NFHotel má připravené šablony e-mailů a SMS zpráv ve třech jazycích: polštině, angličtině, němčině, a možnost přidat další.

Po odeslání oznámení se automaticky vyplní údaji o rezervaci, na kterou se vztahují. K e-mailu lze také přiložit soubory: pobytovou kartu, faktury, vouchery a další.

U online rezervací jsou oznámení odesílána automaticky. V případě online plateb bude NFHotel zákazníka informovat po přijetí platby.

Při odesílání zprávy prostřednictvím recepce je možné upravovat obsah e-mailu i SMS zprávy.

Každá odeslaná zpráva je viditelná v historii odesílání jednotlivých rezervací.