Pożegnaj się z papierkologią - druki w programie hotelowym

Ręczne wypełnianie stosu papierów pożera mnóstwo czasu - tak szczególnie cennego przy pracy w branży hotelarskiej. Bardzo dobrym remedium na część takich bolączek będzie kompleksowy program hotelowy. O ile w pewnych sprawach po prostu trzeba zacisnąć zęby i przebrnąć przez urzędnicze piekiełko, o tyle administracyjną biurokrację związaną z obsługą rezerwacji spokojnie da się ograniczyć praktycznie do zera.

Absolutnie podstawowym drukiem w każdym obiekcie hotelarskim są oczywiście karty meldunkowe. Tudzież karty pobytu - niektórzy posługują się tymi pojęciami zamiennie, inni zaś stosują je do nieco różnych dokumentów. Na karcie meldunkowej wpisują jedynie podstawowe dane osobowe, z kolei karta pobytu zawiera komplet danych na temat gości: imiona i nazwiska, daty urodzenia, PESEL-e, narodowości, adresy, numery dowodu osobistego (lub innego dokumentu tożsamości), numery rejestracyjne samochodu, informacje na temat rezerwacji (daty przyjazdu i wyjazdu, numer pokoju, wyżywienie, dodatkowe zamówienia etc.)… a nawet oświadczenia o zgodzie na obciążenie karty kredytowej o podanym numerze. Na wypadek, gdyby klienci nie uregulowali wszystkich należności przed wyjazdem.

Bez względu na to, jaki system prowadzenia wewnętrznej dokumentacji praktykuje się w danym obiekcie - wdrożenie NFHotel z modułem do druków hotelowych odczuwalnie (i jak najbardziej policzalnie) usprawni i ułatwi pracę w tym zakresie. Koniec ze żmudną papierkologią, pora na program hotelowy z automatycznym generatorem dokumentów do hotelowej rezerwacji. Po co własnoręcznie wypełniać wszystkie niezbędne rubryczki, skoro system komputerowy zrobi to co najmniej równie skrupulatnie, a jednocześnie nieporównywalnie szybciej? Wystarczy wydrukować gotowego pdf-a z programu hotelowego i podać klientowi do podpisu.

W pewien sposób osobną kategorię druków hotelowych stanowią wszelkie regulaminy, instrukcje czy specjalne bony dla klientów. Odrębną w tym sensie, że sam hotel tego typu rzeczy przelewa na papier stosunkowo rzadko - zdecydowanie częściej używa ich jako załączników do stosownych dla okoliczności e-maili do klientów. Choćby po to, aby goście mogli zapoznać się z obowiązującym w obiekcie regulaminem jeszcze przed przyjazdem na miejsce. Albo w celu zachęcenia turystów do powrotu w przyszłości, wysyłając voucher do wykorzystania w określonym terminie. Na przykład imienny kupon z dużą zniżką na ekskluzywne zabiegi SPA & Wellness. Personalizowane podarki (i wiadomości) wywołują dalece bardziej pozytywną reakcję odbiorców niż masowy, bezpłciowy mailing.

Mechanizm tworzenia druków w NFHotel jest bliźniaczo wręcz podobny, który służy do generowania indywidualnych wiadomości e-mail oraz SMS-ów. Podstawą są interaktywne klucze, które program w lot podmienia na indywidualne dane i informacje. Wystarczy wprowadzić je do systemu jeden jedyny raz - co najczęściej ma miejsce w trakcie rezerwowania pobytu. Druki uzupełniane ręcznie de facto albo wymuszają na recepcjonistach robienie tego samego po x razy, albo niepotrzebnie zajmują czas klientowi, który przecież przyjechał do hotelu odpoczywać, a nie wypełniać stosy papierów. Z odpowiednim wykorzystaniem wspomnianych kluczy - których NFHotel ma już dobrze ponad 70 - da się zbudować schemat w zasadzie dowolnego dokumentu. Wystarczy zrobić to raz, a potem już tylko eksploatować drukarkę i należycie spożytkować zaoszczędzony czas na ważniejsze rzeczy niż pogrążanie się w papierkologii.