Hotelarze to zazwyczaj bardzo zapracowani ludzie, ceniący sobie swój czas. Pewnie wiesz coś o tym? Oczywiste jest również to, że najbardziej zależy im, aby obsługa rezerwacji w ich Hotelu stała na jak najwyższym poziomie. To również brzmi znajomo?

Pamiętasz jeszcze czasy prowadzenia grafiku rezerwacji w zwykłym zeszycie czy notesie? A może wciąż jeszcze korzystasz z tego rozwiązania? Pytamy, bo okazuje się, że w dzisiejszych czasach, kiedy komputery, tablety i smartfony są w powszechnym użytku, w bardzo łatwy sposób można ułatwić cały proces zarządzania każdym obiektem noclegowym.

Zanim przejdziemy do zalet używania nowoczesnych technologii w hotelarstwie, skupmy się najpierw na minusach korzystania z (wciąż popularnych) zeszytów/kalendarzy. To w nich skrupulatnie notowane, skreślane i zamazywane są informacje wszelkiej maści (dotyczące gości hotelowych rzecz jasna!).

Niestety, choćby nie wiadomo jak rzetelnie taki notatnik był prowadzony, ma on bardzo ograniczone funkcje i nadzwyczaj mocno narażony jest na zniszczenia, o czego skutkach wolimy nawet nie wspominać. Sposób ten generuje również masę pomyłek, zwłaszcza w terminach rezerwacji, pokojach, opłatach i danych klientów. Zdecydowanie za dużo czasu zajmuje znalezienie jakiejkolwiek informacji, zwłaszcza wtedy, kiedy zeszyt nie jest akurat pod ręką.

Goście hotelowi często nie bywają wyrozumiali, a są wręcz bardzo zniecierpliwieni, bowiem dzwonią i dopytują, czy wpłata doszła i czy rezerwacja jest potwierdzona. Oczywiście nie można mieć im tego za złe, zatem właściciel obiektu lub jego personel zmuszeni są do częstego sprawdzania konta bankowego i "ręcznego" potwierdzania rezerwacji, czy otrzymania wpłaty, każdemu klientowi osobno.

Poskreślane linijki tekstu i przetarta na wylot gumką do mazania, czy korektorem kartka, to również obrazki znane chyba każdemu doświadczonemu gestorowi. Kolejna uciążliwość to obliczanie opłat za rezerwacje w pamięci lub na kalkulatorze. Recepcjonista musi oczywiście pamiętać też o życzeniach gości, zamówionych usługach dodatkowych, czy niestandardowych ustaleniach, które mogły nie zostać nigdzie wcześniej zapisane. Zarządca obiektu wyposażonego w kuchnię, bufet lub restaurację i zatrudniający personel sprzątający, zmuszony jest także do szybkiej analizy obłożenia hotelu i osobistego przekazywania informacji odnośnie ilości posiłków do przygotowania, czy pokoi do posprzątania.

Najgorszym scenariuszem pozostaje jednak, zgubienie lub nieumyślne zniszczenie takiego zeszytu/notatnika. Lepiej o tym nawet nie myśleć... Podsumowując, jednym z największych minusów takiego sposobu zarządzania, pozostaje wciąż strata dużych ilości czasu i energii na obsługę wszystkich gości.

W opozycji do wyżej opisanych sytuacji stoi jednak dobry program recepcyjny, który nie tylko pozwoli na zaoszczędzenie masy czasu i energii, ale znacznie usprawni pracę, zwiększy komfort pracy hotelarzy i obsługi gości oraz sprowadzi ryzyko pomyłek do minimum. A jakie funkcjonalności są najważniejsze w dobrym programie hotelowym? Postaraliśmy się o wymienienie tych najbardziej wartościowych:

• Dobry program recepcyjny pomaga efektywnie zarządzać informacjami, rezerwacjami, pokojami i rozliczeniami.
• Niezbędny jest w nim dokładny grafik rezerwacji, z możliwością szczegółowego wprowadzania, zmieniania i podglądu informacji o każdym z gości i każdej z rezerwacji.
• Przyda się też wyszukiwarka po różnych kategoriach (tj. nazwisko, termin, nr rejestracyjne samochodu itp.).
• Szybkie rozliczenia wpłat niezwykle ułatwią kwestie finansowe.
• Praktyczne okażą się opisy i oznaczenia pokoi.
• Dynamiczne zarządzanie cenami zlikwiduje korzystanie z kalkulatora.
• Możliwość wprowadzania niestandardowych ustaleń i dodawania komentarzy może okazać się sporym ułatwieniem.
• Przypominacze - naprawdę przydatna funkcja.
• Generowanie raportów obrazujących pracę obiektu pomoże zlokalizować obszary wymagające optymalizacji.
• Możliwość nadawania różnych statusów gościom nie pozwoli na przeoczenie żadnego z gości.

Jeśli chodzi o szczegóły bardziej techniczne, dobrze jeśli taki program posiada:

• Automatyczne wysyłanie e-maili potwierdzających przyjęcie rezerwacji, czy otrzymanie wpłaty, uruchamiane jednym kliknięciem.
• Możliwość nadawania roli i dostępów pracownikom hotelu, przez administratora programu (właściciela, menedżera).
• Nieograniczony dostęp do programu, z wielu urządzeń mobilnych, nie tylko z komputera.

Jak widać więc, bardzo ważne jest, aby program tego typu wyposażony był w szereg przydatnych funkcji, którymi zdecydowanie nie dysponuje żaden zarządca hotelu, ręcznie prowadzący zeszyt rezerwacji.

Obecnie niestety większość programów recepcyjnych jest płatna, więc korzystanie z nich generuje dodatkowe koszty, na które nie każdy może lub chce się zdecydować. Na szczęście, na rynku pojawiają się powoli bardzo nowoczesne i funkcjonalne programy, z których skorzystać można zupełnie nieodpłatnie. Warto zatem rozpatrzyć zmianę systemu zarządzania swoim hotelem/pensjonatem i przeanalizować zalety jakie niesie za sobą korzystanie z naprawdę dobrego oprogramowania hotelowego. Bo chyba jasne jest, że każdy z nas wolałby mieć więcej wolnego czasu?