Proszę to dopisać do mojego rachunku - sklep NFHotel

Komfortowy nocleg to tylko jedna z wielu usług świadczonych przez obiekty turystyczne. Od własnej restauracji, przez rozmaite animacje czasu wolnego (zorganizowane wycieczki, programy artystyczne, nocne zabawy), aż po pierwszorzędny relaks w aquaparkach i strefach SPA & Wellness. O dodatkach do okolicznościowych pakietów pobytowych w postaci kwiatów, słodkości czy dobrego alkoholu już nie wspominając. Łatwo pogubić się w gąszczu zamówień do różnych rezerwacji, co ewidentnie utrudnia prawidłowe rozliczanie się z klientami.

Ogólnie przyjęta konwencja - a przynajmniej w tych hotelach (i obiektach innych kategorii), które chcą uchodzić za eleganckie i na poziomie - wręcz wymaga tego, aby gość mógł uregulować wszelkie należności później, dopiero przy wymeldowaniu. Dlatego też prośby o natychmiastowe opłacenie szeroko pojmowanych zakupów mogą nie być najlepszym pomysłem. Przyklejane karteczki? Zbyt łatwo pogubić i pomieszać. Założenie dużego zeszytu specjalnie na zamówienia? Niepraktyczne, zbyt wiele okazji do niezamierzonych - bądź dokładnie odwrotnie - pomyłek. Najlepiej dla hotelarzy będzie zrobić właściwy użytek z odpowiedniego modułu w programie hotelowym. Szybko, bezpiecznie i z maksymalną niezawodnością.

NFHotel specjalną funkcjonalność sklepu posiada już od dłuższego czasu. Ostatnio ten element doczekał się sporej aktualizacji, dlatego warto poświęcić mu nieco więcej miejsca. Najważniejsza informacje: stosowna zakładka znajduje się zawsze pod ręką, w oknie rezerwacji - czyli zakupy przypisywane są nie tyle do konkretnej osoby, co całego turnusu. Dla wygodniejszego przeprowadzania rozliczeń. Jednak w pierwszym kroku należy wprowadzić do programu hotelowego sprzedawane produkty i usługi. Jeśli w systemie sklep świeci pustkami jak za głębokiego PRL-u, pokazywanie bezużytecznej w takiej sytuacji zakładki nie ma najmniejszego sensu. Po prostu: nie widzisz sklepu w opcjach okienka rezerwacji swojego NFHotel? To znaczy, że w programie jeszcze nie ma czego kupić.

Uprawnienia wprowadzenia oferowanych klientom rzeczy do sklepu ma administrator systemu. Sam proces dodawania kolejnych produktów w panelu jest całkiem prosty, szybki i przyjemny. Należy zacząć od nazw kategorii, które będą zawierać w sobie grupy z wyszczególnionymi już dodatkami. Na koniec pozostaje zapisanie konkretnych ofert: od nazw - podstawowej i skróconej, drukowanej na paragonie - przez przypisanie do odpowiedniej grupy i uzupełnienie specyfikacji cenowej (wysokość ceny pojedynczego produktu/usługi, stawka podatkowa, rodzaj naliczania płatności: od osoby, na rezerwację, jednorazowo bądź mnożąc przez ilość dni pobytu), aż po ustawienia aktywności i do Przypominacza programu NFHotel. Warto zerknąć na obrazki.

Równie nieskomplikowane będzie dodawanie zakupów do rezerwacji w programie. Utworzona w powyższy sposób oferta zakupowa pojawia się w dedykowanej zakładce. Wystarczy kliknąć, wskazać produkt usługę wybraną przez gości, wprowadzić odpowiednią ilość, dodać do koszyka i potwierdzić zamówienie. Należna kwota od razu doliczy się do rozliczenia całej rezerwacji. Ewentualne rabaty należy dodać do całej sumy odliczeń - od razu będzie widać, jak zmieni się kwota pozostała do zapłaty. W każdym momencie można również podejrzeć szczegółową historię zamówień.

Jedyne czego może w tej chwili sklepowi NFHotel brakować, to rozbudowane opcje dla gastronomii (np. magazyn) i Spa (chociażby ustalanie indywidualnych terminów i godzin zabiegów). To jednak tylko kwestia czasu, kiedy nasz program hotelowy wzbogaci się o wyżej wymienione funkcjonalności.

PS Choć jak ktoś się uprze, to i bez dedykowanych narzędzi sobie poradzi. Np. tworząc w NFHotel pokój typu overbooking - a więc nieaktywny, w zamierzeniu służący do tworzenia listy rezerwowej i ułatwiający przenoszenie rezerwacji po pokojach - z taką liczbą miejsc, które mniej więcej odpowiadałyby liczbie godzin, w których czynna jest strefa SPA & Wellness. A następnie w odpowiednie dni zapisując klientów na kolejne łóżka, dopisując krótkie komentarze, a zabiegi rozliczając już z poziomu odpowiednich rezerwacji… Prowizorka, ale już teraz za pomocą programu hotelowego da się sprawnie załatwić parę z najistotniejszych kwestii ;-).

Mała rzecz, a cieszy - seria drobnych udogodnień w NFHotel

Niektóre zmiany są zakrojone na szeroką skalę, inne zaś trudno czasami dostrzec. I to pomimo faktu, że mogą przynieść usprawnienia porównywalne do większych poprawek. Dlatego postanowiliśmy Wam przypomnieć o paru małych nowościach, które na przestrzeni kilku ostatnich tygodni pojawiły się w NFHotel.

Szkoda byłoby trzymać się kurczowo wyrobionych już nawyków w sytuacji, kiedy nowe opcje znacznie usprawniają codzienne korzystanie z programu hotelowego. Wystarczy poświęcić dosłownie chwilę na zapoznanie się z wdrożonymi udogodnieniami, a po kilku dniach wielu spośród Was zacznie się poważnie zastanawiać, jak w ogóle radziliście sobie z pracą bez tych wszystkich małych rzeczy.

Pierwsza, prawdopodobnie najistotniejsza zmiana to przerobiony “Sklep”. Czyli proste narzędzie do ewidencjonowania wszystkich atrakcji opcjonalnych i wszelkich dodatków do pobytu, na które zdecydował się dany gość. Zarówno na etapie rezerwacji, jak też w trakcie trwania turnusu. Formułka “proszę to dopisać do mojego rachunku” przestanie sprawiać jakiekolwiek kłopoty. Koniec z poniewierającymi się po biurku kartkami czy dopisywaniem przez personel dziesiątek komentarzy do jednej rezerwacji w programie. Wystarczy w oknie danego turnusu wejść do sklepu, wskazać odpowiednie dodatki we właściwej liczbie, a oprogramowanie naliczy już właściwą kwotę do rozliczenia. Rzecz jasna każdy zakup powoduje stosowną zmianę koloru rezerwacji w grafiku, dodatkowo przypominający o nieuregulowanych należnościach turystów przebywających w hotelu. Czy zapłata następuje od razu, czy gość może rozliczyć się przy wyjeździe - to już zależy od decyzji gospodarzy. Produkty i usługi wprowadza do systemu administrator z poziomu stosownej zakładki w swoim panelu. Tak na marginesie: sklep NFHotel może służyć jako uproszczony moduł do gastronomii czy strefy SPA & Wellness.

Kolejna niebywale praktyczna nowinka to czytelny alert o braku wystarczającej liczby łóżek przy przeniesieniu rezerwacji do innego pokoju na grafiku. Jak zapewne każdy hotelarz bardzo dobrze wie, od czasu do czasu trzeba zrobić gruntowne porządki na grafiku. Choćby po to, żeby uzyskać ciągłość w pokojach i zrobić więcej miejsca na kolejne rezerwacje. Turyści niespecjalnie lubią się przeprowadzać w trakcie wypoczynku, a tego że dostaną inny pokój (byle w tym samym standardzie) niż pierwotnie zakładano, zdecydowana większość gości nie zauważy. Ułatwieniem dla takich przenosin w NFHotel są obecne w programie hotelowym już od dłuższego czasu tzw. pokoje overbooking - służące także do zapisywania rezerwacji rezerwowych. Tylko że czasem, działając w wielkim pośpiechu, niektórych klientów przerzucano do zbyt małych pokoi. Niby tylko na czas porządków, ale mogło się zdarzyć zapomnieć o przywróceniu do właściwego standardu. Konsekwencje takiej pomyłki to w najlepszym wypadku chaotyczna dostawka na ostatnią chwilę, zaś w najgorszym - utrata jednej rezerwacji (da się przeboleć) i dobrej opinii klientów (naprawia się długimi latami).

Następne zmiany z programu hotelowego zaliczają się bardziej do drobnostek, lecz ich użyteczności nie sposób zakwestionować. I tak w górnym pasku z nazwami miesięcy, pozwalającym szybko przesunąć widok na grafiku do dalszej przyszłości - choćby po to, żeby jeszcze przed Nowym Rokiem zrobić komuś rezerwację na wakacje za ponad pół roku, - pojawił się przycisk “Home”. Oczywiście w ikonicznym kształcie domku, pozwalający jednym kliknięciem powrócić do startowego zakresu dat w kalendarzu. W NFHotel po przeniesieniu się w przód zmieniał się również zakres wyświetlanych miesięcy. Teraz zamiast długiego scrollowania albo całej serii klików wystarczy jedno użycie LPM na “stronie domowej”. Wcześniej było szybko, od jakiegoś czasu takowy powrót do codziennej pracy i bieżącej sytuacji jest jeszcze szybszy.

Warto jeszcze wspomnieć o ciut ciemniejszej barwie rezerwacji niepewnych na głównym grafiku. Półprzezroczysty, wyszarzony pasek nie zawsze wystarczająco wyraźnie odcinał się od białego tła kalendarza. Czy to z powodów czysto technicznych (charakterystyka odwzorowania kolorów przez poszczególne monitory, indywidualne ustawienia ekranu etc.), czy też ze względu na osobiste preferencje użytkowników. Ważna informacja dla adminów NFHotel - rezerwacje rozliczone wciąż są ciemnoszare. Różnica pomiędzy “niepewna” a “rozliczona” wciąż jest wystarczająco duża, aby w mgnieniu oka rozróżnić te dwa statusy od siebie.

Wszystkie zaprezentowane powyżej elementy zaimplementowaliśmy na podstawie sugestii pojedynczych klientów bądź hotelarzy zainteresowanych naszym programem hotelowym. To Wy najlepiej wiecie, co przydaje się przy codziennym użytkowaniu NFHotel. Najlepsze małe pomysły wprowadzamy do systemu niemal od razu, dobre muszą trochę poczekać na swoją kolej. Gdzieś pomiędzy planowanymi od dawna przełomowymi rozwiązaniami, daleko idącymi modyfikacjami, celnymi spostrzeżeniami z Waszej strony oraz poprawkami, które zawsze muszą być “na wczoraj” ;-).