Program recepcyjny

Niby nazwa mówi wszystko sama za siebie - tytuł sugeruje, że rozchodzi się w niniejszym artykule o tego rodzaju specjalistyczne oprogramowanie, które służy do przyjmowania i zarządzania rezerwacjami w obiekcie turystycznym. Owszem, racja, ale nie do końca. Spełniający współczesne standardy recepcyjny program hotelowy musi już potrafić dużo, dużo więcej. Choć z drugiej strony nie da się ukryć, że aktywne wsparcie sprzedaży stanowi najsilniejszą zachętę do wdrożenia takiego systemu.
Prezentowane publicznie statystyki nie pozostawiają nawet cienia wątpliwości - coraz więcej osób planując wczasy lub inny rodzaj wypoczynku rezerwuje pobyt w upatrzonym miejscu za pomocą internetu. Są dedykowane temu portale, są moduły rezerwacji on-line na stronach internetowych obiektów hotelowych, niektóre ośrodki zamieszczają takie silniczki rezerwacji również na facebooku i innych social mediach czy pozwalających na takie działanie serwisach ogłoszeniowych. A skoro tak wyglądają realia branży turystycznej, posiadanie recepcyjnego programu hotelowego staje się zwyczajnie wyższą potrzebą. Tylko w ten sposób da się ogarnąć tę masę cyfrowych informacji, jakie przy rezerwacjach internetowych spływają na recepcję, skrzynki e-mailowe, panele administracyjne… No, chyba że ktoś bardzo chce się przekonać na własnej skórze, co to znaczy mierzyć się ze zjawiskiem overbookingu. Sprawny, szybki channel manager i po sprawie Krótkie wyjaśnienie: overbookingiem nazywa się taką sytuacją w obiekcie hotelowym, kiedy przychodzą nakładające się na siebie dwie (albo i więcej) rezerwacje. I jak by recepcjonista nie kombinował, nie da się ich pogodzić - trzeba komuś powiedzieć, że jego pobyt został z winy ośrodka wypoczynkowego odwołany, a następnie wziąć na klatę konsekwencje finansowe i wizerunkowe. Tymczasem program recepcyjny wyposażony w channel manager - sytuacja wyglądałaby w ten sposób, że jeden z gości w trakcie rezerwowanie dowiedziałby się że ktoś właśnie zajął oglądany przez niego pokój. Dla turysty sytuacja równie stresogenna, ale przecież winy obiektu w tym żadnej nie ma, że cieszą się takim wzięciem. Pozostaje wybrać inny termin, zmienić standard, no a w ostateczności szukać miejsc zupełnie gdzie indziej. Warto jeszcze wspomnieć, iż systemowy channel manager hotelu jest w stanie zsynchronizować dostępność we wszystkich kanałach sprzedaży w trakcie paru sekund od zatwierdzenia rezerwacji. W przypadku NFHotel (program recepcyjny) te wartości są na poziomie średnio 3-5 sek. w połączeniu z największym booking.com. Booking engine do zbierania rezerwacji bez pośredników Można śmiało zaryzykować stwierdzenie, że integralny moduł do rozkręcenia własnych, w pełni użytecznych rezerwacji internetowych stanowi ten definicyjny element w recepcyjnym programie hotelowym. Nieco inaczej rzecz ujmując, dobre rozwiązanie informatyczne powinno posiadać własny booking engine, służący de facto jako bezobsługowa, w pełni sieciowa recepcja. Taki wspominany już wcześniej moduł zwykle jest w pełni kompatybilny ze wszystkimi typami stron internetowych - jego umieszczenie sprowadza się technicznie rzecz biorąc do doklejenia kodu, wszystkie operacje odbywają się już w połączonym oprogramowaniu. W zasadzie tylko od adekwatności takiego elementu do tematyki i decyzji administratora konkretnych witryn www zależy, ile taka recepcja online będzie miała pełnoprawnych klonów w całej sieci. Zobacz:
  • Najlepszy program recepcyjny.
  • Polecany program recepcyjny.
  • Jak wybrać program recepcyjny?
  • Jaki program recepcyjny polecacie?
Narzędzie pracy dla recepcjonistów - program recepcyjny Skoro już recepcyjny program hotelowy w zasadzie sam załatwia całą sprzedaż w internecie, co formularze zapytań e-mailowych czyni całkowicie bezużytecznymi, przyda się pokazać kilka innych funkcjonalności, przynoszących zyski w nie tak bezpośredni sposób. Doskonałym przykładem będą te elementy, które wiele codziennych zadań na recepcji (i zresztą nie tylko tam) pozwalają wykonać o wiele szybciej. A jak każdy domorosły rekin biznesu doskonale zdaje sobie sprawę, czas to pieniądz. Konkretne przykłady? Proszę bardzo, weźmy taki NFHotel. Dzięki temu recepcyjnemu programowi hotelowemu żmudny, wymagający prawdziwie mrówczej pracy proces wysyłania rozmaitych potwierdzeń klientom da się sprowadzić do kilku kliknięć. Wystarczy raz zbudować kilka szablonów na różne okazje, wypełnić je kluczami wypełnianymi treścią adekwatnie do danych danej rezerwacji, nadać całości estetyczną formę graficzną i gotowe. Dokładnie to samo można powiedzieć o rozmaitych drukach: od wszelkiego typu kart pobytowo-meldunkowych po niezbędne osobom odpowiedzialnym za wyżywienie lub sprzątanie raporty, pokazujące zakres usług niezbędnych do wykonania danego dnia. NFHotel jest takim recepcyjnym programem hotelowym, który będzie zdecydowanie najlepszym wyborem na polskim rynku!

Program Hotelowy NFHotel

All in one - jedyne takie rozwiązanie na rynku!
Our Story

NFHotel all in one

Naszą misją jest tworzenie oprogramowania, które pozwoli na obsługę obiektów noclegowych za pomocą jednego systemu. NFHotel to narzędzie działające on-line, co pozwala na pracę z dowolnego miejsca na komputerach PC, Mac'ach, jak również na urządzeniach mobilnych.

Oprogramowanie posiada integrację z urządzeniami zewnętrznymi: zamki hotelowe, drukarki fiskalne, terminale płatnicze. Channel manager posiada wyjątkowo szybkie połączenia z kanałami rezerwacyjnymi, a moduł rezerwacji on-line (booking engine) współpracuje w czasie rzeczywistym! Płatności on-line oraz kartami kredytowymi, powiadomienia e-mail, sms i wiele innych funkcjonalności.

Program jakiego jeszcze nie było

W NFHotel stawiamy na bezpośrednie integracje. Tam, gdzie to możliwe, staramy się omijać pośredników, co pozwala na precyzyjne połączenia. Hotelarstwo znamy od podszewki, część naszego teamu ma w nim korzenie. Nasza szeroka wiedza z zakresu marketingu pomaga w tworzeniu modułów NFHotel usprawniających sprzedaż.

Oczywiście obserwujemy branżę oraz konkurencję, jednak naszym celem jest wytwarzanie unikalnych rozwiązań, których nie znajdziecie nigdzie indziej. Nie podążamy za trendami - my je tworzymy!
Wytworzenie nowej funkcjonalności to jedno - jej obsługa to drugie. Podczas pracy kładziemy duży nacisk na prostotę obsługi klienta końcowego. Każdorazowo staramy się postawić po drugiej stronie. Jesteśmy również w stałym kontakcie z Wami - hotelarzami. Dzięki temu finalny produkt jest intuicyjny i prosty w obsłudze.

NFHotel to oprogramowanie, które sprawi, że prowadzenie obiektu przyniesie Wam więcej satysfakcji, a organizacja pracy personelu będzie na wyższym poziomie. Przede wszystkim jednak, dzięki wielu skutecznym modułom NFHotel podniesie Wasze zyski!.

Rezerwacja w 1 minutę

Uważasz, że 3 minuty to za dużo na robienie rezerwacji? My też :) Dlatego w NFHotel udostępniamy kreator, który pozwoli na jej dokonanie i wysłanie potwierdzenia e-mail, sms w zaledwie jedną minutę.

Zawsze pod ręką

Gdziekolwiek jesteś NFHotel możesz mieć zawsze pod ręką i korzystać z jego bogatych funkcji. Mobilność da swobodę w pełnym zakresie.

Potwierdzenie rezerwacji

Rezerwacja w NFHotel zakończona jest wysłaniem dopracowanej, spersonalizowanej wiadomości e-mail. Rezerwacje można dodatkowo potwierdzić sms-em. Wiadomości w momencie zapisu rezerwacji są gotowe do wysyłki w kilku językach. Profesjonalne narzędzie, proste w użyciu - zobacz na video!

Połączenie z Booking.com

NFHotel zapewnia dwukierunkowe połączenie z Booking.com – oznacza to, że rezerwacje, ich modyfikacje oraz anulacje, automatycznie przychodzą do oprogramowania. Dodanie rezerwacji przez hotel błyskawicznie zmniejsza ilość wolnych pokoi w Booking.com.

Integracje

Poznaj NETFACTORY

NFHotel tworzą ludzie, którzy biznes hotelarski znają od podszewki. Doskonała znajomość specyfiki tej niełatwej branży, pozwala nam proponować rozwiązania praktyczne, wydatnie wpływające na zwiększenie efektywności codziennej pracy. A co za tym idzie - zysków. Nasz program hotelowy cechują zaawansowane funkcjonalności, z jednoczesną prostotą użytkowania i zautomatyzowaniem wielu czynności. Najwyższą jakość gwarantuje umiejętne korzystanie z najnowszych technologii.

My nie podążamy za trendami - my je tworzymy!

  • więcej
    Program hotelowy to kompleksowa usługa biznesowa, obejmująca m.in. interaktywny grafik rezerwacji pokoi, system gastronomiczny, wystawianie faktur i paragonów z kas fiskalnych, pełną obsługę elektronicznych zamków hotelowych, algorytmy profilujące klientów (o ile goście wyrażą taką zgodę - wpływ unijnych regulacji RODO) i inne narzędzia marketingowe, moduły do zarządzania kadrami, wewnętrzny system rezerwacji online (patrz: booking engine) czy automatyczną współpracę z zewnętrznymi kanałami sprzedaży (zobacz: channel manager). Tyle teorii. W praktyce jako programy hotelowe oferowane są tak dalece różniące się funkcjonalnościami i zakresem możliwości oprogramowanie informatyczne dla hoteli (oraz obiektów noclegowych innych kategorii), że w praktyce nie mają ze sobą nic wspólnego. Przykładowo: internetowy system rezerwacji hotelowej i program recepcyjny. Pierwszy specjalizuje się w zwiększaniu liczby gości (własny booking engine, integracja z portalami turystycznymi typu booking.com i innymi systemami rezerwacyjnymi), natomiast drugi to bardziej PMS - skrót od angielskiego property management system - służący do zarządzania codzienną pracą w hotelu: meldunkami, nanoszeniem rezerwacji telefonicznych na grafik pokoi, rozdzielaniem zadań pomiędzy pracowników etc. Nie ulega wątpliwości, że we współczesnej branży hotelarsko-turystycznej oba te narzędzia są przydatne i efektywne.

    Czego oczekiwać po programie hotelowym?

    Wobec tego pojawiają się 2 wyjścia: albo wykosztować się na kilka odrębnych “programów hotelowych”, albo zainwestować w jeden rozwinięty, systematycznie wzbogacany o nowe “ficzery” hotel software. Uprzedzając naturalnie nasuwające się pytanie: żaden darmowy program hotelowy nie będzie w stanie zapewnić takich ułatwień i zagwarantować wymiernych efektów, jak wyspecjalizowane rozwiązania komercyjne. Inna kwestia, że zdecydowana większość tzw. darmowych programów do obsługi hotelu ma tylko jeden cel - skłonić hotelarza, aby wykładał pieniądze za aktualizacje oprogramowania i/lub zamówił dodatkowe, odpłatne funkcjonalności… Ale to już temat na odrębny artykuł. NetFactory podejmuje się trudnego zadania wskazania najbardziej potrzebnych możliwości współczesnych PMS-ów i systemów dla hoteli. Wnioski poniżej - 10 rzeczy, które program hotelowy po prostu musi mieć. Wraz z opisowym przybliżeniem poszczególnych właściwości idealnego hotel management software w wariancie “All in one”:

    1. Moduły przyspieszające i wspierające pracę na recepcji

    Fundament każdego programu hotelowego, komputerowy wariant klasycznego kalendarza rezerwacji pokoi i grafiku pracy. Wersja cyfrowa ma nad klasycznym papierem kilka zasadniczych przewag: począwszy od całkowitej odporności na zagubienie czy zniszczenie (nie ma to jak dobrodziejstwa cloud computing, czyli przechowywania danych w chmurze), a skończywszy na wielokrotnie szybszym wyszukiwaniu wolnych pokoi i terminów. Nowoczesne PMS-y potrafią skrócić żmudny proces rezerwacji telefonicznej do ok. minuty. I tak nie tylko zwalnia się linia, ale też recepcjoniści mogą szybko zająć się obsługą gości oczekujących na klucze czy zgłaszających jakieś potrzeby/niedogodności - bez spławiania kogokolwiek. Warto też, aby program do recepcji hotelowej miał moduły automatycznie tworzące e-maile do klientów, np. z potwierdzeniem rezerwacji czy informacją o zaksięgowaniu wpłaty. Dzięki temu da się wysłać niecierpliwie oczekującemu klientowi wiadomość z programu hotelowego - za pomocą kilku kliknięć, zamiast przez kilkanaście minut uzupełniać szablony o indywidualne dane.

    2. Funkcje wspomagające zarządzanie hotelem

    Recepcja i bezpośredni kontakt z klientem to tylko część pracy w obiekcie noclegowym. Dzięki programowi hotelowemu sporo kwestii administracyjnych ulega uproszczeniu bądź zautomatyzowaniu. Idealnym przykładem na innowacje hotel management system są tak prozaiczne rzeczy jak codzienny grafik sprzątania pokoi czy raporty wyżywienia, ułatwiające planowanie zakupów. Zamiast spędzania godziny i więcej nad papierami i zapisanymi zeszytami - rzut oka na ekran komputera czy telefonu/tabletu. W tym kontekście oczekiwanym elementem PMS-a będzie też wbudowany program magazynowy. Oczywiście w wariancie uproszczonym, hotel to nie wielki hipermarket… Ale skoro już o tym mowa to taki wewnętrzny sklep w ramach programu hotelowego zdecydowanie ułatwi rozliczanie klientów z rezerwacji i zakupów, których dokonali np. w hotelowej restauracji czy przyległym sklepiku z pamiątkami. Aby całość działała optymalnie, należy też zadbać o bezproblemową współpracę wdrożonego hotel OS (hotel operating system) z terminalami POS (point of sale), jeśli takowe się stosuje. I jeszcze jedno: pricemanager, pozwalający szybko tworzyć obudowany rozmaitymi warunkami i wariantami cennik dla internetowych kanałów sprzedaży. A to prowadzi do…

    3. Rezerwacja online - booking engine

    Własna recepcja internetowa, działająca w trybie 24/7. Dzięki wbudowanemu w program hotelowy silnikowi rezerwacji potencjalni klienci mogą zabukować pobyt kiedy tylko zechcą. Bez oczekiwania na odebranie telefonu czy odpowiedź na e-mailowe zapytanie. Prezentacja dostępnych opcji i aktualnych cen to jedno - równie istotne w rezerwacji online jest dopełnienie formalności, czyli płatności internetowe. Najlepiej w ostatnim kroku, ale równie dobrze można zamieścić link w wiadomości e-mailowej (którą program hotelowy jest w stanie wysłać samodzielnie). Grunt, że operatorzy płatności online o transakcji informują wielokrotnie szybciej od realizujących przelewy banków. Dla hoteli ma to niebagatelne znaczenie w szczycie sezonu, kiedy o ostatnie wolne pokoje dopytują turyści wyjeżdżający na ostatnią chwilę. Sprawa staje się prosta: gość zapłaci szybko, to dostanie ten pokój, a jak przekroczy dany mu czas - jego miejsce dostanie ktoś inny, bardziej zdecydowany i godny zaufania. Ponadto recepcja online w połączeniu z PMS-em daje pewność, że pokoje pokazujące się jako wolne na stronie www hotelu faktycznie są dostępne. Swego czasu kilka rezerwacji na jeden pokój w pokrywającym się terminem było prawdziwą zmorą branży turystycznej (a przynajmniej tej jej części, która świadczy usługi noclegowe). A skoro własna witryna to tylko jeden z kilku dostępnych dla hotelarzy kanałów sprzedaży pokoi za pośrednictwem internetu…

    4. Integracja z booking.com - channel manager

    Overbooking to prawdziwie grecka tragedia dla hotelu - nie ma dobrego wyjścia. Dlatego nakładania się rezerwacji należy wystrzegać się jak ognia. I można czatować nerwowo przy otwartych panelach obiektu (w najpopularniejszym na polskim rynku booking.com nazywanym extranetem), a można też zdać się na sprawniejsze po wielokroć systemy w programach hotelowych. Szybki channel manager błyskawicznie aktualizuje dane o dostępnych i zajętych pokojach w podłączonych kanałach i PMS-ie. To zarówno zabezpieczenie przed kłopotliwym overbookingiem, jak też ogromna oszczędność czasu i innych kosztów obsługi. Systemy rezerwacyjne w turystyce bezustannie rywalizują o uwagę wczasowiczów, jednak ostatnie lata pokazują, że przynajmniej w Polsce na pierwszym miejscu jest booking.com… a potem długo, długo nic. Innymi słowy booking dla hoteli stanowi “zło konieczne” - przynajmniej dla tych, którzy poważnie myślą o maksymalizacji obłożenia również w sezonach niskich.

    5. Obsługa zamków hotelowych

    Kompleksowy system zarządzania hotelem PMS musi uwzględniać także nowinki technologiczne. Choćby takie jak programowalne zamki elektroniczne, które wielu branżowych specjalistów uważa za milowy krok w kierunku smart-hoteli. Nieuniknionym wydaje się być moment, w którym rooms management systems programów hotelowych zyskają funkcje zdalnego sterowania przez gości - tak, aby klienci jeszcze przed przyjazdem do obiektu mogli poustawiać pewne rzeczy (jak np. temperaturę w pokojach) według własnego widzimisię. Same zamki hotelowe pełnią szereg funkcji - redukują konieczność 24-godzinnych dyżurów na recepcji niemal do zera, zwiększają komfort gości, dają pełną przejrzystość informacji o tym, kto i kiedy wchodził do pokoi… ba, mogą nawet pomóc wyegzekwować hotelarzowi należność od klienta, który nadmiernie zwleka z uiszczeniem płatności. Wprawdzie istnieje software tylko do zamków, jednak programowanie ich z poziomu głównego PMS-a jest rozwiązaniem dalece praktyczniejszym i wygodniejszym.

    6. Gastro system

    Czyli wbudowany w hotel management system program gastronomiczny, który przez cały czas dzieli i wymienia dane z pozostałymi modułami. Przykładowo: program recepcyjny dostarcza informacji o liczbie gości i ilości posiłków, jakie należy wydać w ramach zarezerwowanego wcześniej wyżywienia. Z kolei program magazynowy monitoruje stan półproduktów niezbędnych do przygotowania posiłków i produktów (np. małych przekąsek) dostępnych w sklepie. A przecież gdzieniegdzie można zamówić jedzenie do pokoju przez terminal POS. Program hotelowy uwzględniający gastronomię powinien tak naprawdę zapewniać wszystko to, co wąsko wyspecjalizowane systemy stosowane w restauracjach - w tym rezerwację stolików czy rozdzielający zadania grafik pracy przy przygotowywaniu imprezy okolicznościowej: wesela, konferencji czy firmowego wyjazdu integracyjnego. Żeby wszystko funkcjonowało płynnie i bez zgrzytów, hotel system musi zapewnić szybki i bezproblemowy przepływ niezbędnych informacji.

    7. Karty i księgi meldunkowe online

    Ręczne wypełnianie dokumentów pochłania niebotyczne ilości czasu. Wypełnienie karty meldunkowej jednego tylko gościa to przynajmniej 5-15 minut - w zależności od wymogów administracyjnych. A kiedy do hotelu przyjeżdża duża wycieczka szkolna albo inna grupa zorganizowana, same formalności przeciągają się do kilku godzin. Co zwykle wygląda tak, że gości masowo wpuszcza się do pokoi, a potem recepcjonista zabiera się za papierkologię. Tymczasem nowoczesne programy hotelowe mają moduły, które można w pewnym uproszczeniu zaklasyfikować jako księgi i karty meldunkowe online. Działa to mniej więcej w ten sposób, że dane klientów wprowadzone do hotel OS-u przy okazji procesu rezerwowania automatycznie trafiają też do hotelowych dokumentów. Dlatego potem recepcjoniście pozostaje tylko wydrukować gotowe karty meldunkowe i podać klientom do podpisu. Rzecz jasna wszystkie dokumenty pozostają również w systemie, w wersji cyfrowej.

    8. Faktury, paragony, drukarki fiskalne

    Kolejny obszar w którym program hotelowy może wspierać, a czasami nawet wyręczać hotelarzy w działaniach administracyjnych. Faktury i paragony to oczywiście bardzo delikatna materia, gdzie najmniejszy nawet błąd może skutkować ciągnącymi się przez długie miesiące (a czasami nawet niestety przez lata) nieprzyjemnościami. Owszem, PMS hotel system to nie do końca to samo, co stosowany przez księgowych program do faktur (i innych kwitów skarbowych). Mimo to software hotelowy jest w stanie pewne rzeczy uprościć. Choćby sam proces wystawiania faktury - przecież wszystkie niezbędne dane są już w systemie. Również obliczenia należnych kwot można zostawić programowi hotelowemu. Z pewnością ryzyko pomyłki będzie nieporównywalnie mniejsze niż przy ręcznym liczeniu wszystkiego (nawet z kalkulatorem w ręku). Podobnie z generowaniem jednolitych plików kontrolnych do końcowego opracowania przez księgowość. Co się zaś tyczy paragonów: wystarczy jednorazowo wprowadzić dany produkt do sklepu wraz z właściwościami - sprzężona z hotel OS-em drukarka fiskalna zajmie się resztą.

    9. Zabezpieczenia

    Hotelarzy raczej nie trzeba przekonywać, że grafik rezerwacji i informacje o klientach to dane szczególnie wrażliwe. Oprogramowanie hotelowe zapewnia większą kontrolę nad tym, co się dzieje w obiekcie. O ile w przypadku papierowych kalendarzy niezadowoleni pracownicy mają pewne pole do “popisów”, tak w zaawansowanym hotel software zawsze wiadomo kto, co i kiedy zrobił. W końcu podstawą zaufania jest regularne sprawdzanie. Każdy pracownik ma w programie hotelowym własnego użytkownika. Każdemu użytkownikowi można przypisać ściśle określone uprawnienia - recepcjonista obędzie się bez wglądu w szczegółowe rozliczenia, a pokojówce niezbyt przyda się szczegółowy widok grafiku hotelowego. Oczywiście właściciel/menedżer (vel administrator) ma nadzór nad całością, nic się nie ukryje. A gdyby komuś przyszło do głowy logować się z prywatnego sprzętu… to nic z tego, bo dostęp do programu hotelowego mają wyłącznie autoryzowane urządzenia.

    10. Kompatybilność

    Parę systemów operacyjnych, kilka(naście) rodzajów urządzeń - komputery, smartfony, tablety etc. - o niepoliczalnej mnogości specyfikacji. Każdy ma swoje preferencje, a wymiana sprzętu tylko po to, aby móc korzystać z konkretnego programu hotelowego mija się z celem. Z drugiej strony: wdrożenie mniej funkcjonalnego oprogramowania ze względu na posiadane aktualnie urządzenia również brzmi mało rozsądnie. A przecież są już PMS-y, które płynnie działają w każdych warunkach. Mowa o aplikacjach działających w chmurze. Dostępne z każdego miejsca, w którym jest połączenie z internetem - cloud computing sprawia, że hotelową recepcję można mieć cały czas przy sobie. Czy to w czasie jakiejś służbowej podróży, czy też w trakcie zasłużonego wypoczynku. Nie zaszkodzi na wakacjach rzucić okiem, jak wygląda sytuacja w obiekcie. A na wypadek braku sieci program hotelowy może funkcjonować offline. Po odzyskaniu połączenia z siecią następuje automatyczna synchronizacja danych. Szybciej, prościej i wygodniej się nie da, nawet po wymianie sprzętu.