W grupie zawsze przyjemniej

Tytułowa zasada sprawdza się w wielu dziedzinach życia - również w branży hotelarskiej. Sam widok grafiku wypełnionego po brzegi rezerwacjami, najlepiej sygnalizujących maksymalne obłożenie, to czysta rozkosz dla gospodarzy obiektów noclegowych, recepcjonistów i pozostałych osób odpowiedzialnych za szeroko rozumianą sprzedaż. Szybka, sprawna obsługa rezerwacji grupowych z pewnością okaże się pomocnym środkiem w osiągnięciu pełni szczęścia hotelarzy.

Przyjęcie większej liczby gości - wycieczki szkolnej, firmowego wyjazdu integracyjnego, uczestników kilkudniowej konferencji etc. - to poważne zadanie, wymagające od personelu pełnego skupienia i długotrwałego zaangażowania. Samo znalezienie odpowiedniej ilości wolnych pokoi w interesującym potencjalnych klientów terminie, niejednokrotnie stanowi spore wyzwanie. A kiedy już uda się uzgodnić wszystkie warunki, trzeba jeszcze przenieść poczynione ustalenia na grafik hotelowy. W końcu jedna rezerwacja grupowa wcale niekoniecznie zajmie wszystkie pokoje w hotelu. Żmudna, aczkolwiek niezbędna robota… którą można zdecydowanie przyspieszyć i ułatwić za pomocą kompleksowego, szybkiego programu hotelowego.

W NFHotel rezerwacje grupowe rozwiązaliśmy w taki sposób, aby recepcjoniści prowadzący rozmowę z klientami przez telefon na bieżąco mogli reagować na kolejne prośby i specyficzne sytuacje. Takie jak zakwaterowanie w większej liczbie pokoi dwuosobowych zamiast w kilku “czwórkach”. Albo ustawienie wszystkiego tak, aby goście pojawili się w obiekcie na przestrzeni kilku dni, zamiast wymuszać gremialny przyjazd całej grupy. Cały kompleksowy proces dodawania takiej rezerwacji na grafik w programie odbywa się z poziomu jednego okienka. Całość funkcjonuje na przejrzystych zasadach, które na swój sposób stanowią wypadkową kreatora rezerwacji NFHotel oraz mechanizmów do zakładania blokad. To oznacza prostą, intuicyjną obsługę oraz ponadprzeciętną szybkość działania.

Jak dodać rezerwację grupową w NFHotel? [AKAPIT DO UZUPEŁNIENIA PO WYPUSZCZENIU I SPRAWDZENIU] Osobny moduł na rezerwacje grupowe stanowi dalece bardziej praktyczne rozwiązanie, niż dodawanie pojedynczych rezerwacji do poszczególnych pokoi i późniejsze łączenie ich w grupy.

Załączone obrazki dokładnie pokazują, jak system rezerwacji grupowych działa w praktyce. Personel korzystający z programu hotelowego ma pod ręką wszystko, czego potrzeba, aby całość dopiąć na ostatni guzik w błyskawicznym tempie. Chyba nie trzeba nikomu specjalnie przypominać, jak pozytywne wrażenie wywiera na klientach szybkie załatwienie sprawy. Nie wspominając już o tym, że NFHotel oszczędza bezcenny czas hotelarzy, pozwalając skierować większą uwagę na inne konieczne prace.

Twoje Możliwości NFHotel - co to takiego?

Nieustannie rozwijamy nasz program hotelowy, wzbogacając go o kolejne moduły. NFHotel regularnie zyskuje nowe funkcjonalności, dzięki którym codzienna praca personelu hotelowego i gospodarzy obiektów noclegowych staje się szybsza, efektywniejsza i łatwiejsza. Od rzeczy małych, aczkolwiek wnoszących sporo dobrego, aż po opcje znacznie poszerzające zakres możliwości użytkowników. I to oni decydują, co będzie dla nich przydatne, a co w danym momencie będzie zbytkiem luksusu.

Każdy obiekt ma inną charakterystykę, system pracy, docelową grupę klientów… i w związku z tym nie wszyscy hotelarze potrzebują dokładnie takiego samego programu hotelowego. NFHotel pozwala w pewnym stopniu spersonalizować system - żeby wspomnieć tylko kreatora błyskawicznych rezerwacji czy dowolne kształtowanie poziomów dostępu poszczególnych użytkowników oprogramowania przez administratorów obiektu. “Twoje Możliwości” dotyczą większych rzeczy - takich, które w ten czy inny sposób wiążą się z nowymi opłatami.

Być może niektórym nowe moduły wydadzą się wydatkiem, jednak dla innych staną się inwestycją w narzędzie pracy, która przyniesie jak najbardziej wymierne zyski. Dlatego też w okienku naszego programu hotelowego pojawiła się nowy, wyraziście czerwony przycisk. Widoczny wyłącznie dla administratorów instancji i użytkowników z niektórymi wyższymi uprawnieniami do systemu. Po jej kliknięciu pojawia się lista “Twoich Możliwości” - czyli dodatkowych opcji wzbogacających NFHotel. Wraz z krótką, konkretną charakterystyką oraz trzema przyciskami na reakcję. Jesteś zainteresowany? Spodziewaj się kontaktu ze strony zespołu NFHotel i specjalnej oferty. Potrzebujesz czasu do namysłu? Nie ma pośpiechu, dostaniesz stosowne powiadomienie. Uważasz dany moduł za zbyteczny? Koniec ze zwracaniem uwagi specjalnie na tę konkretną opcję - ale zawsze możesz wrócić do tego później. Prosto, czytelnie i uczciwie.

Aktualnie w zakładce “Twoje Możliwości NFHotel” dostępne są 4 dodatkowe moduły. Booking engine odpowiedzialny za widget rezerwacji on-line na wszelkie strony internetowe hotelu, channel manager do obsługi dwukierunkowego połączenia z zewnętrznymi kanałami sprzedaży - najszybciej synchronizujący rezerwacje i dostępność z najważniejszym obecnie serwisem turystycznym Booking.com - automatycznie wypełniane druki hotelowe oraz zintegrowane z naszym programem hotelowym ekspresowe płatności internetowe Dotpay. Nowe opcje będziemy oferować wraz z rozbudowywaniem funkcjonalności NFHotel.

Tego rodzaju rozwiązanie będzie praktyczne dla wszystkich zainteresowanych. Hotelarze mają zawsze pod ręką spis dostępnych możliwości, a twórcy oprogramowania - kolejne narzędzie do komunikacji z użytkownikami i prezentowania korzyści, jakie przynoszą poszczególne moduły.
Rzecz jasna o nowościach w NFHotel wciąż i na bieżąco informujemy na stronie internetowej, facebookowym profilu oraz w e-mailach do klientów, którzy już czerpią zyski z naszego programu hotelowego.

Pożegnaj się z papierkologią - druki w programie hotelowym

Ręczne wypełnianie stosu papierów pożera mnóstwo czasu - tak szczególnie cennego przy pracy w branży hotelarskiej. Bardzo dobrym remedium na część takich bolączek będzie kompleksowy program hotelowy. O ile w pewnych sprawach po prostu trzeba zacisnąć zęby i przebrnąć przez urzędnicze piekiełko, o tyle administracyjną biurokrację związaną z obsługą rezerwacji spokojnie da się ograniczyć praktycznie do zera.

Absolutnie podstawowym drukiem w każdym obiekcie hotelarskim są oczywiście karty meldunkowe. Tudzież karty pobytu - niektórzy posługują się tymi pojęciami zamiennie, inni zaś stosują je do nieco różnych dokumentów. Na karcie meldunkowej wpisują jedynie podstawowe dane osobowe, z kolei karta pobytu zawiera komplet danych na temat gości: imiona i nazwiska, daty urodzenia, PESEL-e, narodowości, adresy, numery dowodu osobistego (lub innego dokumentu tożsamości), numery rejestracyjne samochodu, informacje na temat rezerwacji (daty przyjazdu i wyjazdu, numer pokoju, wyżywienie, dodatkowe zamówienia etc.)… a nawet oświadczenia o zgodzie na obciążenie karty kredytowej o podanym numerze. Na wypadek, gdyby klienci nie uregulowali wszystkich należności przed wyjazdem.

Bez względu na to, jaki system prowadzenia wewnętrznej dokumentacji praktykuje się w danym obiekcie - wdrożenie NFHotel z modułem do druków hotelowych odczuwalnie (i jak najbardziej policzalnie) usprawni i ułatwi pracę w tym zakresie. Koniec ze żmudną papierkologią, pora na program hotelowy z automatycznym generatorem dokumentów do hotelowej rezerwacji. Po co własnoręcznie wypełniać wszystkie niezbędne rubryczki, skoro system komputerowy zrobi to co najmniej równie skrupulatnie, a jednocześnie nieporównywalnie szybciej? Wystarczy wydrukować gotowego pdf-a z programu hotelowego i podać klientowi do podpisu.

W pewien sposób osobną kategorię druków hotelowych stanowią wszelkie regulaminy, instrukcje czy specjalne bony dla klientów. Odrębną w tym sensie, że sam hotel tego typu rzeczy przelewa na papier stosunkowo rzadko - zdecydowanie częściej używa ich jako załączników do stosownych dla okoliczności e-maili do klientów. Choćby po to, aby goście mogli zapoznać się z obowiązującym w obiekcie regulaminem jeszcze przed przyjazdem na miejsce. Albo w celu zachęcenia turystów do powrotu w przyszłości, wysyłając voucher do wykorzystania w określonym terminie. Na przykład imienny kupon z dużą zniżką na ekskluzywne zabiegi SPA & Wellness. Personalizowane podarki (i wiadomości) wywołują dalece bardziej pozytywną reakcję odbiorców niż masowy, bezpłciowy mailing.

Mechanizm tworzenia druków w NFHotel jest bliźniaczo wręcz podobny, który służy do generowania indywidualnych wiadomości e-mail oraz SMS-ów. Podstawą są interaktywne klucze, które program w lot podmienia na indywidualne dane i informacje. Wystarczy wprowadzić je do systemu jeden jedyny raz - co najczęściej ma miejsce w trakcie rezerwowania pobytu. Druki uzupełniane ręcznie de facto albo wymuszają na recepcjonistach robienie tego samego po x razy, albo niepotrzebnie zajmują czas klientowi, który przecież przyjechał do hotelu odpoczywać, a nie wypełniać stosy papierów. Z odpowiednim wykorzystaniem wspomnianych kluczy - których NFHotel ma już dobrze ponad 70 - da się zbudować schemat w zasadzie dowolnego dokumentu. Wystarczy zrobić to raz, a potem już tylko eksploatować drukarkę i należycie spożytkować zaoszczędzony czas na ważniejsze rzeczy niż pogrążanie się w papierkologii.

Proszę to dopisać do mojego rachunku - sklep NFHotel

Komfortowy nocleg to tylko jedna z wielu usług świadczonych przez obiekty turystyczne. Od własnej restauracji, przez rozmaite animacje czasu wolnego (zorganizowane wycieczki, programy artystyczne, nocne zabawy), aż po pierwszorzędny relaks w aquaparkach i strefach SPA & Wellness. O dodatkach do okolicznościowych pakietów pobytowych w postaci kwiatów, słodkości czy dobrego alkoholu już nie wspominając. Łatwo pogubić się w gąszczu zamówień do różnych rezerwacji, co ewidentnie utrudnia prawidłowe rozliczanie się z klientami.

Ogólnie przyjęta konwencja - a przynajmniej w tych hotelach (i obiektach innych kategorii), które chcą uchodzić za eleganckie i na poziomie - wręcz wymaga tego, aby gość mógł uregulować wszelkie należności później, dopiero przy wymeldowaniu. Dlatego też prośby o natychmiastowe opłacenie szeroko pojmowanych zakupów mogą nie być najlepszym pomysłem. Przyklejane karteczki? Zbyt łatwo pogubić i pomieszać. Założenie dużego zeszytu specjalnie na zamówienia? Niepraktyczne, zbyt wiele okazji do niezamierzonych - bądź dokładnie odwrotnie - pomyłek. Najlepiej dla hotelarzy będzie zrobić właściwy użytek z odpowiedniego modułu w programie hotelowym. Szybko, bezpiecznie i z maksymalną niezawodnością.

NFHotel specjalną funkcjonalność sklepu posiada już od dłuższego czasu. Ostatnio ten element doczekał się sporej aktualizacji, dlatego warto poświęcić mu nieco więcej miejsca. Najważniejsza informacje: stosowna zakładka znajduje się zawsze pod ręką, w oknie rezerwacji - czyli zakupy przypisywane są nie tyle do konkretnej osoby, co całego turnusu. Dla wygodniejszego przeprowadzania rozliczeń. Jednak w pierwszym kroku należy wprowadzić do programu hotelowego sprzedawane produkty i usługi. Jeśli w systemie sklep świeci pustkami jak za głębokiego PRL-u, pokazywanie bezużytecznej w takiej sytuacji zakładki nie ma najmniejszego sensu. Po prostu: nie widzisz sklepu w opcjach okienka rezerwacji swojego NFHotel? To znaczy, że w programie jeszcze nie ma czego kupić.

Uprawnienia wprowadzenia oferowanych klientom rzeczy do sklepu ma administrator systemu. Sam proces dodawania kolejnych produktów w panelu jest całkiem prosty, szybki i przyjemny. Należy zacząć od nazw kategorii, które będą zawierać w sobie grupy z wyszczególnionymi już dodatkami. Na koniec pozostaje zapisanie konkretnych ofert: od nazw - podstawowej i skróconej, drukowanej na paragonie - przez przypisanie do odpowiedniej grupy i uzupełnienie specyfikacji cenowej (wysokość ceny pojedynczego produktu/usługi, stawka podatkowa, rodzaj naliczania płatności: od osoby, na rezerwację, jednorazowo bądź mnożąc przez ilość dni pobytu), aż po ustawienia aktywności i do Przypominacza programu NFHotel. Warto zerknąć na obrazki.

Równie nieskomplikowane będzie dodawanie zakupów do rezerwacji w programie. Utworzona w powyższy sposób oferta zakupowa pojawia się w dedykowanej zakładce. Wystarczy kliknąć, wskazać produkt usługę wybraną przez gości, wprowadzić odpowiednią ilość, dodać do koszyka i potwierdzić zamówienie. Należna kwota od razu doliczy się do rozliczenia całej rezerwacji. Ewentualne rabaty należy dodać do całej sumy odliczeń - od razu będzie widać, jak zmieni się kwota pozostała do zapłaty. W każdym momencie można również podejrzeć szczegółową historię zamówień.

Jedyne czego może w tej chwili sklepowi NFHotel brakować, to rozbudowane opcje dla gastronomii (np. magazyn) i Spa (chociażby ustalanie indywidualnych terminów i godzin zabiegów). To jednak tylko kwestia czasu, kiedy nasz program hotelowy wzbogaci się o wyżej wymienione funkcjonalności.

PS Choć jak ktoś się uprze, to i bez dedykowanych narzędzi sobie poradzi. Np. tworząc w NFHotel pokój typu overbooking - a więc nieaktywny, w zamierzeniu służący do tworzenia listy rezerwowej i ułatwiający przenoszenie rezerwacji po pokojach - z taką liczbą miejsc, które mniej więcej odpowiadałyby liczbie godzin, w których czynna jest strefa SPA & Wellness. A następnie w odpowiednie dni zapisując klientów na kolejne łóżka, dopisując krótkie komentarze, a zabiegi rozliczając już z poziomu odpowiednich rezerwacji… Prowizorka, ale już teraz za pomocą programu hotelowego da się sprawnie załatwić parę z najistotniejszych kwestii ;-).

Kolejna seria małych usprawnień w programie hotelowym

Systematyczny rozwój NFHotel wiąże się z regularnym wprowadzaniem kolejnych udogodnień dla użytkowników systemu. Na miano najbardziej kompleksowego, a zarazem najszybszego programu hotelowego na polskim rynku trzeba sobie uczciwie zapracować. Rzetelnie, krok po kroku, uważnie wsłuchując się w uwagi oraz pilne potrzeby hotelarzy.
Poniżej krótki wykaz nowych funkcjonalności, poprawek i szeroko pojmowanych usprawnień, jakie ostatnio wdrożyliśmy do NFHotel. Wszystkie poniższe zmiany stanowią efekt rozmów z hotelarzami. Zarówno tymi, którzy korzystają już z dobrodziejstw funkcjonalności zawartych w naszym programie hotelowym, jak też osobami wyrażającymi zainteresowanie specjalistycznym oprogramowaniem dla wszelkich obiektów noclegowych:
- Filtry wyświetlania pokoi na grafiku

Czasami lepsze jest bliższe spojrzenie na poszczególne standardy niż ogólny obraz obłożenia w całym ośrodku. Dwa kliknięcia wystarczą, żeby np. z setki pokoi hotelowych pokazać wyłącznie apartamenty rodzinne. Albo same domki letniskowe na kempingu. Przydatne zwłaszcza dla tych obiektów, gdzie pokoje (bądź inne jednostki noclegowe) idą w setki, a turyści mają duży wybór standardów.
Stosowna opcja znajduje się na górnej belce, pomiędzy zakresem pokazywanych na kalendarzu terminów a zwijaniem bocznego menu. Kolejna, pośrednio związana z filtrami zmiana to uproszczone sterowanie kolejnością wyświetlania grup pokoi z poziomu admina.

- Załączniki do e-maili

Dołączanie faktur, bonów i innego typu dokumentów do wiadomości wysyłanych gościom z programu hotelowego. Przy tworzeniu druków w panelu administracyjnym znajduje się opcja pozwalająca wybrać, czy dany typ dokumentu może być załącznikiem. Jeśli dla danej rezerwacji wystawiono już jakiś dokument, w zakładce "E-MAIL / SMS" okna rezerwacji pojawi się przycisk "ZAŁĄCZ" - po kliknięciu wyskoczy lista z fakturami i drukami do wyboru.
E-maile w NFHotel zostały również ulepszone pod względem podglądu wiadomości przed wysyłką w wersji mobilnej. Nowy sposób wyświetlania powinien być zauważalnie czytelniejszy.

- Import danych z KWHotel
Możliwość ściągnięcia danych z innych programów hotelowych pozwala znacznie przyspieszyć proces ewentualnej zmiany oprogramowania hotelarskiego na NFHotel. Bez względu na okoliczności rezygnacji z usług konkurencji. Naturalnie NFHotel od początku posiada opcję eksportu własnych danych uniwersalnego formatu, pozwalającą łatwo przesiąść się na inny system. Jak dotąd praktycznie nikt z niej nie skorzystał ;).
Importowanie będzie jeszcze rozwijane w przyszłości tak, aby zgrane dane były w pełni kompatybilne ze wszystkimi, aktualnymi i przyszłymi funkcjonalnościami NFHotel. Na przykład poprzez scalanie informacji o klientach z bazy o identycznych danych osobowych, kontaktowych etc.

- Płynniejsze przewijanie (scroll)
Użytkownicy wszelkiej maści Mac’ów odczują największą zmianę. Różnice sprzętowo-programistyczne pomiędzy producentami urządzeń mogły powodować pewien dyskomfort przy poruszaniu się po programie hotelowym. A konkretniej w trakcie scrollowania grafiku, kiedy przesuwał widok nieco zbyt szybko i za daleko.
Pracujemy już nad kolejnym rozwiązaniem, które pozwoli użytkownikom NFHotel na samodzielne ustawienie czułości przewijania ekranu.

- Legenda kolorystyczna - rezerwacje z przeterminowanym zadatkiem

Z punktu widzenia hotelarza występuje zasadnicza różnica pomiędzy rezerwacją oczekującą na wpłacanie zadatku a rezerwacją, dla której minął już wyznaczony termin na wpłatę zaliczki. Będzie to doskonale widoczne na grafiku NFHotel - podobne, aczkolwiek wyraźnie odmienne. Oba typy rezerwacji wyświetlane są na czerwono: bez zadatku w ciemnym i delikatnie wypłowiałym odcieniu, natomiast z przeterminowanym zadatkiem mają intensywną, ciut jaśniejszą barwę. Jak widać na załączonym obrazku.

- Karta klienta - narodowość gościa
Zmiana wprowadzona z myślą o dokładniejszym przekazywaniu informacji o rezerwacjach wpływających do programu z Booking.com, ale stwarzająca dodatkowe pole do rozwoju systemu w przyszłości. Dane o narodowości gościa korzystającego z serwisu ustawiają teraz automatycznie język powiadomień wysyłanych klientom za pośrednictwem NFHotel. Co przy gościach z zagranicy oznacza rzecz jasna e-maile i/lub SMS-y po angielsku bądź niemiecku.

Kiedy trzeba zablokować dostępność pokoi...

Im więcej aktywnych kanałów dystrybucji w internecie, tym większe obłożenie obiektu - z takiego założenia (dyskusyjnego, ale o tym może innym razem) wychodzi wielu hotelarzy. Są jednak i takie sytuacje, kiedy pomoc pośredników w rodzaju portalu rezerwacyjnego Booking.com staje się zbędna. Wręcz szkodliwa. Wiele obiektów w szczycie sezonu turystycznego jest w stanie zapełnić wszystkie pokoje całkowicie własnymi siłami. W takich momentach niezwykle przydatne stają się blokady zakładane z poziomu programu hotelowego.

Naturalnie wszystko rozbija się o konieczność płacenia wysokich prowizji, sięgających kilkunastu procent kwoty należnej za pobyt. Płacenie ciężkich pieniędzy za coś, co da się osiągnąć bez zewnętrznego wsparcia, kompletnie mija się z celem i zdrowym rozsądkiem. Niektórzy hotelarze próbują obejść problem poprzez różnicowanie cenników - rezerwujący przez zewnętrzne strony internetowe płacą więcej. Wprawdzie naciski Booking.com na partnerów, mające na celu wyrównywanie cen przez hotelarzy, zostały uznane za praktyki zabronione… ale nie trzeba nikogo przekonywać, że wszelkie serwisy rezerwacyjne najpewniej będą starały się ukrócić tego rodzaju działania. Z punktu widzenia gospodarzy obiektów noclegowych, o wiele lepszym rozwiązaniem jest zdejmowanie dostępności pokoi na portalu.

Szkopuł tkwi jednak w tym, że ręczne grzebanie w bookingowym (i jakimkolwiek innym) extranecie zajmuje dużo czasu, o wątpliwej przejrzystości co niektórych opcji już nie wspominając. O wiele szybciej i sprawniej, a zarazem równie skutecznie takie blokady zakłada się w programie hotelowym. Rzecz jasna takim, który posiada stosownego channel managera do synchronizacji i zarządzania dostępnością we wszystkich podłączonych kanałach. W NFHotel wygląda to w ten sposób, że użytkownik posiadający stosowne uprawnienia klika opcję “Dodaj→Blokadę”, wybiera zakres dat, wskazuje pokoje do objęcia ich blokadą (pojedynczo albo wszystkie jednym kliknięciem), a na koniec wprowadza nazwę oraz ewentualne uwagi do blokady. I tyle, system w mgnieniu oka zaktualizuje stosowne pokoje jako zajęte - niedostępne dla wszelkich rezerwacji internetowych. Tak, blokowanie pokoi lub całego obiektu jest takie proste.

Aktywna blokada będzie doskonale widoczna na grafiku rezerwacji - za sprawą pionowego, czerwonego paska przechodzącego przez daty graniczne na kalendarzu oraz żółtego, półprzezroczystego tła - wraz z czarną nazwą zastosowaną do opisania danej blokady. Opcja edycji pojawia się po kliknięciu na blokadę prawym przyciskiem myszy, w wersji mobilnej: po przetrzymaniu palca na blokadzie. Co być może najistotniejsze, obecność takich blokad wciąż pozwala na ręczne nanoszenie rezerwacji do programu hotelowego.

Takie blokady w NFHotel mają mnóstwo zastosowań - nie tylko ekspresowe zamknięcie dostępności dla internetowych kanałów sprzedaży. Wyłączenie poszczególnych pokoi na czas prac remontowo-porządkowych, zamknięcie całego obiektu noclegowego na tzw. martwy sezon (w Polsce dotyczy np. wielu miejscowości nad morzem) albo wręcz przeciwnie: maksymalizacji zysków w sezonie wysokim.

PS - praktycznie identyczny mechanizm będzie odpowiedzialny za dodawanie rezerwacji grupowych na grafik hotelowy. Ba, dostaliśmy sygnały od zadowolonych klientów, iż niektórzy użytkownicy NFHotel już teraz tworzą rezerwacje grupowe - korzystając właśnie z funkcjonalności blokad. Mocno uproszczonych w porównaniu z tym, co wypuścimy w ciągu kilku najbliższych tygodni - ale najważniejsze zadania w tym zakresie program hotelowy już teraz wykonuje znakomicie 😉

Demo NFHotel - mały niezbędnik do wypróbowania programu hotelowego

W ostatnim czasie otrzymujemy od Was coraz więcej zapytań o wersję demonstracyjną NFHotel. Oczywiście systematycznie rosnące zainteresowanie naszym programem hotelowym niezmiernie nas cieszy… choć jednocześnie jesteśmy zmuszeni wielokrotnie wyjaśniać bliźniaczo podobne sprawy i wątpliwości. Dlatego żeby i Wam, i nam samym uprościć parę kwestii dotyczących testów oprogramowania, przygotowaliśmy małe FAQ:

1. Jak uzyskać dostęp do dema?
Hotelarzy i recepcjonistów chętnych do solidnego przetestowania NFHotel w warunkach bojowych zapraszamy do wypełnienia krótkiego formularza. Najszybciej jak to tylko możliwe stworzymy kolejnego użytkownika w instancji demonstracyjnej - dostępnej pod grafik.nfhotel.pl/demo-3 a w wiadomości zwrotnej przyślemy dane do logowania. Miłej ~~zabawy~~ pracy ;).

2. Skąd ściągnąć wersję demonstracyjną? Nie macie żadnego działu download!
Na pierwszy rzut oka wygląda na poważne uchybienie (wręcz “fuck up”), ale tak właśnie ma być. NFHotel działa w chmurze, a zatem użytkownik spokojnie obejdzie się bez ściągania i instalowania czegokolwiek na swoim sprzęcie. Wystarczy przeglądarka internetowa - wysoce zalecany Google Chrome. Zabezpieczenie programu online gwarantują liczne certyfikaty, zwłaszcza opiekującej się serwerami firmy Oktawave o światowej renomie.
Poza tym mamy niewielką aplikację, która w istocie jest Chromem wyświetlającym wyłącznie NFHotel - odnośnik do instalatora znajduje się w e-mailu z danymi do logowania na demo programu.

3. Jak uruchomić demo NFHotel na telefonie/tablecie?
Po pierwsze: sprawdzić połączenie internetowe. Po drugie: uruchomić przeglądarkę. Po trzecie: wejść na wspomniany wyżej adres instancji testowej programu hotelowego. Po czwarte: zalogować się na otrzymane wcześniej dane. NFHotel jest całkowicie responsywny, dlatego wielkość ekranu czy model sprzętu nie mają najmniejszego znaczenia.

4. Jak tu się robi cokolwiek? Gdzie znajdę instrukcję obsługi do programu hotelowego?
W lewym dolnym rogu paska menu znajduje się zakładka “POMOC”. Tam można znaleźć odnośniki do instrukcji w wersji tekstowej - wraz ze stosownymi schematami obrazkowymi pod postacią zrzutów ekranu - oraz szkoleniowych filmików. Linki do materiałów wideo znajdują się również w e-mailu z danymi do logowania w demo NFHotel. Poza tym na naszym blogu regularnie zamieszczamy krótkie objaśnienia do nowo wdrażanych funkcjonalności. Informacje o nowościach pojawiają się także na naszym facebooku.

5. Dlaczego w demie pojawiają się rezerwacje, nawet kiedy nic nie robię? I kim są ci wszyscy obcy użytkownicy?
Każdy kto otrzymał dostęp do dema programu hotelowego loguje się do jednej instancji testowej. Na naszym demonstracyjnym obiekcie pracuje więc sporo osób. Przy odrobinie szczęścia testujący NFHotel mają sposobność zobaczyć, jak sprawuje się wewnętrzny komunikator i porozmawiać na żywo z innym użytkownikiem, wymienić się opiniami ;).

6. Dlaczego nie mogę dodawać kolejnych pokoi i zmieniać ich ustawień?
W NFHotel występują różne poziomy uprawnień. Domyślnie każdemu użytkownikowi dema przydzielamy role recepcjonistów i porządkowych - tyle wystarczy, żeby przekonać się jak wygląda codzienna praca personelu hotelowego z naszym programem. Zaawansowane ustawienia dostępne dla administratorów systemu włączamy tylko na specjalne, dobrze umotywowane prośby.
Wdrażanie uprawnień admina dla każdego kończyło się bowiem takim chaosem w konfiguracji, że kolejni użytkownicy mieli poważne problemy w zorientowaniu się, co z czego wynikło. Szablony e-maili generujące kompletnie bezsensowne treści, ceny z kosmosu, niedziałające pokoje, różne standardy pomimo takich samych opisów i kolorów… Z tego powodu stworzyliśmy już 3 instancje demo NFHotel.

7. Jak mogę przetestować booking engine NFHotel?
Jak wyglądają nasze rezerwacje on-line, najlepiej sprawdzić u naszych zadowolonych klientów, np. na www.karkonoski.com. Od pewnego czasu odnośnik do demonstracyjnego modułu rezerwacji on-line NFHotel dodajemy do e-maila z danymi logowania do wersji testowej programu. Hotelarze, którzy uzyskali już dostęp do dema, a akurat nie mają pod ręką linka, niech skorzystają z odsyłacza w niniejszym FAQ. Przykładowy booking engine, sprzężony z obecnie udostępnianym demem programu hotelowego, znajduje się TUTAJ.

8. Jak mogę sprawdzić bookingowego channel managera NFHotel?
Budując dwukierunkowe połączenie programu hotelowego z booking.com otrzymaliśmy od holenderskiego serwisu obiekt testowy. Dzięki temu channel manager przechodzi próby wszelkich modyfikacji “na żywym organizmie”, a jednocześnie klienci korzystają z wcześniejszego CM-a bez żadnego ryzyka. Jednak rzeczone obiekty testowe na bookingu powstały na nasz wewnętrzny użytek - niestety obecnie nie ma możliwości, aby użytkownicy dema NFHotel osobiście przetestowali, jak szybko rezerwacje z booking.com pojawiają się na grafiku recepcyjnym naszego programu hotelowego (i w drugą stronę też).
Chyba, że Państwo zażyczą sobie specjalnej prezentacji z wykorzystaniem zdalnego pulpitu. Musimy jednak lojalnie uprzedzić, że kolejki robią się coraz dłuższe… prawie jak do lekarzy na NFZ 😉 .
UPDATE - jest realna szansa, że w niedalekiej przyszłości testujący demo NFHotel dostaną możliwość robienia rezerwacji w bookingowym obiekcie testowym.

Channel manager NFHotel obsługuje wiele bookingowych ID w jednej instancji

Mały krok naprzód w rozwoju całego programu hotelowego, wiele nowych możliwości dla osób trudniących się branżą hotelarską. Zwłaszcza tych, które posiadają swoje ośrodki turystyczne w kilku różnych lokalizacjach - np. parę apartamentów rozsianych po całym kurorcie - a na Booking.com dla każdego z nich założyli odrębne obiekty. Ile by ich nie było, wszystkie da się obsłużyć w ramach pojedynczej instancji NFHotel.

Wszyscy zainteresowani doskonale zdają sobie sprawę, że największe portale rezerwacyjne mocno stawiają na wygodę turystów - a więc tych, którzy ostatecznie wykładają pieniądze. Między innymi stąd zdecydowane działania zmierzające do tego, aby hotelarze przykładali się do dokładnego oznaczania swoich obiektów na mapach w serwisie. Nawet jeśli oznaczało to mało komfortową konieczność operowania w kilku extranetach jednocześnie. NFHotel ponownie wychodzi naprzeciw oczekiwaniom hotelarzy, pozwalając na kompleksową obsługę wszystkich rezerwacji z Booking.com, które będą spływać do jednego, wskazanego PMS-a.

Channel manager w połączeniu z pozostałymi funkcjonalnościami programu hotelowego pozwala w zasadzie całkowicie zapomnieć o logowaniu się do extranetu. Żeby wymienić tylko filtry pokoi, pozwalające wyświetlać na grafiku wyłącznie wybrane standardy i/lub grupy pokoi. <ins">Zamiast ciągłego przelogowywania się pomiędzy różnymi systemami albo osobnymi instancjami jednego oprogramowania, choćby w celu rzutu okiem na aktualne obłożenie poszczególnych instancji - szybkie przełączanie widoku w jednym PMSie. A jak już wcześniej sygnalizowaliśmy, channel manager NFHotel ściąga rezerwacje z Booking.com w czasie nieosiągalnym dla zdecydowanej większości pozostałych programów hotelowych. Fakt, że teraz CM do jednej instancji będzie w stanie pobierać informacje o rezerwacjach z wielu obiektów o różnym ID w bookingu, nie ma najmniejszego wpływu na szybkość i sprawność funkcjonowania całości.

Dla części użytkowników programu hotelowego to kluczowa, pozwalająca zaoszczędzić mnóstwo czasu i codziennej pracy modyfikacja. Z drugiej strony: być może niektórym hotelarzom powyższa zmiana nie zrobi najmniejszej różnicy. Ale tylko pozornie - dodanie do channel managera NFHotel jednoczesnej obsługi kilku bookingowych lokalizacji stanowi jeden z kluczowych etapów dla integracji z kolejnymi kanałami dystrybucji i zewnętrznymi systemami.

Więcej informacji już wkrótce!

Grupowanie sezonów i przyszłe zmiany cennika NFHotel

Zbudowanie elastycznego cennika w obiekcie noclegowym stanowi niezbędną konieczność wobec oczekiwań turystów - a jednocześnie nie lada wyzwanie. Trzeba zróżnicować całe mnóstwo rozmaitych czynników: różnice w standardach pokoi, porę roku, rozmaite święta i inne okazje do zrobienia sobie dłuższego wolnego, sytuacje w rodzaju dostawek dla małych dzieci czy zakwaterowania pary w pokoju trzyosobowym… Dzięki możliwości zgrupowania sezonów NFHotel robi krok naprzód w kierunku uproszczenia wszelkich modyfikacji w cenniku.

Program hotelowy ma być z założenia pierwszym i jedynym miejscem, w którym hotelarz dokonuje zmian w cenach za pobyt. W taki sposób, żeby jedna sekcja pozwalała edytować cenniki wszystkich kanałów sprzedaży - rezerwacji internetowych, portali turystycznych, wreszcie dla recepcjonistów odbierających telefony. I jeśli ktoś ma taką politykę, to ustalać inne ceny dla klientów bezpośrednich, inne (stosownie wyższe) dla turystów korzystających z serwisów OTA. Jak łatwo się domyślić, jest cała masa zależności do ogarnięcia w ramach jednego systemu.

Mamy pełną świadomość faktu, że NFHotel ma jeszcze sporo miejsca na konkretne udogodnienia w tym zakresie. Dlatego nieustannie rozwijamy oprogramowanie, cały czas wsłuchując się w rzeczowe opinie klientów. Przykładowym rezultatem takiego podejścia będzie przeprojektowanie zakładki “Cennik”. Pierwszą jaskółką dobrej zmiany jest opcja grupowania sezonów. Wielu hotelarzy stosuje sezony - np. niski, średni i wysoki - a każdy z nich występuje częściej niż raz w roku. Choćby w górach, pod względem turystycznej frekwencji bardzo dobre są zarówno wakacje, jak też ferie zimowe czy okres bożonarodzeniowo-sylwestrowy. Każdy taki “czas żniw” da się teraz zgrupować - wystarczy zmienić ceny w ramach jednego sezonu, żeby wprowadzić nowy cennik dla każdego okresu w danej grupie. A decyzja o tym, czy za pobyt w sezonie wysokim latem żądać tyle samo, co za zimowy sezon wysoki, należy tylko i wyłącznie do hotelarza.

Co przyniesie przyszłość?

A z ciekawszych planów na rozwój NFHotel i zmianach, które czekają zakładkę do ustalania cen - w tej materii szykujemy parę interesujących rzeczy. Pierwszą z nich jest wdrożenie tabelek na wzór extranetu w Booking.com. Rzecz jasna dzięki naszemu channel managerowi nie trzeba się już logować do swojego panelu w serwisie. Jak jednak wskazywali nam hotelarze, akurat edycja cennika w portalu rezerwacyjnym przebiega w miarę łatwo i intuicyjnie. Dlatego mamy zamiar skorzystać z takiego rozwiązania, które klienci zdążyli już dobrze poznać i czują się z nim swobodnie. Dzięki temu każdy użytkownik spokojnie sam zedytuje ceny, co będzie o wiele szybsze niż każdorazowe zwracanie się z prośbą do pomocy technicznej NFHotel.

Druga sprawa to automatyczne modyfikowanie cen w zależności od obłożenia. Przykładowo: jeśli już kilka miesięcy przed wakacjami terminy na lato wyprzedają się na pniu, warto trochę podnieść cenę za pokój. Powiedzmy o 10% przy ¾ zajętych miejsc. A jeśli Boże Narodzenie zapowiada się na chudy okres, nie zaszkodzi sprawdzić jak będą się sprzedawać pakiety tańsze o przykładowo 7,5% albo 50 zł od osoby. W ten sposób NFHotel sam będzie reagował na dynamicznie zmieniającą się sytuację, rzecz jasna zgodnie z wcześniej ustalonymi przez hotelarza zasadami.

A kiedy dokładnie te nowości pojawią się w programie hotelowym? Na ten moment nie sposób podać precyzyjnych terminów - obowiązująca data wypuszczenia to “when it’s done”. Warto śledzić nasz facebookowy profil oraz regularnie zaglądać na bloga, żeby być na bieżąco z kolejnymi wersjami NFHotel i praktycznymi funkcjonalnościami, jakie regularnie pojawiają się w naszym oprogramowaniu. Dajcie nam znać, co myślicie o powyższych pomysłach!

Mała rzecz, a cieszy - seria drobnych udogodnień w NFHotel

Niektóre zmiany są zakrojone na szeroką skalę, inne zaś trudno czasami dostrzec. I to pomimo faktu, że mogą przynieść usprawnienia porównywalne do większych poprawek. Dlatego postanowiliśmy Wam przypomnieć o paru małych nowościach, które na przestrzeni kilku ostatnich tygodni pojawiły się w NFHotel.

Szkoda byłoby trzymać się kurczowo wyrobionych już nawyków w sytuacji, kiedy nowe opcje znacznie usprawniają codzienne korzystanie z programu hotelowego. Wystarczy poświęcić dosłownie chwilę na zapoznanie się z wdrożonymi udogodnieniami, a po kilku dniach wielu spośród Was zacznie się poważnie zastanawiać, jak w ogóle radziliście sobie z pracą bez tych wszystkich małych rzeczy.

Pierwsza, prawdopodobnie najistotniejsza zmiana to przerobiony “Sklep”. Czyli proste narzędzie do ewidencjonowania wszystkich atrakcji opcjonalnych i wszelkich dodatków do pobytu, na które zdecydował się dany gość. Zarówno na etapie rezerwacji, jak też w trakcie trwania turnusu. Formułka “proszę to dopisać do mojego rachunku” przestanie sprawiać jakiekolwiek kłopoty. Koniec z poniewierającymi się po biurku kartkami czy dopisywaniem przez personel dziesiątek komentarzy do jednej rezerwacji w programie. Wystarczy w oknie danego turnusu wejść do sklepu, wskazać odpowiednie dodatki we właściwej liczbie, a oprogramowanie naliczy już właściwą kwotę do rozliczenia. Rzecz jasna każdy zakup powoduje stosowną zmianę koloru rezerwacji w grafiku, dodatkowo przypominający o nieuregulowanych należnościach turystów przebywających w hotelu. Czy zapłata następuje od razu, czy gość może rozliczyć się przy wyjeździe - to już zależy od decyzji gospodarzy. Produkty i usługi wprowadza do systemu administrator z poziomu stosownej zakładki w swoim panelu. Tak na marginesie: sklep NFHotel może służyć jako uproszczony moduł do gastronomii czy strefy SPA & Wellness.

Kolejna niebywale praktyczna nowinka to czytelny alert o braku wystarczającej liczby łóżek przy przeniesieniu rezerwacji do innego pokoju na grafiku. Jak zapewne każdy hotelarz bardzo dobrze wie, od czasu do czasu trzeba zrobić gruntowne porządki na grafiku. Choćby po to, żeby uzyskać ciągłość w pokojach i zrobić więcej miejsca na kolejne rezerwacje. Turyści niespecjalnie lubią się przeprowadzać w trakcie wypoczynku, a tego że dostaną inny pokój (byle w tym samym standardzie) niż pierwotnie zakładano, zdecydowana większość gości nie zauważy. Ułatwieniem dla takich przenosin w NFHotel są obecne w programie hotelowym już od dłuższego czasu tzw. pokoje overbooking - służące także do zapisywania rezerwacji rezerwowych. Tylko że czasem, działając w wielkim pośpiechu, niektórych klientów przerzucano do zbyt małych pokoi. Niby tylko na czas porządków, ale mogło się zdarzyć zapomnieć o przywróceniu do właściwego standardu. Konsekwencje takiej pomyłki to w najlepszym wypadku chaotyczna dostawka na ostatnią chwilę, zaś w najgorszym - utrata jednej rezerwacji (da się przeboleć) i dobrej opinii klientów (naprawia się długimi latami).

Następne zmiany z programu hotelowego zaliczają się bardziej do drobnostek, lecz ich użyteczności nie sposób zakwestionować. I tak w górnym pasku z nazwami miesięcy, pozwalającym szybko przesunąć widok na grafiku do dalszej przyszłości - choćby po to, żeby jeszcze przed Nowym Rokiem zrobić komuś rezerwację na wakacje za ponad pół roku, - pojawił się przycisk “Home”. Oczywiście w ikonicznym kształcie domku, pozwalający jednym kliknięciem powrócić do startowego zakresu dat w kalendarzu. W NFHotel po przeniesieniu się w przód zmieniał się również zakres wyświetlanych miesięcy. Teraz zamiast długiego scrollowania albo całej serii klików wystarczy jedno użycie LPM na “stronie domowej”. Wcześniej było szybko, od jakiegoś czasu takowy powrót do codziennej pracy i bieżącej sytuacji jest jeszcze szybszy.

Warto jeszcze wspomnieć o ciut ciemniejszej barwie rezerwacji niepewnych na głównym grafiku. Półprzezroczysty, wyszarzony pasek nie zawsze wystarczająco wyraźnie odcinał się od białego tła kalendarza. Czy to z powodów czysto technicznych (charakterystyka odwzorowania kolorów przez poszczególne monitory, indywidualne ustawienia ekranu etc.), czy też ze względu na osobiste preferencje użytkowników. Ważna informacja dla adminów NFHotel - rezerwacje rozliczone wciąż są ciemnoszare. Różnica pomiędzy “niepewna” a “rozliczona” wciąż jest wystarczająco duża, aby w mgnieniu oka rozróżnić te dwa statusy od siebie.

Wszystkie zaprezentowane powyżej elementy zaimplementowaliśmy na podstawie sugestii pojedynczych klientów bądź hotelarzy zainteresowanych naszym programem hotelowym. To Wy najlepiej wiecie, co przydaje się przy codziennym użytkowaniu NFHotel. Najlepsze małe pomysły wprowadzamy do systemu niemal od razu, dobre muszą trochę poczekać na swoją kolej. Gdzieś pomiędzy planowanymi od dawna przełomowymi rozwiązaniami, daleko idącymi modyfikacjami, celnymi spostrzeżeniami z Waszej strony oraz poprawkami, które zawsze muszą być “na wczoraj” ;-).