Dobry program hotelowy zintegrowany z Profitroom będzie niezwykle poszukiwanym towarem na rynku polskiej branży hotelarskiej. Na początek parę słów wyjaśnienia dla mniej zorientowanych: PMS to skrót od Property Management System - interaktywne narzędzie do kompleksowego zarządzania całym obiektem noclegowym. Przede wszystkim grafikiem recepcyjnym, ale nowoczesne programy hotelowe mają o wiele szerszy zakres możliwości. Natomiast Profitroom to wiodący producent channel managera oraz zaawansowanych narzędzi marketingowych, służących przede wszystkim profilowaniu klienta. Taki zestaw specjalistycznych systemów niewątpliwie może przynieść użytkownikom sporo konkretnych korzyści - mniej i bardziej wymiernych.
Profitroom to niewątpliwie znana i ceniona przez hotelarzy marka, jednak wśród oferowanych przez firmę rozwiązań informatycznych nie ma klasycznego programu hotelowego. Generalnie całość opiera się na połączeniu z wieloma zewnętrznymi kanałami sprzedaży - Airbnb i inne serwisy OTA w rodzaju eholiday, HRS, Expedia czy nocowanie.pl - oraz analizowaniu otrzymywanych z nich danych o klientach. A jeśli hotelarz chce do tego porządny program hotelowy, musi wybrać z blisko 30 PMS-ów oficjalnie wspieranych przez Profitroom. Owszem, niby w panelu można zdejmować pokoje na odpowiednie terminy, ale do Suite’a nie wprowadzi się już danych klienta obsłużonego przez stacjonarną recepcję. Nie wspominając już o wielu innych opcjach, jakie daje choćby NFHotel PMS.
W mocnym uproszczeniu dałoby się całość sprowadzić do takiej sytuacji, w której menedżerowie i recepcjoniści pracują na programie hotelowym, a na grafik z mniejszą bądź większą częstotliwością wpadają rezerwacje zrobione za pośrednictwem Profitroomu. Czy to któregoś ze wspomnianych portali rezerwacyjnych, czy też własnego modułu rezerwacji online. Nie zaszkodzi na marginesie wspomnieć, że NFHotel również posiada booking engine na strony www czy facebooka - hotelarze mogą zatem swobodnie wybierać, które z tych dwóch rozwiązań najlepiej spełni ich potrzeby i oczekiwania.
To dwukierunkowa wymiana niezbędnych danych pomiędzy Profitroom Suite a zintegrowanym programem hotelowym. Na niekoniecznie równych warunkach. O ile NFHotel aktualne, kluczowe informacje o dostępności i zajętości poszczególnych pokoi wysyła natychmiast po jakiejś akcji (nowa lub odwołana rezerwacja, założona blokada dla kanałów on-line etc.), tak Profitroom przekazuje swoje dane do połączonego programu hotelowego nie częściej niż raz na minutę. Niby okienko czasowe do ewentualnego overbookingu jest niewielkie… jednak biorąc pod uwagę intuicyjność obsługi NFHotel i szybkość ręcznego wprowadzania rezerwacji na grafik w programie, realny staje się przypadek w którym recepcjonista zrobił rezerwację pokrywającą się z turnusem, który ktoś inny zamówił w Profitroomie. A jako że nikt nie zrekompensuje w pełni hotelarzowi strat wynikłych z overbookingu, każdy musi sam dokładnie przemyśleć czy takie ryzyko się opłaca. Biorąc pod uwagę spore wzięcie, jakim cieszą się Profitroom i połączone PMS-y, to gra warta świeczki.
Jak już zostało zasygnalizowane we wstępie do niniejszego artykułu, Profitroom i oficjalnie wspierany PMS o kompleksowo zaprojektowanych funkcjonalnościach będą się doskonale uzupełniały. W ten sposób Profitroom zapewni szybki, zautomatyzowany dostęp do wielu różnych kanałów sprzedaży w internecie oraz szczegółowe analizy danych o klientach, pozwalające przygotować przyszłe działania marketingowe w oparciu o konkrety, a nie domysły i stereotypy. Z kolei NFHotel PMS ułatwi i usprawni codzienną pracę. Od automatycznego generowania spersonalizowanych wiadomości e-mailowych i SMS-owych do klientów, przez moduł Room Service dla pokojowych oraz bieżące raporty sprzątania czy błyskawiczne wystawianie faktur (z eksportem do formatu JPK włącznie), aż po obsługę płatności on-line. Nie wspominając już o takich oczywistościach, jak obsługa wielu lokalizacji w jednym PMS-ie i inne rozwiązania w programie hotelowym stworzone z myślą o apartamentach, ich zarządcach oraz właścicielach.