Kreator rezerwacji NFHotel - żeby recepcjoniści byli jeszcze szybsi...

… a im samym pracowało się łatwiej i przyjemniej. Ów moduł programu NFHotel wprawdzie znajduje się wciąż w fazie rozwojowej - czyli działa, aczkolwiek wciąż jest intensywnie testowany przez programistów na różne scenariusze - ale już w aktualnej formie przynosi tyle pozytywnych zmian, że zdecydowaliśmy się go zawczasu udostępnić dla wszystkich użytkowników. Możliwość dodania nowej rezerwacji przez recepcjonistów w około minutę, włącznie z dopisaniem klienta do bazy i wysłaniu potwierdzeń e-mailowych i SMS-owych to nie w kij dmuchał.

W końcu taki czas oznacza jakieś trzy razy szybsze załatwienie sprawy, niż ma to miejsce przy zwyczajnej pracy na recepcji. Coś, co człowiekowi zajmuje pewną chwilę, zaawansowany system komputerowy zrobi w ułamku sekundy. Rzecz jasna w takim kreatorze rezerwacji nie sposób zautomatyzować wszystko - choćby przekonania klienta do przedstawionej oferty - ale już wyszukiwanie wolnych pokoi w podanym terminie czy dynamiczne przeliczanie cen, również po dodaniu opcjonalnego wyżywienia, dzieją się same. A skoro recepcjoniści “wiszą na słuchawce” zdecydowanie krócej, mogą odbierać więcej telefonów. Albo zająć się innymi obowiązkami, jakich w każdym obiekcie noclegowym zawsze znajdzie się dość dużo.

Kreator rezerwacji NFHotel pozostaje opcjonalny - użytkownicy, którzy preferują tradycyjne dodawanie turnusów na grafik hotelowy w programie, nie muszą niczego zmieniać. Natomiast hotelarze i recepcjoniści, którzy chcieliby sprawdzić kuszącą nowość w praktyce, znajdą stosowną opcję w osobistym menu. Tym samym, które pojawia się przy kliku w awatara / portret użytkownika. Kiedy stosowna opcja jest włączona, kreator uruchamia się na dwa sposoby: po zaznaczeniu dowolnego zakresu dat na kalendarzu w grafiku oraz po kliknięciu dużej, charakterystycznej ikony dzwonka recepcyjnego plusa w górnej części menu - tuż nad listą pokoi, na lewo od listy dni i miesięcy - i wybraniu kreatora rezerwacji.

Na jakiej zasadzie to wszystko działa? Bliźniaczo podobnie do booking engine’u odpowiedzialnego za moduł rezerwacji on-line na strony internetowe. W pierwszym kroku należy wprowadzić najbardziej podstawowe dane - czyli liczbę i wiek uczestników ewentualnego turnusu oraz daty przyjazdu i wyjazdu. Tyle kreatorowi rezerwacji NFHotel wystarczy, aby w mgnieniu oka wyświetlić dostępne, spełniające warunki standardy i numery pokoi. Tutaj już od zdolności komunikacyjnych recepcjonisty (i zasobności portfela dzwoniącego turysty) zależy, czy wybór padnie na opcję najtańszą, czy raczej najbardziej luksusową.

Kiedy już klient podejmie niełatwą decyzję, pozostaje dopełnić niezbędnych formalności. Po pierwsze: spisać podyktowane dane osoby rezerwującej - plus ewentualnie wszystkich uczestników - i wprowadzić je do bazy klientów (jeśli turysta kontaktował się po raz pierwszy): imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, a także język powiadomień. Trzy ostatnie z wymienionych informacji będą niezbędne do tego, aby prawidłowo wypełniły się szablony e-maili i SMS-ów. Sama wysyłka potwierdzenia rezerwacji to już kwestia dosłownie czterech kliknięć na zakończenie.

Zachęcamy do wypróbowania kreatora rezerwacji NFHotel - potencjalne oszczędności czasu są tak duże, że aż szkoda nie spożytkować ich na inne, równie istotne co kompleksowa obsługa dzwoniących turystów zadania. Na przykład przeanalizowanie informacji statystycznych o klientach i ich zachowaniach zgromadzonych przez program hotelowy, a następnie wymyślenie chwytliwej kampanii marketingowej na podstawie twardych danych.

Wszelkie uwagi i sugestie, które pomogą w ulepszeniu systemu są jak najbardziej mile widziane ;). W planach na dalszy rozwój mamy m.in. rozbudowanie modułu o sugerowanie alternatywnych terminów, jeśli kreator rezerwacji nie znajdzie wolnych pokoi w pierwszym wskazanym zakresie czasu oraz uwzględnianie innych dodatków, jakie obejmuje moduł sklepu danej instancji: zabiegów SPA, specjalnego szampana na weekend we dwoje, wejściówek do okolicznych atrakcji turystycznych, karnetów do stacji narciarskich etc.

Zeszyt w odstawkę, czas na program hotelowy!

Hotelarze to zazwyczaj bardzo zapracowani ludzie, ceniący sobie swój czas. Pewnie wiesz coś o tym? Oczywiste jest również to, że najbardziej zależy im, aby obsługa rezerwacji w ich Hotelu stała na jak najwyższym poziomie. To również brzmi znajomo?

Pamiętasz jeszcze czasy prowadzenia grafiku rezerwacji w zwykłym zeszycie czy notesie? A może wciąż jeszcze korzystasz z tego rozwiązania? Pytamy, bo okazuje się, że w dzisiejszych czasach, kiedy komputery, tablety i smartfony są w powszechnym użytku, w bardzo łatwy sposób można ułatwić cały proces zarządzania każdym obiektem noclegowym.

 

Zanim przejdziemy do zalet używania nowoczesnych technologii w hotelarstwie, skupmy się najpierw na minusach korzystania z (wciąż popularnych) zeszytów/kalendarzy. To w nich skrupulatnie notowane, skreślane i zamazywane są informacje wszelkiej maści (dotyczące gości hotelowych rzecz jasna!).

Niestety, choćby nie wiadomo jak rzetelnie taki notatnik był prowadzony, ma on bardzo ograniczone funkcje i nadzwyczaj mocno narażony jest na zniszczenia, o czego skutkach wolimy nawet nie wspominać. Sposób ten generuje również masę pomyłek, zwłaszcza w terminach rezerwacji, pokojach, opłatach i danych klientów. Zdecydowanie za dużo czasu zajmuje znalezienie jakiejkolwiek informacji, zwłaszcza wtedy, kiedy zeszyt nie jest akurat pod ręką.

Goście hotelowi często nie bywają wyrozumiali, a są wręcz bardzo zniecierpliwieni, bowiem dzwonią i dopytują, czy wpłata doszła i czy rezerwacja jest potwierdzona. Oczywiście nie można mieć im tego za złe, zatem właściciel obiektu lub jego personel zmuszeni są do częstego sprawdzania konta bankowego i "ręcznego" potwierdzania rezerwacji, czy otrzymania wpłaty, każdemu klientowi osobno.

Poskreślane linijki tekstu i przetarta na wylot gumką do mazania, czy korektorem kartka, to również obrazki znane chyba każdemu doświadczonemu gestorowi. Kolejna uciążliwość to obliczanie opłat za rezerwacje w pamięci lub na kalkulatorze. Recepcjonista musi oczywiście pamiętać też o życzeniach gości, zamówionych usługach dodatkowych, czy niestandardowych ustaleniach, które mogły nie zostać nigdzie wcześniej zapisane. Zarządca obiektu wyposażonego w kuchnię, bufet lub restaurację i zatrudniający personel sprzątający, zmuszony jest także do szybkiej analizy obłożenia hotelu i osobistego przekazywania informacji odnośnie ilości posiłków do przygotowania, czy pokoi do posprzątania.

Najgorszym scenariuszem pozostaje jednak, zgubienie lub nieumyślne zniszczenie takiego zeszytu/notatnika. Lepiej o tym nawet nie myśleć... Podsumowując, jednym z największych minusów takiego sposobu zarządzania, pozostaje wciąż strata dużych ilości czasu i energii na obsługę wszystkich gości.

 

W opozycji do wyżej opisanych sytuacji stoi jednak dobry program recepcyjny, który nie tylko pozwoli na zaoszczędzenie masy czasu i energii, ale znacznie usprawni pracę, zwiększy komfort pracy hotelarzy i obsługi gości oraz sprowadzi ryzyko pomyłek do minimum. A jakie funkcjonalności są najważniejsze w dobrym programie hotelowym? Postaraliśmy się o wymienienie tych najbardziej wartościowych:

Jeśli chodzi o szczegóły bardziej techniczne, dobrze jeśli taki program posiada:

 

Jak widać więc, bardzo ważne jest, aby program tego typu wyposażony był w szereg przydatnych funkcji, którymi zdecydowanie nie dysponuje żaden zarządca hotelu, ręcznie prowadzący zeszyt rezerwacji.

Obecnie niestety większość programów recepcyjnych jest płatna, więc korzystanie z nich generuje dodatkowe koszty, na które nie każdy może lub chce się zdecydować. Na szczęście, na rynku pojawiają się powoli bardzo nowoczesne i funkcjonalne programy, z których skorzystać można zupełnie nieodpłatnie. Warto zatem rozpatrzyć zmianę systemu zarządzania swoim hotelem/pensjonatem i przeanalizować zalety jakie niesie za sobą korzystanie z naprawdę dobrego oprogramowania hotelowego. Bo chyba jasne jest, że każdy z nas wolałby mieć więcej wolnego czasu?