. Hotelové programy Umožňují snadno definovat rozsah povinností a odpovědností nastavením různých úrovní přístupu k jednotlivým funkcím systému. Inherentní povahou papírového hotelového kalendáře je však to, že změny může provádět kdokoli, kdo se k němu dostane. Dokonce i zcela neoprávněné osoby. To, že jedna osoba uchovává harmonogram rezervací pod zámkem, výrazně snižuje efektivitu celé recepce a resortu.
Jednotliví zaměstnanci vidí v hotelovém programu pouze to, co je pro ně užitečné – pouze pokud se přihlásí z autorizovaných zařízení a/nebo IP adres. Správci nemovitostí si mohou stejně snadno prohlížet hotelový kalendář odkudkoli, kde mají připojení ke globální síti, pokud u sebe mají telefon, tablet, notebook nebo jiné zařízení.
